Las asociaciones son entidades que tienen que contar con una junta directiva formada, como mínimo, por tres miembros, siendo la presidencia y secretaría dos cargos obligatorios. Tal como establece la Ley 4/2008 “la duración del cargo de miembro del órgano de gobierno no puede exceder los cinco años, sin perjuicio del derecho a la reelección si no lo excluyen los estatutos”. A veces, sin embargo, pueden haber cambios en la junta sea por sustitución de miembros o bien por nuevas incorporaciones.
¿Quién puede formar parte de la junta?
Para poder ser miembro de la junta directiva de una asociación hay que ser socio/socia, ser mayor de edad y no tener ninguna inhabilitación por la legislación concursal, en caso de tratarse de entidades que realizan una actividad económica. Los asociados/as escogerán los y las miembros de la junta a través de votación en asamblea, o por el procedimiento electoral que establecen los estatutos de la asociación.
Los y las miembros de este órgano de gobierno tienen que asistir a las reuniones, informarse de la actividad de la asociación y participar en la toma de decisiones. Además, la junta es la encargada de custodiar y actualizar los libros (de actas, de socios/socias, de contabilidad…) y guardar secreto de las informaciones confidenciales referentes a la asociación.
¿Cuál es el primer paso para incorporar nuevas personas?
La junta directiva puede incorporar nuevas personas a este órgano para sustituir las vacantes. En este caso, pueden nombrar sustitutos/as y estas personas pueden ocupar su cargo hasta la siguiente asamblea general o hasta la elección de nuevos cargos, según lo establecido por los estatutos. Esto significa que inicialmente podrán ejercer sus tareas en funciones, a pesar de no haber sido aprobado por asamblea.
En cuanto a la sustitución de la presidencia, si los estatutos de la entidad no establecen quién tiene que sustituir este cargo temporalmente, “la presidencia corresponde a los vicepresidentes de acuerdo con su ordenación, al miembro del órgano con más antigüedad en el cargo o, en último término, al de más edad. En los mismos casos, el vocal de menos edad sustituye la persona que ocupa el cargo de secretario”, según la ley.
A pesar de esto, para incluir nuevos/nuevas miembros en la junta de forma definitiva hay que ratificar su incorporación a través de la votación de socios/socias en asamblea extraordinaria o asamblea general, en la forma que lo establezcan los estatutos. Posteriormente, las nuevas incorporaciones tienen que aceptar el cargo para el cual han sido escogidas mediante la firma del acta de la reunión en asamblea.
¿Hay que modificar los estatutos de la asociación?
Los estatutos de cada entidad determinan la composición de la junta directiva: “Las reglas sobre la organización y el funcionamiento del órgano de gobierno que establezcan el régimen de convocatoria y constitución, la composición, la manera de designar, destituir y renovar los miembros, y la duración del mandato de estos”, tal como indica la Ley 4/2008.
Por lo tanto, en caso de sustitución no es necesario modificar los estatutos. Sin embargo, si la incorporación supone un cambio en el número de miembros en la junta indicado en los estatutos o en los cargos establecidos, sí que será necesario hacer la modificación y aprobarla en asamblea extraordinaria.
En ambos casos, se tiene que presentar al Registro de asociaciones un certificado conforme con el acta de la asamblea en el cual se dispone cómo queda la junta directiva con los nuevos cargos, y este documento tiene que estar firmado por el presidente/a y secretario/a entrantes y salientes.
¿Cómo hacer un buen traspaso a las nuevas incorporaciones?
El traspaso de las competencias a las personas que se suman al órgano de gobierno dependerá del cargo y de la misma organización de la asociación. Todo el mundo que forma parte de la junta tiene unas responsabilidades comunes y unos deberes con la entidad, esto supone que todos/as tienen que estar enterados/as de la situación de la entidad en todos los aspectos: actas de la junta y asambleas, libro de socios/socias, libro de contabilidad y estado de las cuentas…
Según la posición de cada miembro, tendrá unas responsabilidades más específicas u otras, lo que se traducirá en más atención a unos aspectos y documentos determinados. Si la persona asume el cargo de tesorería, es importante traspasar toda la documentación relativa a la contabilidad de la entidad y/ o ponerla en contacto con la gestoría que se encarga de las cuentas. En caso de que el nuevo cargo sea en una vocalía, es oportuno incidir más en el traspaso del libro de actas a fin de ponerse al día de toda la actividad de la entidad.
En caso de que las nuevas incorporaciones a la junta sean los cargos de presidencia o secretaría, además del libro de actas, hay que traspasar con especial atención el libro de socios/socias, el libro de voluntarios/voluntarias y toda aquella documentación con que trabaje la junta.
Para hacer un buen traspaso también es importante dejar toda la documentación actualizada y ordenada, y las actas firmadas. Se trata, por lo tanto, de un proceso que puede variar de unas entidades a otras.
Fuente: Xarxanet