En esta sesión que forma parte del ciclo de webinares de Xarxanet , Dolors Martínez, jefa del servicio económico de Suport Tercer Sector, explica los aspectos más relevantes a repasar y los errores más habituales con los que se pueden encontrar las entidades sin afán de lucro a la hora de realizar el cierre contable. Si tienes dudas o necesitas soporte para cumplir con la normativa contable y fiscal en tu entidad, contacta con nosotros.
Una contabilidad fiel a la realidad
Uno de los aspectos más relevantes que enfatizó Martínez es la fidelidad de las cuentas. Es importante que la contabilidad de la organización muestre una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y el resultado de la entidad. Por tanto, llevar la contabilidad correctamente aumenta el grado de confianza hacia las administraciones y las personas socias, y es símbolo de transparencia.
Partiendo de esta premisa, en el webinar se repasan los principios contables que deben guiar la forma de actuar de la entidad en este ámbito; por ejemplo, la uniformidad en el registro de las operaciones, la prudencia y la no compensación entre gastos e ingresos.
La revisión del libro mayor para detectar posibles errores
El libro mayor de la entidad es donde se puede consultar los movimientos de cada cuenta contable. Debe reflejar los movimientos, indicando las cuentas específicas y saldos. El volumen de registros en el libro mayor dependerá de la actividad de la organización, en todo caso, es conveniente revisarlo de vez en cuando para verificar que todo es correcto.
En el webinar, Dolors Martínez explica qué repasar y cuáles pueden ser los errores más frecuentes. En esta línea, es importante revisar facturas o gastos antiguos para verificar si están o no pendientes, o si están duplicadas. También es necesario garantizar que cuadren los saldos de tesorería, es decir, que la contabilidad de la entidad refleje lo mismo que el banco y la caja de efectivo.
Una vez hecha la revisión, es necesario realizar la reclasificación de las partidas para reflejar con la máxima fidelidad el patrimonio de la entidad. Esto, por ejemplo, puede servir para saber si la organización tendrá problemas de solvencia o si tiene un ratio de endeudamiento correcto. Los préstamos, deudas de dudoso cobro o pólizas son los elementos que habitualmente pueden necesitar una reclasificación.
El registro de las operaciones de cierre
En tercer lugar, es necesario asegurar que se apliquen los principios de devengo, es decir, que las operaciones se reflejan en el momento que se generan, y de correlación de ingresos y gastos. Por ejemplo, es necesario calcular y registrar las amortizaciones de los inmovilizados materiales e intangibles, ya que a medida que pasa el tiempo, los inmovilizados, como un ordenador, pierden valor. Es decir, que es necesario reflejar el valor de la compra menos el desgaste que sufre con el paso del tiempo y el uso.
Otra cuestión a tener en cuenta en este punto son las subvenciones que van ligadas a unos gastos que se realizarán en varios años. Si bien cuando se concede la subvención debe registrarse, en la contrapartida se tendrá que poner en el grupo de ‘ subvenciones a distribuir ‘. Con lo cual, debe calcularse la parte de gasto y la parte de subvención que debe reconocerse como ingreso en cada ejercicio. En su explicación, Martínez pone otros ejemplos de operaciones que las organizaciones deberían revisar.
Por último, se calculará el resultado del Impuesto sobre Sociedades (IS), dependiendo del régimen fiscal de la organización, contabilizando el gasto o cuotas a compensar, en su caso.
Hecho esto, solo queda cerrar la contabilidad. En este punto, los programas contables se encargan de realizar los asientos de regularización y cierre. Esto significa que se dejan a cero los saldos. Entonces, también se realiza el asentamiento de apertura y vuelve a empezar el proceso para hacer la contabilidad del próximo año.
Fuente: Xarxanet (redactado por el equipo de Suport Tercer Sector).