Las retribuciones a personas físicas normalmente están sujetas a retención del IRPF . Éste es un impuesto que grava a las personas, no a la entidad. Pero la organización, como pagadora, está obligada a dejar de pagar una parte a la persona (la retención) y a liquidarla (ingresarla) a Hacienda, para que esa persona tenga un pago a cuenta del IRPF. La entidad es la responsable de realizar y declarar correctamente las retenciones, y eso, no siempre es fácil. Si necesitas más información no dudes en contactar con nuestro servicio económico.
Tipos de retribución más habituales
Las retribuciones a personas físicas más habituales que paga una entidad no lucrativa son de los siguientes tipos:
- Trabajadoras en nómina, con un contrato laboral y alta en la Seguridad Social a cargo de la entidad.
- Personas profesionales autónomas.
- Colaboraciones esporádicas en determinados tipos de trabajo como cursos, talleres, elaboración de escritos y documentos, o similares.
El primer tipo no comporta demasiadas dificultades, pero la distinción entre los otros dos tipos de retribución a menudo plantea dudas.
Diferencia entre profesional autónoma y persona colaboradora
En muchas ocasiones, la entidad contrata puntualmente a una persona para realizar un determinado trabajo. Lo habitual es que esta persona esté dada de alta como profesional autónoma en la Seguridad Social. Pero puede darse el caso de que la persona que tenga que hacer el trabajo sea alguien que no esté dada de alta en este régimen de cotización y que, por tanto, no tenga esta condición de profesional en lo que se refiere a los efectos fiscales.
La diferencia principal entre ambas figuras es quien organiza el trabajo o servicio a prestar, y si se trata de una prestación puntual o si se realiza de forma habitual o continuada.
Si la persona interviene como organizadora del servicio o participa en los resultados que se deriven de la actividad, necesariamente debe ser una persona con la consideración de profesional, y deberá estar cotizando como autónoma. Las retribuciones que perciben estas personas tendrán la consideración de rendimientos de la actividad profesional, a efectos del IRPF.
En cambio, si la persona sólo se limita a realizar el trabajo, pero toda la organización de la actividad recae en la entidad y, además, tiene una retribución fija independiente del resultado obtenido, y no se da la condición de que sea un trabajo habitual, esta retribución se considerará como rendimientos del trabajo en el IRPF de esa persona.
Un ejemplo de esta diferenciación sería el siguiente: la entidad quiere hacer una formación y contrata a una persona que se ocupa de organizar todos los contenidos del curso y del material, define o acuerda horarios y espacios y todo lo necesario para llevar a cabo la actividad. Éste sería el caso de una profesional autónoma.
Si es la entidad la que hace toda la preparación, define contenidos, proporciona materiales, y todo lo necesario, y la persona solo se ocupa de impartir la sesión formativa y, además, es una acción esporádica y puntual (es decir, no la hace recurrentemente y continuada en el tiempo) se tratará de una persona colaboradora y no será necesario que esté dada de alta en el régimen de autónomos de la Seguridad Social.
La figura de la persona colaboradora solo puede utilizarse para las tareas derivadas de impartir conferencias, coloquios, seminarios o similares. No serviría, por ejemplo, para pagar a una persona que se ocupe de la administración de la entidad, ni para hacer de profesora de formación de forma continua. Siempre debe darse esta situación de no recurrencia en el tiempo, y entender que este trabajo no es el medio de vida de la persona.
Otra posibilidad de realizar pagos a personas que tengan la consideración de rendimientos del trabajo serían las retribuciones por la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas, pero con la condición de que las autoras cedan el derecho a la explotación, y siempre y cuando, la actividad no pueda entenderse como una actividad económica o empresarial.
Documentación y fiscalidad de las retribuciones
Si la perceptora es una profesional autónoma, deberá emitir una factura oficial por el trabajo realizado. Siempre que esta persona esté dada de alta en Hacienda en un epígrafe de actividad del tipo profesional o artístico, la factura indicará una retención. Puede ser del 15% o bien del 7%, esta segunda en caso de que la profesional esté en el año de inicio de su actividad o los dos inmediatamente posteriores.
Respecto al IVA, la factura deberá llevar o no en función del tipo de servicio que esté facturando. Si se trata de un servicio de educación y formación, de los descritos en el artículo 20.1.9º de la Ley 37/1992, del IVA, el servicio estará exento y no cargará ningún importe en este concepto.
Si se trata de un servicio artístico prestado por una persona física autónoma, comportará un IVA del 21%, salvo que la entidad destinataria del servicio se pueda considerar la organizadora de la obra teatral o musical, es decir que sea la encargada de que ese espectáculo se represente, organizando todos los medios necesarios para llevarlo a cabo. En ese caso, el IVA que incorporaría sería del 10%. En caso de que se aplique alguna exención, es imprescindible que figure en la factura el artículo y apartado exacto de la ley del IVA que ampara la exención.
Si la retribución corresponde a una colaboración o por la elaboración de una obra y la persona no es autónoma, el pago no puede documentarse con una factura, ya que es un documento de carácter mercantil. En este caso, la retribución es por un rendimiento del trabajo y no de actividad profesional. Por este mismo motivo, nunca se incluirá ningún importe en concepto de IVA, ya que la causa de este impuesto es la venta de bienes y/o servicios realizados por empresarios, y la persona perceptora no actúa como tal.
El documento correcto sería un recibo, minuta o liquidación, donde deben figurar los datos personales (nombre completo, DNI y dirección) de la colaboradora, la fecha de realización y descripción del trabajo, el importe de la retribución, una retención del 15% a restarle, y el importe neto a pagar.
Es conveniente también, para que quede clara la naturaleza de la retribución , incluir una frase similar a la siguiente: actividad no sujeta a IVA por tratarse de retribución puntual de rendimientos del trabajo, según el art. 17.2.c de la Ley 35/2006, del IRPF. El recibo puede hacerlo la perceptora, pero es habitual que lo prepare la entidad que realizará el pago. En cualquiera de los dos casos, es necesario que la perceptora lo firme para que tenga validez legal.
Cómo declarar correctamente las retribuciones y retenciones
Las retenciones que se realicen por ambos tipos de retribuciones se ingresarán trimestralmente mediante la presentación del modelo 111. En el caso de las retribuciones por colaboraciones, se declararán como rendimientos dinerarios en el apartado ‘I. Rendimientos del trabajo’. En caso de que la persona sea profesional autónoma, se declararán en el apartado ‘II. Rendimientos de actividades económicas’.
En el resumen anual, que debe hacerse con el modelo 190, puesto que es la declaración informativa que se presenta durante el mes de enero del año inmediatamente posterior al del objeto de declaración, habrá que indicar los datos personales de las personas perceptoras y diferenciar los tipos de retribución que se les ha hecho, con la indicación de determinadas claves y subclaves de percepción.
Para las personas profesionales autónomas, las claves de actividades profesionales más habituales son la G.01 para las retenciones de tipo general del 15% y la G.03 para las retenciones de tipo reducido del 7% por estar en el año de inicio de actividad o los dos siguientes. También, como novedad de 2023, existe la clave G.04 especial para determinadas profesiones artísticas, cuando no se llegue a cierto volumen y porcentaje de ingresos, a los que se aplica también el 7% de retención.
Para las retribuciones por cursos, conferencias y similares, la clave a indicar es el F02 y la retención de un 15%. Si se trata de un premio literario, artístico o científico, que tenga la consideración de rendimiento del trabajo, la clave es la F.01 y comporta también un 15% de retención. Por la elaboración de obras artísticas, literarias o científicas, con cesión de derechos de explotación, la clave a indicar es la F.03, con un 15% de retención, pero si los rendimientos generados por la persona en este concepto durante el año anterior no supera los 15.000 euros y el importe no supera el 75% del volumen total de ingresos de rendimientos del trabajo en dicho período, entonces la retención será del 7% y la clave a indicar será la F .04.