Es necesario conocer las principales consideraciones a tener en cuenta para elaborar correctamente la contabilidad de las entidades, algo imprescindible para poder elaborar las cuentas anuales de la organización.
Hay que tener presente que antes del 30 de junio las fundaciones deben aprobar las cuentas anuales con el patronato y, con la asamblea, las asociaciones. En el caso de las asociaciones con la DUP, la presentación debe realizarse antes del 30 de junio. Las fundaciones del registro estatal tienen 10 días para la presentación, mientras que las catalanas tienen 30. Por tanto, pueden hacerlo hasta el 30 de julio.
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¿Qué incluyen las cuentas anuales?
- Balance de situación: donde figuran los saldos según la fecha de elaboración de las cuentas activas, pasivas y el patrimonio neto.
- Cuenta de resultados: refleja los ingresos y gastos que se hayan generado durante el ejercicio, independientemente de si se han cobrado o pagado, respectivamente.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (solo es obligatorio para las entidades de gran dimensión).
- Memoria económica.
- Anexo: memoria explicativa de las actividades realizadas.
Cada uno de estos apartados debe estar bien identificado, incluyendo también la denominación de la entidad y el ejercicio al que corresponden.
Cómo presentar los diferentes apartados
Para formular los documentos anteriormente mencionados es necesario tener presentes los siguientes aspectos:
- Incluir las cifras del ejercicio inmediatamente anterior, de forma que permita la comparación con los datos del presente ejercicio.
- Es obligatorio incluir las partidas con importes en cualquiera de los dos ejercicios mencionados en el punto anterior.
- Los créditos y deudas con entidades del grupo o asociadas deben figurar en las partidas correspondientes, con separación de las que no correspondan a entidades del grupo o asociadas, respectivamente.
- Las entidades que participen en uno o varios negocios conjuntos que no tengan personalidad jurídica deben presentar esta información integrando, en cada partida de los modelos de los diferentes estados financieros, las cantidades correspondientes a los negocios conjuntos en los que participan e informando sobre su desglose en la memoria.
En todo caso, si estas informaciones no fuera suficiente para mostrar una imagen fiel del estado contable y financiero de la entidad, se incluirán las informaciones complementarias que se consideren necesarias en la memoria.
Elaboración de las cuentas
Las cuentas anuales deben elaborarse, por norma general, cada doce meses, excepto en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio o disolución. Y deben cerrarse en la fecha que indican los estatutos o el 31 de diciembre, si en los estatutos no indica nada concreto.
Los debe elaborar el órgano de gobierno, en el caso de las fundaciones sería el patronato y en las asociaciones, la junta directiva. Todas las personas miembros de estos órganos son responsables de su elaboración y contenido.
El patronato, en el caso de las fundaciones, y la asamblea, en el de las asociaciones, deben aprobar las cuentas anuales dentro de los seis meses inmediatamente posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, o en la fecha máxima que establezcan sus estatutos, si ésta es inferior.
Presentación o rendición de cuentas
Las cuentas de las fundaciones catalanas deben entregarse al Protectorado de Fundaciones de la Generalitat de Catalunya mediante un formulario digital donde se transcriben los balances y se anexan las memorias (económica y de actividades) y el certificado de aprobación de las cuentas firmado, con la mención de los patronos asistentes a la reunión de aprobación. La presentación será por vía telemática en el plazo de treinta días a contar desde el día en que se aprueben.
El formulario debe estar firmado electrónicamente por parte de uno de los patrones/as o bien por un/a profesional autorizado. El trámite se completa con la liquidación de la correspondiente tasa que, en 2024, es de 80,15 €.
Las cuentas de las asociaciones que tengan la condición de Declarada de Utilidad Pública (DUP) inscritas en Cataluña también se presentan de forma telemática, pero con un formulario diferente, al que se anexan todos los contenidos que conforman las cuentas anuales firmadas en todos sus hojas por parte de todos los miembros de la junta directiva, junto con el certificado de la asamblea de aprobación de las cuentas.
El formulario, al igual que el de las fundaciones, también debe firmarse digitalmente y comporta la misma tasa de 80,15 €. La presentación se realizará dentro de los seis meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio (31 de julio).
Si la asociación DUP es de ámbito estatal, deben presentarse los mismos documentos que en el caso de las entidades catalanas, junto con un documento de instancia, por vía telemática, pero en este caso en el Registro de la sede electrónica del Ministerio del Interior. Para acceder, será necesario disponer de un certificado digital de un miembro de la junta de la entidad o bien de un profesional autorizado. El plazo es también de seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio y, en este caso, no existe ninguna tasa asociada.
Por último, si se trata de una fundación de ámbito estatal, deben elaborar las cuentas con una aplicación informática interactiva, que es la misma que se habrá utilizado para la elaboración y registro del plan de actuación de la fundación en los últimos meses del año anterior. A la aplicación sólo se puede acceder con el certificado digital de la entidad o pidiendo previamente unas credenciales.
Cuando se hayan cumplimentado y validado todos los apartados con los datos de la contabilidad, se podrán generar desde su aplicación la memoria económica y los certificados de aprobación de las cuentas. Todos los documentos tendrán que ser firmados en todas las hojas por el secretario/ay por el presidente/a de la fundación. Finalmente, una vez esté todo firmado, se tendrán que presentar tanto en la aplicación informática donde se generará una referencia para la presentación, como en el Registro telemático del Protectorado de fundaciones estatal.
La aprobación de las cuentas por parte del Patronato de la fundación debe realizarse dentro de los seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio y la presentación en ambas plataformas debe completarse dentro de los diez días inmediatamente posteriores a la fecha de aprobación. El trámite no tiene ninguna tasa asociada . Al tratarse de un trámite especialmente complejo, el Protectorado facilita una guía básica en la que se explica todo el procedimiento paso a paso.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector para Xarxanet.