Estrategias para periodificar ingresos y gastos eficientemente

¿Cuándo es necesario periodificar los gastos? Normalmente, antes de realizar el cierre de la contabilidad, se revisa si alguno de los gastos realizados por la entidad dentro del año corresponde a un período posterior al ejercicio en curso.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, en el caso de los seguros, que pueden tener un período de cobertura que pertenezca parcialmente a dos ejercicios (si va del 15 de marzo de 2024 hasta el 14 de marzo de 2025). También puede ocurrir si la entidad está organizando un evento, por ejemplo un congreso que debe celebrarse el año siguiente, pero por el que ya se han empezado a realizar gastos.

Para poder registrar en la contabilidad las facturas o justificantes de gasto vinculadas a estas situaciones y sin que afecte al resultado porque su devengo se producirá en otro período, es necesario utilizar una cuenta contable del grupo 480 (gastos adelantados), en lugar de la que le correspondería en el grupo 6 (gastos), en el ‘debe’ del asentamiento.

Así, este gasto no saldrá en la cuenta de resultados, sino que iría a parar al activo del balance de situación, y será allí donde permanecerá hasta el cierre. Cuando se abra el ejercicio siguiente, será cuando se dará de baja el saldo generado, poniendo en el apartado ‘haber’ la cuenta 480 y en el ‘debe’, esta vez sí, la cuenta de gasto del grupo 6 que le corresponda según su naturaleza.

Los ingresos deben periodificarse siguiendo el mismo criterio. Si la entidad ha facturado dentro de un ejercicio, por un servicio que prestará total o parcialmente en una fecha posterior al cierre, no podrá reconocer como ingreso del año la parte que deba realizarse a posteriori. Esto tiene que ver con el principio contable de devengo y con el de correlación de ingresos y gastos.

Si se reconoce el ingreso dentro del año, pero los recursos necesarios para realizar el trabajo no se gastarán hasta el siguiente, se produciría un beneficio dentro de la cuenta de resultados que no sería real y que, además, generaría una pérdida, tampoco real, en el ejercicio posterior. Otro ejemplo sería el de la generación de las cuotas de las personas asociadas o de las usuarias, por ejemplo, de un curso o de una temporada deportiva entera, cuando el período de prestación de los servicios o la cuota no se corresponde al año en curso.

Si se da esta situación, la cuenta donde se registrarán en el ‘haber’ estas facturaciones que no deben formar aún parte del resultado, será en la cuenta del grupo 485 (ingresos avanzados), y no en la cuenta del grupo 7 (ingresos) que le correspondería si no hubiera esta diferencia temporal. Como ocurría con los gastos adelantados, estos ingresos tampoco forman parte del resultado del año. Por tanto, no aparecen en la cuenta de explotación, sino en el pasivo del balance de situación.

Cuando se abra el siguiente ejercicio, deberá realizarse la reclasificación correspondiente del saldo, traspasando el movimiento que se tenía en la cuenta 485 al ‘debe’, y registrando en el apartado ‘haber’ la cuenta del grupo 7 de ingresos que corresponda, según la naturaleza del movimiento.

Puede darse otra situación que afecte al resultado real de la entidad y que se produce cuando se ha generado un gasto y todavía no se ha registrado la deuda porque no existe el documento que lo justifique. Esto puede ocurrir, por ejemplo, por compra de materiales o servicios, o si se sabe que habrá una modificación de los salarios porque se actualizará el convenio con efectos retroactivos, y se pagará a posteriori incluyendo unos retrasos en las nóminas de un período posterior al cierre.

La forma de registrarlo y tener en cuenta su devengo, siempre que se sepa a ciencia cierta el importe que será, es hacer la contabilización en el ‘debe’ el gasto del grupo 6 en la cuenta que corresponda según su naturaleza, y poner en el apartado ‘haber’ una cuenta acreedora que variará según el tipo de operación. Por ejemplo, si es una factura de un proveedor que todavía no se ha recibido, sería una cuenta de los grupos 4009 o 4109 (proveedores/acreedores, facturas pendientes de recibir). Si fuera el caso de gastos de personal, lo correcto sería poner como contrapartida una cuenta del grupo 465 (remuneraciones pendientes de pago), preferiblemente utilizando una subcuenta más específica para esta operación concreta.

Cuando llegue la factura afectada o se genere la nómina con los retrasos, debería ponerse la cuenta utilizada en el ‘debe’, y en el apartado ‘haber’ la cuenta del proveedor o acreedor, o la cuenta habitual del grupo 465, donde se registran los importes netos de las nóminas de cada mes. De esta forma, se cancelarán los saldos pendientes y el gasto no se duplicará en ambos ejercicios.

En caso de que no se conozca el importe exacto y se haga una estimación, se podrían utilizar varias cuentas de provisiones, de los grupos 49 o 14, según lo que mejor se adapte a la operación concreta que se desea registrar.

Si la entidad se encuentra en el caso contrario: ya ha realizado una venta o prestación de servicios, por la que todavía no se ha generado la correspondiente factura o la remesa de recibos, en el caso de las cuotas, también hay una solución contable.

En esta situación, debería hacerse el registro de los ingresos en la correspondiente cuenta del grupo 7 (ingresos) en el apartado ‘haber’ y poner como contrapartida en el ‘debe’ una cuenta del grupo 4409 (deudores, facturas pendientes de formalizar).

Como en el apartado anterior, cuando se genere la factura de venta o la remesa, se pondrá en el apartado ‘haber’ la cuenta del grupo 4409 utilizada, y en el ‘debe’ la cuenta habitual del grupo 44 del deudor. Así, no se duplicarán los ingresos y todo quedará correctamente registrado, de acuerdo con su devengo.