La tesorería es un apartado muy importante para las entidades sin ánimo de lucro. Dentro de las tareas que se engloban en este ámbito, hay que tener presente la comunicación bancaria, es decir, la comunicación entre la entidad sin ánimo de lucro y la entidad financiera. Es importante para conocer los cobros y pagos que se están produciendo y estar al día del estado de las cuentas bancarias. El cuaderno o norma 43, precisamente, tiene por objetivo facilitar la obtención de estos datos.
En el Estado español rige la norma 43 de la Asociación Española de Banca (AEB) que establece la regulación para la transmisión de los extractos de las cuentas corrientes. A nivel práctico, se trata de una norma que permite crear un documento estándar electrónico emitido por la entidad financiera. Esta recoge los movimientos de una o varias cuentas corrientes asociadas a una misma entidad o sucursal financiera. Por lo tanto, el fichero que puedan emitir las diferentes entidades presentará la misma información, con algunos leves cambios.
¿Cómo pedir el extracto bancario?
Lo primero que hay que tener presente es que todas las entidades financieras están obligadas a emitir información mensual de los movimientos bancarios del cliente/a de forma gratuita. Cada banco o caja de ahorros puede tener sus particularidades pero, como norma general, actualmente se puede pedir a través de la web de la entidad correspondiente. Para poder hacer este trámite hace falta que sea la persona titular o autorizada quien lo pida.
Lo habitual es que la entidad bancaria emita este archivo mensualmente, pero se puede pedir con otra frecuencia. Incluso, de manera diaria. La frecuencia con que se pida se puede decidir en función del volumen de movimientos de la entidad, pero, como mínimo, puede ser interesante disponer de un extracto al año. Las entidades financieras pueden emitir este documento de forma inmediata (en unas horas), el día siguiente o de forma periódica. Los bancos o cajas de ahorro también pueden emitir este extracto de años anteriores o de cuentas canceladas. En estos casos puede suponer un coste y tardará un tiempo.
¿Para qué sirve este documento?
Comprobar los extractos bancarios puede ser más o menos urgente dependiendo de las características de la asociación o fundación. En este sentido, en una pequeña entidad con una única cuenta centralizada en una o dos personas no tendría que suponer grandes complicaciones tener el control de las cuentas. Por otro lado, si la entidad tiene varias cuentas, sedes o personas titulares y autorizadas se hace más necesario disponer de este archivo. En cualquier caso, se trata de una documentación importante para detectar movimientos no identificados, por ejemplo, las comisiones o los posibles fraudes. El cuaderno 43 también incluye los donativos que se reciban, por ejemplo, a través de bizum.
Principalmente, la norma 43 AEB sirve para realizar la conciliación bancaria. Es decir, permite hacer la comparación entre los apuntes financieros contables que lleva la entidad sin ánimo de lucro de sus cuentas bancarias y los ajustes que hace la entidad financiera en estas cuentas. Disponer de este documento es muy práctico para hacer la comprobación y ahorrar tiempo. En este sentido, se puede crear una cuenta transitoria donde indicar los pagos y los cobros para, después, hacer la comprobación con el extracto bancario y comprobar las posibles discrepancias que puedan surgir. En este punto, habrá que ver la razón de esta diferencia y mirar de resolverla para actualizar correctamente la tesorería.
¿Cómo trabajar con este archivo?
Actualmente, lo más habitual es poder descargar esta información a través del sitio web o recibirla en formato digital (a pesar de que pueden haber entidades financieras que todavía lo envíen por correo postal). En todo caso, hay que tener en cuenta el formato del archivo que proporciona la entidad financiera y, si es conveniente, pedir y concretar directamente con la entidad financiera las especificidades de este documento y de su envío.
Existen varios programas de contabilidad con que puede trabajar una entidad sin ánimo de lucro. Es bueno informarse y conocer la forma de trabajar con los archivos AEB 43. Como norma general hay que cargar el fichero en el programa de contabilidad y a cada movimiento se indicará su contrapartida de forma más o menos automática (según el programa). Además, aunque no se disponga de un programa específico, el extracto es útil si se trabaja de forma más manual o con Excel. Esto es debido a que permitirá hacer una comprobación más rápida de los movimientos.
Cómo es este documento?
El cuaderno 43 es un fichero que tiene una estructura normalizada, si bien se puede presentar con alguna leve variación según el banco o la caja, y hay varias modalidades. La primera incluye los movimientos formalizados en la oficina de la entidad de crédito que mantiene la cuenta. La segunda añade los movimientos formalizados en las diferentes oficinas de la misma entidad financiera. Y, por último, la tercera modalidad facilita información complementaria.
El cuaderno 43 se estructura en diferentes bloques:
- Cabecera: incluye, principalmente, la información de la entidad financiera y las fechas a que corresponde el extracto.
- Bloques de las diferentes cuentas, si procede, con los saldos iniciales y también habrá los bloques con los movimientos (positivos y negativos) y la información de identificación de cada uno. Aquí se pueden incluir conceptos complementarios, si se ha pedido específicamente.
- Final de las cuentas: con el número total de haber y deber y el saldo final, entre otros datos, como resumen de la información de la cuenta.
- Final del fichero: con los datos de cierre del documento.
Fuente: *Xarxanet