A lo largo del último año y medio, las entidades han tenido que modificar en gran medida su forma de trabajar, y muchas han optado para celebrar las asambleas por vía telemática. Para continuar haciéndolo más allá del 2021, hará falta que así lo especifiquen en sus estatutos.
Desde el 14 de marzo de 2020, a raíz de la pandemia ocasionada por la Covid-19, las entidades han tenido que adaptar su forma de manera de funcionar, sobre todo en aquello que tiene que ver con el sistema de relaciones, comunicaciones y transferencia de información entre los diferentes grupos de interés de las organizaciones.
Fruto de esta situación, la mayoría de entidades optaron por celebrar sus reuniones del órgano de gobierno y de asamblea mediante plataformas virtuales.
Esta práctica, en muchas asociaciones, se ha mantenido hasta hoy, con el objetivo de cumplir con las medidas sanitarias establecidas en cuanto a los controles de aforo y distancia. Pero a consecuencia del Decreto 53/2020, de 22 de diciembre de 2020, de modificación del Decreto Ley 10/2020, de 27 de marzo, por el cual se establecen nuevas medidas extraordinarias para hacer frente al impacto sanitario, económico y social de la COVID-19, para poder continuar utilizando esta fórmula a partir del 1 de enero de 2022 habrá que tenerlo expresamente regulado en los estatutos de la entidad. Así ya se avisó hace un año, tal como se explica en este artículo.
Por este motivo, las entidades que quieran preservar esta posibilidad y utilizarla, hará falta que procedan a una modificación del texto estatutario que contemple esta posibilidad. A continuación se desgranan las modificaciones que tendrían que incluir los estatutos.
Celebración de reuniones del órgano de gobierno vía telemática
En primer lugar, se tiene que incorporar la posibilidad de celebrar las reuniones del órgano de gobierno por vía telemática.
En el caso de las asociaciones y fundaciones inscritas en el Registro de Asociaciones de Cataluña, las reuniones se podrán llevar a cabo mediante videoconferencia o cualquier otro medio telemático.
En el caso de las entidades estatales inscritas en el Registro Nacional de Asociaciones, únicamente se podrá hacer a través de videoconferencia o conferencia telefónica múltiple.
En ambos casos, se requiere que el sistema utilizado permita identificar a las persones asistentes, continuar con la comunicación, intervenir en la deliberación y emitir el voto correspondiente.
Cuando se celebra una reunión de junta o patronato por medios telemáticos, se entiende que esta se ha celebrado en el lugar donde se ubica la persona que la preside.
Esta modificación habrá que incorporarla en el capítulo destinado al órgano de gobierno de los estatutos de la entidad.
Celebración de la asamblea mediante plataformas virtuales
También es posible contemplar la posibilidad de hacer las asambleas generales mediante vías telemáticas.
Es muy importante llevar a cabo esta modificación, puesto que muchas entidades han encontrado en esta opción una fórmula mucho más cómoda para celebrar sus asambleas y que se adapta mucho mejor a la realidad de la entidad y, en caso de que no la incorporen explícitamente a sus estatutos antes del 31 de diciembre de 2021, más adelante no podrán contar con esta opción.
En relación a las asambleas, la normativa las regula del mismo modo que para las reuniones de junta, con los mismos requisitos que el punto anterior, en cuanto a la identificación de las personas socias, a la participación, deliberación y derecho de voto.
La asamblea se entenderá celebrada en el domicilio social de la entidad o donde se encuentre la persona que la preside.
A veces, las entidades disponen de personas asociadas, las cuales cuentan con diferentes habilidades, conocimientos y apoyos informáticos. En este caso, hay que tener en cuenta toda esta diversidad y garantizar la participación efectiva de todas.
Por este motivo, algunas entidades están celebrando asambleas de carácter híbrido, donde pueden asistir personas tanto de manera presencial como virtual. En algunos casos, se pone a disposición de las personas socias que no tienen recursos propios, los equipos informáticos, las herramientas y el apoyo adecuado para poder participar en la asamblea desde el domicilio social, y así se pueden conectar con el resto.
Regulación de los acuerdos sin reunión
Otra cuestión que es importante regular en los estatutos es la posibilidad de llegar a acuerdos sin reunión, tanto en las reuniones del órgano de gobierno como de las asambleas.
En este caso, en cuanto a las reuniones de junta o patronato, la normativa contempla esta posibilidad de manera excepcional, a instancia de la presidencia de la entidad o de dos tercios de los miembros de la junta directiva.
En cuanto a la asamblea general, se pueden adoptar acuerdos sin reunión de manera excepcional también si lo decide un 20% de las personas asociadas.
En ambos casos, se considerará válida la emisión del voto por correspondencia postal, comunicación telemática o cualquier otro medio, siempre y cuando quede garantizado el derecho de información y voto, quede constancia de la recepción del mismo y se garantice la autenticidad.
Se considerará que el acuerdo se ha adoptado en el domicilio social de la entidad. En cuanto a la fecha, se cogerá la de la recepción del último voto emitido.
Convocatoria de reuniones y asambleas a través de medios telemáticos
También hay que recordar, a pesar de que muchas entidades ya lo han modificado en los últimos años, que se tiene que actualizar en los estatutos los medios de convocatoria de la asamblea y adecuarlo a la realidad de la asociación.
Por lo tanto, si la convocatoria se lleva a cabo mediante correo electrónico, se tiene que hacer constar, puesto que en muchos estatutos antiguos todavía consta la convocatoria mediante un escrito dirigido en el domicilio postal de cada persona socia, fórmula que actualmente no se usa muy a menudo.
También se recomienda que se dejen abiertas otras posibles fórmulas telemáticas, puesto que es posible que en un futuro próximo, se utilice alguna diferente del correo electrónico.
Finalmente, una cuestión importante a tener en cuenta es que se tiene que convocar a la totalidad de las personas socias, por lo tanto, en caso de que en la entidad haya socios y socias que no tienen posibilidad de recibir la convocatoria mediante algún medio telemático, se los tendrá que informar por el medio que les pueda llegar de manera efectiva, ya sea por correo postal o cualquier otro.
Cómo tramitar la modificación
Así pues, todas aquellas entidades que quieran incorporar esta posibilidad en sus estatutos, tendrán que proceder a una modificación de los mismos.
Para poder llevar a cabo cualquiera de las modificaciones mencionadas, habrá que hacer una propuesta e incorporarla como punto del orden del día porque sea aprobada en asamblea. La votación se tendrá que tomar por la mayoría cualificada que disponga los estatutos de la entidad, puesto que al tratarse de una modificación de estatutos, hace falta una mayoría reforzada.
A continuación, se tendrá que emitir un certificado por parte de la secretaría de la entidad con el visto bueno de presidencia, el cual se tendrá que presentar al Registro de Entidades Jurídicas correspondiente, bien sea de Asociaciones o de Fundaciones, para su inscripción.
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Fuente: Xarxanet.