El plan de comunicación es una herramienta esencial para cualquier organización que busque establecer una estrategia efectiva para su comunicación interna y externa. Con el plan se definen los objetivos comunicativos de la entidad, se establecen los públicos objetivo, se identifican los canales de comunicación más adecuados y se desarrollan las estrategias y acciones concretas para conseguir los objetivos planteados.
Además, es recomendable disponer de un plan de comunicación interna para poder establecer una línea de comunicación clara entre los distintos departamentos. Esto contribuye a alinear los mensajes y acciones de todas las personas de la organización, mejorando la coordinación y aumentando la eficacia.
Del mismo modo, también se puede tener un plan de comunicación de crisis para diseñar estrategias y protocolos de comunicación en caso de situaciones adversas.
Si quieres más información sobre este tema puedes consultar la guía ‘Cómo hacer un buen plan de comunicación corporativa’ .
¿Qué estructura debe tener?
Un plan de comunicación eficaz debe tener una estructura clara y detallada para garantizar que todos los aspectos relevantes de la comunicación de la organización estén cubiertos. A continuación, se detallan las secciones principales que deberían tener:
- Resumen ejecutivo: inicia el plan con una visión general de las necesidades de comunicación de la organización y un resumen conciso del contenido del plan.
- Análisis de la situación: analiza los factores internos y externos que pueden influir en la comunicación de la organización, incluyendo públicos objetivo, competencia y contexto político, social y económico, entre otros.
- Objetivos de comunicación: detalla los objetivos específicos que la organización quiere conseguir mediante la comunicación. Estos objetivos deben ser concretos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo (SMART).
- Estrategias y tácticas de comunicación: describe y profundiza en las estrategias y acciones concretas que se implementarán para conseguir los objetivos de comunicación establecidos. Esto incluye la selección de canales de comunicación, mensajes clave, contenidos, actividades promocionales, etc.
- Presupuesto y recursos: detalla los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para implementar el plan de comunicación de forma efectiva.
- Calendario de comunicación: crea un calendario detallado que indique cuándo se llevarán a cabo las diferentes actividades de comunicación planificadas
- Evaluación y seguimiento: es fundamental que definas los indicadores de rendimiento y las métricas que se utilizarán para evaluar la eficacia de las acciones de comunicación y establezcas los mecanismos de seguimiento para ajustar el plan según necesidades.
- Responsabilidades y coordinación: determina las funciones y responsabilidades de las distintas personas o equipos implicados en la ejecución del plan y asegura una coordinación eficiente.
- Plan de contingencia: establece diferentes posibles situaciones de crisis o imprevistos y diseña protocolos y procedimientos para gestionarlas de forma efectiva, protegiendo la reputación de la organización.
Herramientas organizativas que te pueden ayudar
Para elaborar un plan de comunicación efectivo, existen diversas herramientas que pueden ser útiles en diferentes etapas del proceso. Algunas de estas herramientas son:
- Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades): permite identificar los puntos fuertes y débiles de la organización, así como las oportunidades y amenazas de su entorno, ofreciendo una visión global de la situación y ayudando a definir estrategias de comunicación y organizativas .
- Mapas de públicos: son representaciones visuales de los diferentes públicos con los que la entidad quiere comunicarse. Estos mapas ayudan a comprender mejor las necesidades, intereses y comportamientos de cada público ya adaptar los mensajes y acciones de comunicación a sus características.
- Matriz de mensajes: permite definir y organizar los mensajes clave que se desean transmitir en la comunicación, identificando los mensajes principales para cada público y los canales más adecuados para difundirlos.
- Calendario editorial: ayuda a planificar y organizar el contenido de las diferentes acciones a lo largo del tiempo, estableciendo qué, cuándo y cómo se publicará en los diferentes canales de comunicación.
- Presupuesto de comunicación: permite calcular los costes asociados a la implementación del plan de comunicación, incluyendo gastos como publicidad, producción de materiales, honorarios de las personas profesionales, entre otros.
- Sistemas de seguimiento y evaluación: herramientas que permiten compilar datos e indicadores para evaluar el impacto y la eficacia de las acciones de comunicación como encuestas, seguimiento de medios de comunicación, analítica web, entre otros.
- Software de gestión de proyectos: utilizar herramientas como Trello o Microsoft Project puede facilitar la planificación, ejecución y seguimiento de las diversas tareas y actividades del plan de comunicación, permitiendo una gestión más eficiente del tiempo y los recursos.
- Comunicación del equipo: el uso de herramientas de comunicación interna como Slack, Microsoft Teams o intranets corporativas pueden mejorar la coordinación y la colaboración entre las personas miembros del equipo y facilitar la difusión de información relevante para la implementación del plan de comunicación.
Herramientas digitales para tener una comunicación efectiva
Las herramientas digitales pueden ser muy útiles para facilitar y mejorar la comunicación en distintas áreas y niveles de una organización. Aquí tienes algunas herramientas que pueden ayudar a hacer la comunicación más efectiva:
- Software de gestión de relaciones con clientes (CRM): Salesforce, HubSpot o Zoho CRM facilitan la gestión de las relaciones con los clientes y los públicos de la entidad, permitiendo una comunicación más personalizada y eficiente.
- Plataformas de correo electrónico: Mailchimp, Email Octopus o HubSpot son herramientas que ofrecen la creación y el envío de campañas de correo electrónico, así como realizar segmentación de públicos y analizar los resultados.
- Gestión de redes sociales: Metricool o Hotsuite pueden ayudarte a planificar y compartir los contenidos en las diferentes redes sociales.
- Software de creación de contenido visual: Cambia o Adobe Spark facilitan la creación de contenido visual atractivo e impactante para las campañas de comunicación, tales como infografías, gráficos y publicaciones en redes sociales.
- Plataformas de gestión de contenidos (CMS): WordPress o Joomla permiten crear y gestionar el contenido de los sitios web corporativos de forma fácil e intuitiva, mejorando la visibilidad y accesibilidad de la información.
- Herramientas de análisis y seguimiento de datos: Google Analytics, Hootsuite o Metricool ofrecen herramientas para el análisis y el seguimiento del rendimiento de las campañas de comunicación online, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones.