¿Qué es el Reglamento Veri*factu?

El objetivo del reglamento es asegurar que los registros de facturación producidos por sistemas informáticos cumplan con los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, para evitar así los malintencionados programas de ‘doble uso’ o ‘programa de ocultación de ventas’.

¿Cuándo entra en vigor?

El reglamento ya publicado entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2025, fecha cuando empezará a ser obligatorio usar el sistema Veri*Factu. Así pues, se obliga a las proveedoras de tecnología a ser compatibles con dicho sistema.

Se espera que en septiembre de 2024 quede aprobada una Orden ministerial que acabe de perfilar los detalles. En ese momento, se sabrán con certeza los requisitos técnicos que las organizaciones de software tendrán que desarrollar. La Administración pública ha anunciado que desarrollará, a su vez, una herramienta simple de facturación para emitir facturas en formato Veri*Factu .

Las entidades suministradoras del software de facturación tendrán que garantizar que sus programas cumplan con los requisitos técnicos, pero las organizaciones que utilicen software que no esté homologado también tendrán su responsabilidad, ya que se establecen importantes sanciones para quien fabrique y quien utilice aquellos programas que carezcan de las características técnicas necesarias.

El sistema incluirá elementos para asegurar que los registros no puedan ser modificados sin dejar rastro. El reglamento Veri*Factu prevé el envío de los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su producción y, una vez validados, ya podrían enviarse a las respectivas clientes.

¿Qué ofrece?

Las transacciones de venta de bienes o servicios generarán automáticamente un archivo informático que contendrá toda la información de la factura. El archivo deberá firmarse electrónicamente y se añadirá una huella digital (hash) para garantizar la inalterabilidad.

Inmediatamente después de generar el fichero, será enviado electrónicamente a la Agencia Tributaria (AEAT). El proceso de envío se realizará simultáneamente a la generación del archivo para asegurar el cumplimiento en tiempo real. Se creará un documento físico o electrónico que incluirá un código QR y un código alfanumérico. El código QR permitirá a las partes interesadas verificar fácilmente la validez de su factura.

Las clientes podrán escanear el código QR para verificar si la factura está registrada en la sede electrónica de la AEAT, lo que permitirá asegurarse de que la factura es auténtica y completa. Asimismo, la AEAT proporcionará información a la clienta sobre la recepción y el estado del registro de la factura, asegurando transparencia y facilitando la gestión de sus obligaciones fiscales.

¿Qué otras utilidades tiene la herramienta?

Además de combatir el fraude fiscal, el sistema Veri*Factu permitirá avanzar en la digitalización de las entidades y mejorar los servicios de asistencia para las personas contribuyentes: podrán descargar operaciones y facilitar la confección de los libros de registro fiscal y los modelos tributarios .

El reglamento Veri*Factu es compatible con el proyecto de reglamento de factura electrónica entre organizaciones, actualmente en tramitación. Por tanto, los sistemas informáticos deberán adaptarse integralmente a ambas normativas. La adaptación utilizará un modelo de datos único basado en las menciones obligatorias de factura y los medios y plazos de pago. De esta forma, se garantizará la coherencia y la facilidad en la gestión de la facturación electrónica tanto a escala nacional como entre organizaciones.

El proyecto se enfoca en la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas, con el objetivo de mejorar la eficiencia mercantil y reducir la morosidad. Esto implica que, además de cumplir con Veri*Factu, los sistemas informáticos deben poder emitir, transmitir y recibir facturas electrónicas en formato estándar entre organizaciones. Los sistemas informáticos necesitarán una adaptación integral que garantice:

• Un modelo de datos único: todos los datos requeridos por Veri*Factu y la factura electrónica entre entidades serán armonizadas en un único modelo de datos.
• Menciones obligatorias de factura: incluirá campos obligatorios como el NIF, número de factura, fecha de expedición, base imponible, tipo de IVA, importe total, etc.
• Medios y plazos de pago: registro de los detalles del pago para asegurar transparencia y trazabilidad.

Gestión integral digitalizadora para el Tercer Sector

Desde Suport Tercer Sector estamos trabajando desde 2023 para ofrecer un nuevo sistema de planificación de recursos o Enterprise Resource Planning (ERP) . Se trata de un paso adelante para conseguir la gestión integral digitalizada de las labores del día a día de las entidades del tercer sector. Así pues, queremos garantizar la implementación de Veri*Factu en la facturación para cuando sea necesario.