Las entidades con cincuenta o más personas contratadas desde junio deben disponer de un sistema interno de información de infracciones, cuya pieza principal es el canal de denuncias. Sin embargo, hay organizaciones que todavía no han implantado el canal, a pesar de tener la obligación a partir de una determinada dimensión, o que tienen dudas al respecto, ya que hay cuestiones que no quedan del todo claras.
Repasamos aspectos significativos que contempla la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, a partir de la intervención de Lourdes Parramon, jefe del Área de Relaciones Institucionales, Visibilidad y Participación delOficina Antifrau de Catalunya, en la jornada anual de Suport Tercer Sector.
Para resolver dudas sobre esta cuestión puedes contactar con nuestro Servicio jurídico. Además, se puede consultar la recopilación de preguntas más frecuentes elaborada por la Oficina Antifrau.
¿Cómo debe ser el canal de denuncias?
El canal interno de denuncias debe ser una herramienta accesible y fácil de utilizar. Esto implica, no solo el funcionamiento de la herramienta, sino también la comunicación que se realiza y el procedimiento que se derive una vez enviada la denuncia. Por otra parte, no debe comportar una gran cantidad de requerimientos hacia la persona que comunica la infracción. No son necesarias pruebas concluyentes, sino indicios razonables.
También es necesario que sea un canal seguro, que garantice totalmente la confidencialidad de la persona que emite la denuncia y haga posible mantener el anonimato. Por ejemplo, no debe permitir realizar un rastreo a través de la IP. Sin embargo, el canal debe permitir establecer una comunicación con la persona comunicante para recabar más información, si es necesario.
Obligatoriamente, deben poder denunciarse ciertas infracciones de las normativas establecidas por la Unión Europea que recoge el artículo 2 de la ley y las infracciones penales y administrativas (graves y muy graves). Además, el canal de denuncias puede estar integrado con otras vías de denuncias, como las relativas al código ético, para facilitar el acceso de las personas informantes. En este caso debe informarse de la diferencia y de qué protección se tiene en cada caso.
¿Qué personas pueden utilizar el canal interno de denuncias?
Tienen que poder utilizar el canal interno de denuncias las personas que están en el contexto laboral o profesional de la entidad, entendido con una visión muy amplia. Esto incluye a todas las personas que tienen una relación laboral o estatutaria actual o terminada, personas voluntarias, becarias o en formación, en procesos selectivos, que forman parte de la cadena de suministros -autónomas, proveedoras, contratistas…
Por otro lado, se encuentra el canal externo de la Oficina Antifrau, que permite denunciar anónimo un posible caso de corrupción. Cabe señalar que en caso de no tener pruebas, es suficiente con la notificación del posible caso de corrupción para que la Oficina Antifrau inicie la investigación es necesario que la persona denunciante muestre buena fe y piense que lo que está denunciando es verdadero, aunque finalmente no sea un delito.
¿Qué entidades deben tener canal de denuncias?
Están obligadas a tener canal de denuncias a todas las entidades del sector público. Además, deben tener todas las entidades privadas con cincuenta o más personas contratadas. También las fundaciones, entre otras formas jurídicas, creadas por partidos, sindicatos o patronales que reciban o gestionen fondos públicos, con independencia del número de personas trabajadoras que tengan.
Una posibilidad es compartir el canal interno de denuncias. En el sector público pueden hacerlo los pequeños municipios, de acuerdo con la ley, y las entidades con menos de cincuenta personas personas trabajadoras. Para la externalizar la gestión debe acreditarse necesariamente que no se dispone de los recursos suficientes para gestionarlo.
En cambio, las entidades privadas, en caso de que sean entidades de entre 50 y 249 personas trabajadoras, “podrán compartir entre sí el Sistema interno de información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de las comunicaciones, tanto si la gestión es lleva a cabo por cualquiera de éstas como si se ha externalizado”, tal y como indica el artículo 12.
¿Quién gestiona el canal de denuncias?
La normativa establece que debe haber una persona física responsable del sistema de información de la gestión, designada por el órgano administrativo o de gobierno de la entidad, que es el encargado de la implantación.
En el sector privado la persona responsable del sistema debe ser de la directiva de la entidad. Aunque la ley no lo especifica, esta persona deberá tener los recursos y personal necesarios para gestionar el canal de denuncias.
En caso de optar por una responsabilidad colegiada , ésta deberá designar en una única persona la gestión del canal de denuncias y la tramitación de los expedientes. Además, el órgano de gobierno o administrativo debe comunicar a la Oficina Antifrau de Catalunya quién es la persona responsable del canal de denuncias y los ceses, de forma motivada.
La persona responsable será la que pueda acceder a la información del canal de denuncias y muy limitadamente también podrán acceder otras personas, como la responsable de recursos humanos, si fuera necesario en los términos previstos en la ley.
¿Cómo se gestionan las denuncias una vez recibidas?
En primer lugar, es importante tener en cuenta que las denuncias recibidas deben tratarse correctamente y con diligencia y no deben quedar en un cajón. El funcionamiento del canal de denuncias viene determinado por la normativa y por el reglamento del canal que debe tener cada entidad.
En cualquier caso, la ley establece que es necesario enviar un justificante de recibo de la comunicación en un plazo de siete días desde la recepción, salvo si esto pone en peligro la confidencialidad.
También se dará respuesta en un plazo máximo de tres meses desde la recepción, en caso de que no sea imposible hacerlo.
¿Cómo se realiza el cómputo de las personas que forman parte de la plantilla?
La ley no lo dice cómo hacer el cálculo necesario para saber si se tiene esa obligación o no. Por eso, actualmente, la Oficina Antifrau toma la referencia del cómputo que se hace para los planes de igualdad : las que están en activo -incluidas en la dirección de la entidad-, las que trabajan a tiempo parcial, las que tienen contratos fijos discontinuos y los que provienen de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT).
Por tanto, las personas voluntarias no se contabilizan, aunque sería recomendable tener un canal si se cuenta con un volumen significativo de voluntariado. Sin embargo, el canal de denuncias está abierto a las personas voluntarias para que puedan accederlo -tal y como se ha explicado antes-.
Fuente: Xarxanet, redactado por el equipo de Suport Tercer Sector.