Optar a los fondos europeos implica una serie de beneficios para el desarrollo de proyectos y también unas obligaciones que la entidad tiene que tener muy presente antes de iniciar los trámites, puesto que suponen una inversión importante de tiempo y recursos. Conocer el funcionamiento de los fondos ayudará a la entidad a la hora de presentar el proyecto, por este motivo, se recomiendan algunos consejos.
Ser realista con las capacidades de la entidad
Antes de iniciar el proceso para optar a los fondos europeos, hay que tener en cuenta las características. En este sentido, los proyectos reciben una cofinanciación (nunca retroactiva), es decir, que la entidad que recibe fondos también tiene que financiar parte del proyecto. Además, generalmente las convocatorias requieren un partenariado entre entidades de diferentes países y naturaleza.
Para evitar perder tiempo y recursos, inicialmente hay que tener muy definidos los siguientes aspectos: ¿Cuáles son mis objetivos? ¿Qué valor añadido puede aportar mi entidad? ¿Tengo los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto? Un análisis DAFO, por ejemplo, puede ser útil para tener una radiografía de la entidad.
Para sacar adelante un proyecto es importante disponer de recursos humanos suficientes y cualificados, por ejemplo, tener personal con experiencia en la redacción de propuestas para organismos europeos y conocimientos de inglés. No se tienen que olvidar los recursos financieros, imprescindibles para cofinanciar el proyecto y pagar los viajes o subcontrataciones, entre otros gastos. Por lo tanto, hace falta una estructura previa suficientemente sólida.
Identificar la convocatoria adecuada
Una vez decidido que se quiere acceder a los fondos europeos, hay que buscar entre los programas existentes la convocatoria que más se adecue al proyecto de la entidad. En este punto, el Departament d’Acció Exterior i Transparència, también ofrece recursos.
Hay una gran cantidad de programas y convocatorias, pero no todos encajan con la entidad y su proyecto. Para evaluar la pertinencia de una convocatoria hay que comprobar los siguientes puntos:
- Los objetivos de la propuesta de la entidad están alineados con los de la convocatoria.
- Se cumplen los requisitos establecidos. Para evitar iniciar un trámite que no tendrá buenos resultados.
- Las actividades que se financian son pertinentes para la entidad.
- El presupuesto estimado que se puede recibir encaja con el previsto.
- Los plazos son asequibles.
En este momento, también se puede volver a valorar si realmente la entidad puede (y quiere) continuar adelante. En caso de que una convocatoria no se adecue al proyecto previsto, mejor no optar a ella.
Determinar qué rol se quiere tener dentro del proyecto
Los proyectos que se presentan se tienen que hacer con un partenariado formado por la entidad coordinadora, las asociadas, las socias y las subcontratadas (si es necesario), figuras con funciones diferentes. Por este motivo, es imprescindible escoger el rol según las capacidades de la entidad y sin querer abarcar más del posible.
- Participar en el proyecto como entidad coordinadora
Esta figura tiene la principal responsabilidad en el proyecto y se comunica directamente con el programa europeo, por eso, hace falta que sea una entidad con experiencia previa en este ámbito y con suficiente solidez económica.
También se encarga de escoger al resto de miembros del partenariado, por lo tanto, tiene que evaluar la experiencia, lo que puede aportar, la reputación, el compromiso en el proyecto… de cada entidad socia y/o asociada.
Para crear el partenariado es recomendable buscar primero en la red de contactos más próxima y, a partir de aquí, en las federaciones europeas o nacionales, asociaciones, bases de datos de programas europeos (Erasmus Platform, European Social Fund o CORDIS EU Projects), infodays o sesiones formativas de los programas europeos, redes sociales…
- Participar como entidad socia
Se puede recurrir al networking y crear una tarjeta de visita, donde presentar la entidad, los objetivos y el valor añadido, para darse a conocer en los entornos adecuados (indicados en el anterior apartado) y contactar con otras entidades.
Como entidad socia se tienen que hacer una serie de trámites administrativos, como por ejemplo la obtención del código de identificación PIC (Participant Identification Code), y colaborar en la elaboración de la propuesta, aunque es coordinación la encargada de redactarla.
- Participar con otro rol
Se puede participar como entidad asociada, esto implica un papel limitado donde solo se desarrolla una actividad concreta y se recibe el reembolso de los gastos de alojamiento y viaje vinculadas a la actividad.
También se contempla la subcontratación, que no forma parte del partenariado y se selecciona con un proceso competitivo para que haga una tarea mucho determinada. Es importante tener en cuenta esta figura incluso para la redacción del proyecto, puesto que hay empresas especializadas.
Tener en cuenta todos los aspectos para elaborar una buena propuesta
La propuesta del proyecto es responsabilidad de la entidad coordinadora, pero las socias también tienen que colaborar. Consta de dos partes: por un lado, la memoria técnica, que ocupa entre 70 y 100 páginas. Incluye los objetivos (justificando que están en línea con las políticas de la UE); la metodología; el colectivo que se beneficiará del proyecto; y el programa de trabajo con las actividades que se llevarán a cabo en cada momento.
Por el otro, el presupuesto, donde se definen los gastos de personal, equipos/material, gastos asociados (internet, electricidad…), viajes y alojamiento y subcontrataciones. Además, pueden aparecer otros gastos en infraestructuras y en la preparación inicial del proyecto.
Tener paciencia y estar al día de las fechas
Es importante revisar las fechas de las convocatorias y consultar los canales de comunicación para ver los cambios y las nuevas convocatorias.
También hay que conocer el cronograma aproximado de las diferentes fases, porque hasta la implementación del proyecto puede pasar casi un año. Desde la publicación de la convocatoria hasta el plazo de la entrega pueden pasar entre 2 y 3 meses, tiempo necesario para hacer la propuesta del proyecto. Desde la presentación de la propuesta hasta la publicación de los resultados pueden pasar otros 4 o 6 meses. En caso de ser el proyecto seleccionado, la firma del contrato se puede demorar hasta 4 meses.
En caso de que no se seleccione el proyecto, se recibirá una valoración que puede ser útil para hacer una nueva presentación. Además, todo este proceso habrá supuesto nuevo conocimiento para la entidad, más visibilidad internacional y reputación y la creación de nuevas alianzas con otras entidades, entre otros beneficios.
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Fuente: Xarxanet