La redacción de este documento puede servir para extraer varios aprendizajes que ayuden a la entidad a mejorar en el futuro.
Siempre que finalicemos un proyecto se debe redactar su justificación. Este documento sirve tanto para la misma entidad como para las personas financiadoras, en caso de que haya, ya que permite saber qué se ha hecho con el dinero, qué actividades se han llevado a cabo, cuáles no, cuál ha sido el impacto del proyecto en la comunidad elegida, etc.
Es importante tener en cuenta que, a lo largo del proyecto, habrá imprevistos que harán que algunas acciones previstas no puedan llevarse a cabo. Por eso se debe realizar el documento con la reformulación del proyecto y del presupuesto, en caso de que afecte a él.
Consejos para una mejor justificación
La justificación de un proyecto debe empezar a hacerse durante el desarrollo del mismo. Para poder volcar toda la información es muy recomendable la utilización de Excel, por eso es importante saber qué información se quiere recopilar y cómo hacerlo. Algunos de los resultados que se pueden poner en Excel son:
- Registrar qué incidencias se producen.
- Cuál es el ‘feedback’ de la comunidad a la que se dirige.
- Los recursos humanos con los que se dispone (si son suficientes o no).
- Cuál es el nivel de participación.
- Ver si son suficientes los recursos materiales.
- Comprobar si el tiempo es suficiente.
- Corroborar o no que las acciones planteadas son las adecuadas.
- Cuál ha sido la difusión del proyecto.
Una manera efectiva de poder tener fácilmente algunos puntos de esta información es pedir a las personas participantes que rellenen un cuestionario antes del desarrollo del proyecto y otro una vez finalizado.
Lo más importante a tener en cuenta a la hora de utilizar Excel es que éste debe permitir, tener una visión completa del desarrollo del proyecto.
Justificación económica
En este punto, la entidad justifica la totalidad del proyecto o la cantidad subvencionada mediante la presentación de facturas. Aquí es importante tener en cuenta dos cuestiones: en primer lugar, los plazos de los gastos que se estipulan en las bases de la convocatoria, porque en caso de estar fuera de plazo, la factura no será válida. Y, en segundo lugar, el margen de desviación que puede haber en cada partida.
A la hora de pedir una factura, debe constar la siguiente información:
- La persona emisora
- La persona receptora
- La fecha
- El concepto
- El impuesto aplicado
Los formularios
Para la redacción de la justificación, muchas de las instituciones y entidades financiadoras que establecen las bases de la convocatoria a menudo tienen un formulario de justificación de proyectos.
Estos formularios son una guía fácil donde solo se deben ir cumplimentando los diferentes datos que se piden. Sin embargo, en caso de que se tenga alguna duda con la justificación, se puede mirar si hay algún número de contacto.
Normalmente, los formularios contienen los siguientes puntos:
- Nombre de la entidad.
- Denominación del proyecto.
- Ejes de actuación.
- Descripción del programa.
- Presentación del proyecto.
- Metodología utilizada.
- Objetivos del proyecto.
- Acciones que se han desarrollado para alcanzar los objetivos.
- Qué indicadores se han extraído.
- Conclusiones.
Otras cuestiones a tener en cuenta
Para tener una buena justificación, es conveniente hacer una recapitulación. Éste es un ejercicio interno de gran utilidad para la entidad a través del cual se pueden extraer mejoras, modificaciones a futuro, cambios y aprendizajes.
Las preguntas clave para este apartado son: ¿Hemos alcanzado el proyecto tal y como se esperaba? ¿Y cómo se podría mejorar? Sea una buena conclusión o sea desfavorable, se debe tener presente lo aprendido y no debe saber mal porque siempre se puede mejorar.
Por último, es muy importante tener las fechas de entrega en cuenta y cumplir los plazos, porque no entregar los informes a tiempo o en la forma en que se piden puede comportar no acceder a nuevas ayudas en un futuro.
Fuente: Xarxanet.