Llevar a cabo un análisis de la comunicación interna permite ajustar las metas y calibrar los recursos destinados para cumplir los objetivos planteados.
La comunicación interna de una entidad está dirigida al público interno de la organización, es decir, sus trabajadores y trabajadoras que son los y las principales prescriptores/as.
Por qué es importando la evaluación
Iniciar una evaluación es fundamental para saber si los propósitos planteados se están consiguiendo o no. Así mismo, para lograr la optimización de los recursos es crucial conocer si los medios y el tiempos destinados están siendo los adecuados.
Los indicadores permiten corregir o modificar la estrategia y optimizar las acciones de manera continua y favorecen una respuesta rápida. Esta herramienta ahorra tiempo y aumenta la eficacia y, por lo tanto, mejora la rentabilidad.
Así mismo, es fundamental evaluar la comunicación interna, puesto que tiene relación directa con el compromiso de los trabajadores y trabajadoras de la entidad, cuestión esencial para lograr los objetivos de la organización.
Como realizar la evaluación
Las entidades utilizan el plan de comunicación interna como una herramienta estratégica para establecer de qué manera se llevará a cabo la comunicación interna de la organización. En este plan se establecen objetivos, estrategias y acciones. En el momento de diseñar este plan es muy importante tener presente que estos objetivos tienen que ser inteligentes o START, acrónimo en inglés (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales) para tener una comunicación estratégica y eficaz.
Una vez está en marcha el plan de comunicación interna se tiene que establecer unos KPIs (Key Performance Indicator), es decir, Indicadores Claves de Desarrollo, que servirán para determinar los indicadores o valores cuantitativos que se usarán para medir, comparar y monitorizar cada acción con la intención de asegurarse que los objetivos planteados se están cumpliendo.
Indicadores de la comunicación efectiva
En la hora de evaluar la comunicación interna de una entidad es fundamental utilizar los datos que se tienen a disposición. En primer lugar, se pueden evaluar indicadores más generales que pueden mostrar la situación general del personal. Estos pueden ser, el índice de absentismo, la rotación de los puestos de trabajo o la tasa de asistencia a los acontecimientos, entre otros.
Así mismo, también se podrán extraer datos de las plataformas digitales que se utilicen para la comunicación interna:
- Intranet. En caso de tener una intranet, se podrá analizar las estadísticas de las entradas publicadas, determinando qué temas son los más leídos o vistos y cuáles interesan menos.
- El boletín interno. Hoy en día los CRM (Customer Relationship Management) o gestión de relación con los clientes/as, dan datos muy interesantes como son las tasas de apertura, las suscripciones, las bajas del boletín, las tasas de contenido abierto o las visitas a la web a partir del boletín, entre otros.
- Valoraciones en portales de trabajo. Muchos portales de trabajo ofrecen la opción que los trabajadores y trabajadoras aporten su experiencia previa en la entidad, es una fuente de información útil para extraer vivencias de la plantilla.
Otra herramienta eficiente es realizar una encuesta interna, esta puede estar enfocada a extraer datos cuantitativos y/o cualitativos. La recomendación es que siempre este tipo de encuestas sean anónimas, para conseguir respuestas honestas.
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Fuente: Xarxanet, redactado por Suport Tercer Sector.