Interpretación de balances (III): Obtener la información y limitaciones

• Entidades que tengan la forma jurídica de fundación .

• Entidades que tengan la forma jurídica de cooperativa .

• Entidades que tengan la forma jurídica de asociación , y hayan obtenido el reconocimiento de la condición de entidad » declarada de utilidad pública «, o bien que reciban periódicamente subvenciones u otras ayudas económicas de las administraciones públicas, y las que recurran a la captación pública de fondos como medio de financiación de sus actividades.

De todas ellas, por lo general sólo están obligadas a presentarlas a algún organismo las fundaciones, las cooperativas y las asociaciones declaradas de utilidad pública. Es el trámite que se llama «rendición de cuentas» .

El resto de entidades, a pesar de no tener que presentarlas, sí están obligadas a tenerlas hechas ya enseñarlas a todo el mundo que pueda pedirlas.

Los documentos que componen las cuentas anuales son:

• El balance de situación : estado financiero que muestra la situación económica y financiera de la entidad en una fecha determinada.
• La cuenta de explotación o cuenta de resultados : estado financiero que recoge el resultado del ejercicio, a partir de los diferentes ingresos y gastos de todo un período.
• El estado de cambios en el patrimonio neto : estado contable que recoge los movimientos que se han producido durante un período en los fondos propios y otros elementos del patrimonio neto de la entidad.
• El estado de flujos de efectivo (sólo entidades grandes, que tengan que formular cuentas utilizando los modelos normales ): estado contable que recoge información sobre los movimientos de los fondos de tesorería de la entidad durante un período.
• La memoria económica : es un documento escrito en el que se amplía, explica y completa la información numérica aportada por los estados contables, de manera que se puede interpretar de forma mucho más cuidadosa. Además, incorpora información cualitativa relevante que no aparece en los demás documentos contables, pero que es clave para entender la situación global de la entidad. Entre otros aspectos, incluye información sobre avales, límites disponibles en cuentas de crédito, condiciones de préstamos o deudas pendientes de cobrar, garantías o posibles contingencias. También se especifican los criterios de registro y las normas de valoración aplicadas en la confección de la contabilidad, así como las posibles dificultades para comparar los datos del ejercicio con los de los ejercicios anteriores.

Las cuentas anuales serán formuladas por la junta directiva o el patronato de la entidad, es decir, el órgano de gobierno correspondiente según su forma jurídica. Estos documentos deben estar redactados con claridad y todos los elementos que los componen deben formar una unidad coherente, con el objetivo de reflejar la imagen fiel de la situación económica y financiera de la entidad.

Se formularán en el plazo máximo de seis meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio económico. Por ejemplo, en las entidades que funcionan según el año natural y cierran el ejercicio el 31 de diciembre, las cuentas deberían formularse antes del 30 de junio del año siguiente. Estos documentos se elaboran con una periodicidad de doce meses , excepto en casos excepcionales, como el año de constitución o en procesos de escisión o fusión, en los que este período puede ser inferior.

Al igual que ocurre con muchas de las técnicas que se utilizan en la gestión de las organizaciones, el análisis de los estados financieros tiene varias limitaciones, que hay que tener presentes a la hora de interpretar los resultados del análisis y, sobre todo, a la hora de tomar decisiones.

Las principales limitaciones son:

• Normalmente, el análisis se basa en datos históricos . Por este motivo, puede ocurrir que no se tenga suficiente perspectiva para saber hacia dónde va la entidad.
• Las entidades formulan las cuentas anuales referidas a su fecha de cierre, normalmente a 31 de diciembre. Puede ocurrir que existan entidades que tengan una actividad muy estacional , en la que su momento máximo de actividad no coincide con su cierre y que, en consecuencia, los datos a esa fecha podrían ser poco representativos, sobre todo en cuanto a su situación patrimonial. Por ejemplo, podría ser el caso de una entidad de ocio que durante el año funciona sólo realizando actividades de fin de semana, y que su mayor volumen económico se produce a mediados de año con la realización de casales de verano y colonias. Si se analiza su balance de situación a 31 de diciembre, al ser éste un estado contable que se elabora con los datos a una fecha determinada, y ser ésta una fecha alejada de su período álgido de actividad, probablemente no se reflejará el volumen de dinero que se ha movido durante el ejercicio.
• Si han habido cambios en las políticas de valoración , la comparación de los datos puede llevar a conclusiones erróneas.
• Si los datos contables se han registrado de forma determinada al objeto de, por ejemplo, retrasar el pago de algún impuesto o bien para corregir de algún modo el resultado , los datos a analizar podrían no representar adecuadamente la realidad de la entidad.
• Habitualmente, no se refleja en la contabilidad la corrección derivada de los efectos de la inflación . Si el análisis dinámico se realiza en un período de fuerte variación, podría presentar datos distorsionados.
• A menudo es complicado obtener datos de otras empresas o entidades que operan en el mismo sector en el que lo hace la entidad. Este hecho dificulta poder realizar comparaciones.
• A menudo la información cualitativa de que se dispone es muy escasa .
• En ocasiones, los datos que aparecen en la contabilidad han sido registrados en base a estimaciones, o bien el registro de los activos está realizado sin tener en cuenta posibles variaciones del valor de mercado de los bienes (el registro sería correcto en aplicación de la norma de registro contable adecuado). Además, lo habitual es que en los estados contables no queden reflejadas muchas partidas «generadoras de valor» , como el valor de los recursos humanos o del trabajo de las personas voluntarias que conforman su base social.

Por todas estas razones, es necesario tomar con suficiente prudencia y perspectiva las conclusiones puramente numéricas del análisis de los estados financieros.