Les associacions han de comptar amb una junta directiva formada, com a mínim, per tres membres. La presidència i la secretaria són dos càrrecs obligatoris. Tal com estableix la Llei 4/2008, “la durada del càrrec de membre de l’òrgan de govern no pot excedir els cinc anys, sens perjudici del dret a la reelecció si no l’exclouen els estatuts”.
De vegades, però, es poden produir canvis a la junta, ja sigui per la substitució de membres o per noves incorporacions.
Qui pot formar part de la junta?
Per formar part de la junta directiva d’una associació cal ser persona sòcia, major d’edat i no tenir cap inhabilitació d’acord amb la legislació concursal, en el cas de les entitats que desenvolupen una activitat econòmica.
Les persones associades escullen els membres de la junta mitjançant una votació en assemblea o a través del procediment electoral que estableixin els estatuts de l’associació.
Els membres d’aquest òrgan de govern han d’assistir a les reunions, informar-se sobre l’activitat de l’associació i participar en la presa de decisions. A més, la junta s’encarrega de custodiar i actualitzar els llibres de l’entitat, com ara el llibre d’actes, el llibre de persones sòcies o els llibres de comptabilitat, i ha de preservar la confidencialitat de la informació de l’associació.
Quin és el primer pas per incorporar-hi noves persones?
La junta directiva pot incorporar noves persones a l’òrgan de govern per cobrir les vacants. En aquest cas, pot nomenar persones substitutes, que poden ocupar el càrrec fins a la següent assemblea general o fins a l’elecció de nous càrrecs, segons el que estableixin els estatuts.
Perquè la incorporació sigui definitiva, l’assemblea general, ordinària o extraordinària, segons estableixin els estatuts, ha de ratificar el nomenament mitjançant la votació corresponent. Un cop ratificada la incorporació, les persones designades han d’acceptar el càrrec per al qual han estat escollides mitjançant la signatura de l’acta de l’assemblea.
Cal modificar els estatuts de l’associació?
Els estatuts de cada entitat determinen la composició de la junta directiva. Tal com indica la Llei 4/2008, han de regular “les regles sobre l’organització i el funcionament de l’òrgan de govern que estableixin el règim de convocatòria i constitució, la composició, la manera de designar-ne, destituir-ne i renovar-ne els membres, i la durada del mandat d’aquests”.
Si la incorporació comporta un canvi en la composició de la junta o en els càrrecs establerts als estatuts, cal modificar els estatuts i aprovar la modificació en assemblea general.
En tots els casos, s’ha de presentar al Registre d’Associacions un certificat conforme amb l’acta de l’assemblea en què consti la nova composició de la junta directiva. Aquest document ha d’estar signat per les persones que ocupen la presidència i la secretaria, tant entrants com sortints.
Com fer un bon traspàs a les noves incorporacions?
El traspàs de les competències a les persones que s’incorporen a l’òrgan de govern dependrà del càrrec i de la mateixa organització de l’associació.
Totes les persones que formen part de la junta comparteixen unes responsabilitats i uns deures envers l’entitat. Per aquest motiu, han de conèixer la seva situació en tots els àmbits: les actes de les reunions de la junta i de les assemblees, el llibre de persones sòcies, els llibres de comptabilitat i l’estat dels comptes, entre altres qüestions.
Segons el càrrec que assumeixi cada membre, tindrà unes responsabilitats més específiques, fet que requerirà prestar més atenció a determinats aspectes i documents.
Si una persona assumeix la tresoreria, és important traspassar-li tota la documentació relativa a la comptabilitat de l’entitat o facilitar-li el contacte amb la gestoria que s’encarrega dels comptes.
En cas que el nou càrrec sigui una vocalia, és oportú posar especial èmfasi en el traspàs del llibre d’actes perquè la persona es pugui posar al dia de l’activitat de l’entitat.
Quan les noves incorporacions assumeixen la presidència o la secretaria, a més del llibre d’actes, cal traspassar amb especial atenció el llibre de persones sòcies, el llibre de voluntariat i tota la documentació amb què treballa la junta.
Per fer un bon traspàs també és important deixar tota la documentació actualitzada i ordenada, així com les actes degudament signades. El procés s’ha de dur a terme correctament per facilitar la gestió i contribuir al bon funcionament de l’entitat.
