Presentar las cuentas anuales frente a la asamblea general es una de las tareas esenciales de la gestión económica de una asociación. Este proceso permite cumplir las obligaciones previstas por la normativa y los estatutos y, al mismo tiempo, informar a las personas socias sobre la situación económica de la organización y la gestión desarrollada por la junta directiva.
El libro tercero del Código civil de Cataluña , relativo a las personas jurídicas, atribuye al órgano de gobierno la responsabilidad de elaborar el presupuesto y las cuentas anuales. Posteriormente, esta documentación debe presentarse a la asamblea general para que la someta a aprobación, si procede.
Para que la rendición de cuentas sea útil y no se convierta sólo en un trámite, es importante preparar previamente la información económica , presentarla con un lenguaje accesible y reservar espacios para que las personas socias puedan plantear preguntas.
A continuación se explican los principales aspectos que una asociación debe tener presentes a la hora de preparar, presentar y aprobar las cuentas anuales.
¿De quién es la responsabilidad de preparar las cuentas?
La responsabilidad de elaborar el presupuesto y las cuentas anuales corresponde a la junta directiva , como órgano de gobierno de la asociación. También es la encargada de llevar esta documentación ante la asamblea general para su aprobación. Esta obligación está recogida en el artículo 322-15 del libro tercero del Código civil de Cataluña.
En la práctica, es habitual que la persona que asume las funciones de tesorería desempeñe un papel especialmente relevante en la preparación de la documentación económica y en su presentación durante la asamblea. Sin embargo, las funciones concretas dependerán de lo que establezcan los estatutos de cada asociación.
Esto no implica que el resto de miembros de la junta directiva queden al margen de las cuentas. El órgano de gobierno debe ejercer sus funciones con diligencia, conocer la situación de la asociación y garantizar el cumplimiento de los correspondientes deberes contables .
Por este motivo, antes de celebrar la asamblea es conveniente que toda la junta conozca los datos que se van a exponer y esté en disposición de explicarlos y de atender las preguntas de las personas socias.
La preparación conjunta contribuye a convertir la aprobación de las cuentas en un verdadero ejercicio de transparencia y rendición de cuentas .
¿Qué papel tiene la asamblea general en la aprobación?
La asamblea general , integrada por todas las personas asociadas, es el órgano que debe pronunciarse sobre la gestión de la junta directiva, el presupuesto y las cuentas anuales. De acuerdo con el Código civil de Cataluña, debe reunirse de forma ordinaria al menos una vez al año para tratar estas cuestiones.
Para favorecer una decisión informada, es recomendable tener preparada la documentación económica con antelación suficiente y facilitar su consulta según lo que dispongan la normativa aplicable y los estatutos.
Precisamente, los estatutos de la asociación son un documento a revisar antes de convocar la reunión. Pueden regular cuestiones como el procedimiento de convocatoria, el derecho de información de las personas socias, el funcionamiento de la asamblea o las mayorías necesarias para adoptar acuerdos.
Durante la sesión, la junta directiva debe presentar los datos económicos de forma comprensible y resolver las dudas que se planteen antes de pasar a la votación.
Una vez hecha, tanto el resultado de la votación como el acuerdo de aprobación de las cuentas deben constar en el acta de la asamblea. Así queda documentada la decisión adoptada por las personas socias.
¿Cuál es el plazo para aprobar las cuentas?
Las cuentas de la asociación deben aprobarse cada año , normalmente en el marco de la asamblea general ordinaria.
Según el artículo 322-15 del Código civil de Cataluña, la junta directiva debe elaborar las cuentas anuales y presentarlas a la asamblea general dentro del plazo fijado por los estatutos . Este plazo no podrá ser superior a los seis meses posteriores a la fecha de cierre del ejercicio.
Así, cuando el ejercicio económico coincida con el año natural y se cierra el 31 de diciembre, la aprobación debe producirse, como máximo, durante los seis meses siguientes. Si los estatutos establecen un período inferior, es éste el que debe cumplirse.
Hay que tener en cuenta que el ejercicio económico no debe coincidir necesariamente con el año natural. Hay asociaciones que lo adaptan al funcionamiento de su actividad, como puede ocurrir en organizaciones vinculadas al curso escolar o temporadas deportivas.
Antes de programar la asamblea, por tanto, conviene comprobar en los estatutos cuándo finaliza el ejercicio económico y qué plazo hay para aprobar las cuentas . Organizar con tiempo el cierre de la contabilidad, la revisión por parte de la junta y la convocatoria permite completar el proceso dentro del plazo correspondiente.
¿Qué datos económicos deben llevarse a la asamblea?
La documentación a presentar está condicionada por las obligaciones contables aplicables a cada asociación . La normativa catalana establece que las entidades deben llevar una contabilidad ordenada, diligente y adecuada a su actividad, de forma que sea posible seguir cronológicamente sus operaciones y elaborar las cuentas cuando sea necesario.
En algunos casos, las asociaciones pueden acogerse a una contabilidad simplificada , siempre que cumplan los requisitos legalmente previstos. Por tanto, las obligaciones contables no son necesariamente idénticas para todas las entidades del tercer sector asociativo.
Cuando la asociación tenga que elaborar cuentas anuales, éstas deben permitir conocer su situación económica y patrimonial . A la hora de presentarlos en la asamblea, dos de los documentos que pueden ayudar a explicar esta realidad son la cuenta de resultados y el balance de situación.
La cuenta de resultados recoge los ingresos y gastos correspondientes al ejercicio y permite observar si se ha producido un excedente o déficit. El balance de situación, por su parte, muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la asociación en una fecha determinada.
Aparte de la información que sea obligatorio presentar, también resulta útil poner los resultados en relación con el presupuesto aprobado . Explicar las desviaciones más relevantes ayuda a las personas socias a entender qué ha ocurrido durante el ejercicio y cómo se han administrado los recursos disponibles.
¿Cómo hacer más comprensible la información económica?
No todas las personas que forman parte de una asociación tienen conocimientos de contabilidad o gestión económica . Por eso, una presentación útil no debería limitarse a proyectar documentos contables o enumerar cifras sin contextualizarlas.
Una opción es empezar exponiendo de dónde provienen los ingresos de la entidad . Pueden diferenciarse, por ejemplo, las cuotas de las personas socias, las subvenciones, las donaciones, los ingresos vinculados a actividades y el resto de fuentes de financiación de que disponga la asociación.
Después se pueden presentar los principales gastos y explicar cómo se relacionan con los proyectos, actividades o funcionamiento habitual de la organización. Las diferencias más significativas respecto del presupuesto aprobado o del ejercicio anterior también pueden destacarse y contextualizarse.
Los gráficos y tablas sencillas pueden facilitar la lectura de los datos y mostrar visualmente la distribución de los ingresos y los gastos. Sin embargo, estos recursos complementan la información económica y no sustituyen la documentación que legalmente deba presentarse.
Antes de votar las cuentas, también es necesario dejar tiempo para que las personas socias puedan hacer preguntas y solicitar aclaraciones . Presentar la información de forma clara facilita la participación y contribuye a reforzar la transparencia en la gestión de la asociación.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.