Este código será necesario para poder realizar trámites como abrir una cuenta bancaria, contratar proveedores o personas, pedir subvenciones o emitir o recibir facturas, entre otros.
Aunque, aparentemente, parece una gestión sencilla de realizar, la complejidad que comporta llenar el modelo mediante el cual se solicita, el de declaración censal (036), hace que muchas entidades tengan dudas de qué información se debe indicar. En este recurso se muestra el procedimiento paso a paso . Si necesitas ayuda o tienes dudas nuestro equipo económico te puede ayudar.
¿Qué es el NIF?
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es el código que la Agencia Tributaria asigna a todas las personas jurídicas que así lo soliciten y sirva como identificación en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria.
En caso de que una entidad no lo solicite, Hacienda podría proceder de oficio a darla de alta en el Censo de obligados tributarios y asignarle el NIF que corresponda. Cabe remarcar que el pedir este número no implica que haya que empezar a presentar declaraciones trimestrales.
El NIF tiene la siguiente estructura:
- Una letra que informa sobre la forma jurídica de la entidad. En el caso de las organizaciones no lucrativas, la letra identificadora que corresponde es la G.
- Un número aleatorio de siete dígitos.
- Un carácter de control, que puede ser otro número o una letra.
Las entidades deberán incluir el NIF en todas las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones o escritos que presenten ante la Administración Tributaria, y en los documentos con trascendencia tributaria que expidan a consecuencia de su actividad (por ejemplo, facturas). También tendrán que incluirlo en las operaciones con entidades de crédito (los bancos).
Para que la organización pueda acreditar su NIF, la Agencia tributaria le proporcionará en un máximo de 10 días una tarjeta con el número y sus datos fiscales, y con unos códigos de verificación que permitan acreditar su autenticidad en la página web de la Agencia Tributaria.
¿Qué es la declaración censal (modelo 036) y cómo acceder a ella?
El modelo 036 o declaración censal es el modelo que hay que utilizar para comunicar a la Administración tributaria cualquier alta, baja o modificación en la situación de la entidad que tenga trascendencia en el ámbito tributario y/o fiscal.
Por ejemplo, habría que presentarlo para pedir el NIF, para comunicar altas o bajas en actividades o en el IVA, cuando se empiezan a pagar retribuciones a terceras personas, si cambian las representantes legales de la entidad o si se cambia de domicilio.
Los datos que se comuniquen mediante este modelo pasarán a formar parte de la información de la organización que figura en el Censo de obligados tributarios de la Agencia Tributaria.
¿Qué información debe indicarse en la página 1?
En la página 1 se indica la causa o causas que motivan la presentación del modelo 036. Para solicitar por primera vez del NIF, deberá cumplimentarse:
- Casilla 102: se indicará el nombre de la nueva entidad, tal y como figura en sus estatutos como denominación social.
- Casilla 110: simplemente debe seleccionarse.
En el apartado B (modificaciones) no será necesario marcar ninguna casilla.
Por último, es necesario rellenar también el lugar, fecha y nombre de la persona que sea representante legal de la entidad (normalmente, el o la presidenta).
¿Qué información debe indicarse en la página 2b?
En la página 2B, habrá que indicar los datos de la entidad en las siguientes casillas:
- Casilla B1: es necesario marcarla, ya que indica el hecho de ser personas jurídicas y entidades residentes en España.
- Casilla B3: se debe seleccionar ‘España’.
- Casilla B4: debe dejarse en blanco.
- Casilla B5: se indicará la denominación social completa, tal y como figura en los estatutos.
- Casilla B6: en caso de que la organización tenga anagrama (símbolo o emblema constituido por letras) debe indicarse.
- Casilla B8: es necesario indicar el acuerdo de voluntades. Si no se aporta copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución, debe aportarse como mínimo copia de un documento de acuerdo de voluntad de la constitución de la entidad (será necesario poner la fecha del documento).
- Casilla B9: si existe fecha de constitución, es necesario indicarla y debe aportarse la escritura pública o documento fehaciente de constitución (por ejemplo, la inscripción de la entidad en el correspondiente registro), también se indicará la fecha del documento.
- Casilla B10: se pondrá la fecha de inscripción definitiva de la entidad en el registro correspondiente, si se dispone.
- Casillas de la B11 a la B28: indicar el domicilio fiscal en España.
- Casillas B30 y B39: se debe rellenar con la información relativa a la referencia catastral del inmueble donde la entidad fije su domicilio.
- Casillas de la B31 a la B40: para entidades no residentes se pondrá el domicilio fiscal en el Estado de residencia o de constitución en el extranjero.
- Casillas de la B71 a la B88: se cumplimentará el domicilio social de la organización con los mismos datos que el domicilio fiscal.
- Casilla 65: se debe marcar ‘Sí’, ya que indica personalidad jurídica.
- Casillas 68 y 69: es necesario marcar las dos, para indicar la forma jurídica. Las más habituales en las entidades no lucrativas son las siguientes:
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Asociación LO 1/2002 (las que tengan ámbito estatal) |
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Fundación |
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Organización empresarial |
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Otras asociaciones (para las entidades de ámbito autonómico catalán) |
¿Qué información debe indicarse en la página 3?
En la página 3 es necesario indicar los datos de las personas representantes de la organización. Habrá que rellenar las siguientes casillas:
- Casilla 300: es necesario marcarla, ya que indica el alta de la persona representante.
- Casilla 303: se indicará la fecha de alta de la de constitución de la entidad.
- Casillas 304 a 328: deben cumplimentarse con los datos personales de la presidenta de la organización.
- Casilla 330: se indicará que la causa de la representación es legal.
- Casilla 331: se debe seleccionar la clave que indica la causa de la representación, en este caso 02 (personas jurídicas residentes o constituidas en España).
- Casilla 333: marcar si la representación es individual (08), mancomunada (09) o solidaria (10), en función de cómo se haya determinado en los estatutos de la organización.
- Casilla 334: se debe indicar la clave correspondiente al título o documento donde consta la representación, que normalmente será la de documento público (cuando exista una escritura), la inscripción en el registro correspondiente o el documento privado (con o sin firma legitimada notarialmente).
Si hubiera más de una persona representante, se repetiría el procedimiento en las casillas de la 350 a la 384.
¿Qué información debe indicarse en la página 8?
Finalmente, en la página 8 habrá que rellenar los datos de las personas socias fundadoras:
- Casilla 802: se debe marcar para dar de alta.
- Casilla 805: es necesario establecer la fecha del alta.
- Casillas de la 800 a la 858: rellenar los datos personales de las primeras personas socias.
- Casilla 818: se debe especificar el porcentaje de participación en la entidad. Dado que en una entidad no lucrativa no tiene demasiado sentido la participación, se suele dividir el 100% entre las diferentes personas socias fundadoras, para dejarlas a por todas con la misma cuota de participación.
Habrá que repetir esta operación tantas veces como personas socias fundadoras haya.
Generación del modelo, presentación y documentación adicional
Cuando ya se tengan todos los datos cumplimentados, es necesario validar el modelo, clicando la casilla ‘Validar‘.
Si hay algún dato que falte o que la Agencia Tributaria considere incongruente, saldrá un mensaje indicando qué casillas causan conflicto y habrá que corregirlos.
Cuando ya no salga ningún mensaje de error, al validar de nuevo la página se conectará con el servidor de Hacienda. Habrá que clicar la tecla ‘Enviar’, y se generará un documento PDF con todos los datos, que será necesario firmar y llevar a la oficina de la Agencia Tributaria que corresponda a la entidad por domicilio. Este documento tiene un plazo máximo de validez de un mes.
Habrá que acompañar la presentación con los siguientes documentos:
- Original y fotocopia del acta fundacional, en documento público o privado, que incluirá el acuerdo de constitución y los estatutos de la entidad.
- Certificado de la presentación o inscripción de estos documentos en el registro correspondiente.
- Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, que debe ser representante de la asociación (normalmente, el o la presidenta).
- Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (no será necesario si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos).
Si la entidad todavía no tiene la inscripción definitiva, se le otorgará un NIF provisional, que deberá cambiarse por el definitivo (con el mismo número) cuando sea firme la inscripción en el registro correspondiente.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.