¿Quién puede formar parte de la junta?
Para formar parte de la junta directiva de una asociación es necesario ser persona socia , mayor de edad y no tener ninguna inhabilitación de acuerdo con la legislación concursal , en el caso de las entidades que desarrollan una actividad económica.
Las personas asociadas escogen a los miembros de la junta mediante una votación en asamblea oa través del procedimiento electoral que establezcan los estatutos de la asociación.
Los miembros de este órgano de gobierno deben asistir a las reuniones, informarse sobre la actividad de la asociación y participar en la toma de decisiones . Además, la junta se encarga de custodiar y actualizar los libros de la entidad , como el libro de actas, el libro de personas socias o los libros de contabilidad, y debe preservar la confidencialidad de la información de la asociación.
¿Cuál es el primer paso para incorporar a nuevas personas?
La junta directiva puede incorporar nuevas personas al órgano de gobierno para cubrir las vacantes . En este caso, puede nombrar a personas sustitutas , que pueden ocupar el cargo hasta la siguiente asamblea general o hasta la elección de nuevos cargos, según lo que establezcan los estatutos.
Para que la incorporación sea definitiva, la asamblea general , ordinaria o extraordinaria, según establezcan los estatutos, debe ratificar el nombramiento mediante la votación correspondiente. Una vez ratificada la incorporación, las personas designadas deben aceptar el cargo para el que han sido escogidas mediante la firma del acta de la asamblea.
¿Es necesario modificar los estatutos de la asociación?
Los estatutos de cada entidad determinan la composición de la junta directiva . Tal como indica la Ley 4/2008, deben regular “las reglas sobre la organización y el funcionamiento del órgano de gobierno que establezcan el régimen de convocatoria y constitución, la composición, la forma de designar, destituir y renovar a sus miembros, y la duración del mandato de éstos”.
Si la incorporación comporta un cambio en la composición de la junta o en los cargos establecidos en los estatutos, es necesario modificar los estatutos y aprobar la modificación en asamblea general .
En todos los casos, debe presentarse en el Registro de Asociaciones un certificado conforme con el acta de la asamblea en el que conste la nueva composición de la junta directiva. Este documento debe estar firmado por las personas que ocupan la presidencia y la secretaría, tanto entrantes como salientes.
¿Cómo realizar un buen traspaso a las nuevas incorporaciones?
El traspaso de las competencias a las personas que se incorporen al órgano de gobierno dependerá del cargo y de la propia organización de la asociación.
Todas las personas que forman parte de la junta comparten unas responsabilidades y deberes hacia la entidad. Por este motivo, deben conocer su situación en todos los ámbitos: las actas de las reuniones de la junta y de las asambleas, el libro de personas socias, los libros de contabilidad y el estado de las cuentas, entre otras cuestiones.
Según el cargo que asuma cada miembro, tendrá unas responsabilidades más específicas, lo que requerirá prestar mayor atención a determinados aspectos y documentos.
Si una persona asume la tesorería , es importante traspasarle toda la documentación relativa a la contabilidad de la entidad o facilitarle el contacto con la gestoría que se encarga de las cuentas.
En caso de que el nuevo cargo sea una vocalía , es oportuno poner especial énfasis en el traspaso del libro de actas para que la persona se pueda poner al día de la actividad de la entidad.
Cuando las nuevas incorporaciones asumen la presidencia o la secretaría , además del libro de actas, es necesario traspasar con especial atención el libro de personas socias, el libro de voluntariado y toda la documentación con la que trabaja la junta.
Para realizar un buen traspaso también es importante dejar toda la documentación actualizada y ordenada, así como las actas debidamente firmadas. El proceso debe llevarse a cabo correctamente para facilitar la gestión y contribuir al buen funcionamiento de la entidad .
