Ser una asociación o una fundación no determina, por sí solo, si una entidad debe adaptar su sistema de facturación. Hay que tener en cuenta el tipo de ingreso, la obligación de emitir factura y la manera en que esta se genera. En caso de dudas puedes contactar con nuestro servicio económico.
La aplicación del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos de los sistemas y programas informáticos utilizados en los procesos de facturación, también puede afectar a las entidades sin ánimo de lucro.
Ahora bien, no todas las operaciones de una asociación o fundación reciben el mismo tratamiento. Para saber si se aplica la normativa, hay que revisar cada tipo de operación y valorar tres cuestiones: cómo tributa en el impuesto sobre sociedades, si existe la obligación de emitir factura y qué sistema se utiliza para elaborarla.
¿SIF y Veri*Factu son lo mismo?
Un dels primers aspectes que cal aclarir és la diferència entre sistema informàtic de facturació (SIF) i Veri*Factu. No són dues obligacions diferents, però tampoc són exactament el mateix concepte.
El SIF es el sistema informático utilizado para dar soporte a los procesos de facturación y que queda sometido a los requisitos del Real Decreto 1007/2023 cuando se encuentra dentro de su ámbito de aplicación. Veri*Factu es una de las modalidades previstas para cumplir estos requisitos y se caracteriza por la remisión de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Per tant, quan una entitat està obligada a utilitzar un sistema adaptat al reglament, pot fer servir un SIF en modalitat Veri*Factu, amb la corresponent remissió dels registres a l’AEAT, o un sistema que no faci aquesta remissió automàtica i que compleixi les exigències de conservació, seguretat, traçabilitat i la resta de garanties establertes per la normativa.
Aquesta distinció és important perquè parlar genèricament de l’“obligació de Veri*Factu” pot portar a pensar que totes les entitats afectades estan obligades a enviar automàticament els seus registres de facturació a l’AEAT.
Primer paso: comprobar la situación en el impuesto sobre sociedades
El fet de ser una entitat sense ànim de lucre no comporta automàticament quedar exclosa dels requisits dels sistemes informàtics de facturació. Per determinar-ne l’aplicació, un dels primers elements que cal revisar és la situació de l’organització respecte de l’impost sobre societats.
L’article 3 del Reial decret 1007/2023 estableix que, en el cas de les entitats parcialment exemptes incloses als apartats 2, 3 i 4 de l’article 9 de la Llei 27/2014, de l’impost sobre societats, el reglament s’aplica exclusivament a les operacions que generin rendes subjectes i no exemptes d’aquest impost.
Això obliga a diferenciar les operacions que desenvolupa cada entitat. Si una operació genera una renda exempta de l’impost sobre societats, queda fora de l’àmbit d’aplicació del reglament per aquest criteri. Si, en canvi, genera una renda subjecta i no exempta, cal continuar analitzant la resta de requisits.
A la pràctica, les úniques operacions de venda que estan exemptes de tributació en societats per a aquest tipus d’entitats són les que realitzen les associacions declarades d’utilitat pública i les fundacions que estan al règim fiscal de la Llei 49/2002.
Per a la resta d’entitats no lucratives, en principi només s’aplicaria a les possibles factures per quotes de persones sòcies.
Segon pas: determinar si cal expedir factura
Que una operació generi una renda subjecta i no exempta de l’impost sobre societats no significa que automàticament s’hi hagin d’aplicar els requisits dels sistemes informàtics de facturació. El següent pas és comprovar si existeix l’obligació d’expedir factura.
Per fer aquesta valoració cal tenir en compte el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, que aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. En aquesta norma s’estableix que hi ha algunes operacions de venda per les quals no s’està obligat a generar una factura per documentar-les. Entre elles, les relatives a les quotes socials i també a les dels serveis que habitualment presten les entitats no lucratives: pels serveis assistencials, els esportius i els culturals.
Quan una operació està exceptuada de l’obligació de facturar i l’entitat no emet cap factura, documentant la operació amb l’expedició d’un rebut, aquesta operació queda fora de l’àmbit objectiu dels requisits dels sistemes informàtics de facturació. Però cal tenir en compte que en ocasions, per aquest tipus d’operacions, si que existeix l’obligació d’expedir-la. Seria el cas si el destinatari actua com a empresari o és una persona jurídica, o bé si actuant com a particular, demana expressament que se li faci factura. En aquesta situació, caldria continuar amb l’anàlisi.
També s’ha de tenir present un altre supòsit: si no hi ha obligació de facturar, però l’entitat decideix emetre voluntàriament una factura mitjançant un sistema informàtic, aquesta facturació haurà de complir els requisits corresponents.
Per tant, no n’hi ha prou amb analitzar la fiscalitat general de l’entitat. Cal revisar operació per operació si existeix obligació o la voluntat de documentar-la mitjançant una factura.
Tercer paso: revisar cómo se elaboran las facturas
L’últim element que cal analitzar és quin mitjà s’utilitza per expedir la factura. El Reial decret 1007/2023 no estableix, per si mateix, l’obligació d’utilitzar un programa informàtic per facturar, sinó que regula els requisits que han de complir aquests sistemes quan s’utilitzen per donar suport al procés de facturació.
Així, quan una entitat expedeix les factures mitjançant un programa, una aplicació, un mòdul de gestió o un altre sistema informàtic de facturació, aquest haurà de complir els requisits del reglament si es tracta d’operacions incloses en el seu àmbit d’aplicació.
En canvi, si la factura es confecciona realment sense utilitzar un sistema informàtic de facturació, el reglament no s’aplica pel simple fet d’haver expedit aquella factura.
També és important tenir en compte les entitats que externalitzen la gestió administrativa. El fet que sigui una assessoria o una tercera part qui confeccioni materialment la factura no trasllada l’obligació a aquesta organització: l’obligada a expedir-la continua sent l’entitat que ha dut a terme l’operació.
Per això, les organitzacions que treballen amb una gestoria també haurien de comprovar quin sistema s’està utilitzant per emetre les seves factures i si aquest compleix els requisits que els siguin aplicables.
Hay que analizar cada operación de la entidad
En conclusió, l’aplicació de la normativa s’ha de valorar operació per operació. Una mateixa associació o fundació pot tenir ingressos que quedin fora del reglament i, alhora, desenvolupar activitats que sí que hi estiguin subjectes.
Per posar un exemple, una quota associativa que no respongui a un servei individualitzat pot constituir una renda exempta segons el règim fiscal aplicable i, habitualment, no generar una factura. En aquest cas, pot quedar fora de l’aplicació dels requisits dels sistemes informàtics de facturació.
La situació pot ser diferent quan l’entitat obté ingressos procedents de vendes, lloguers, prestacions de serveis, patrocinis o altres activitats econòmiques. Si aquestes operacions generen rendes subjectes i no exemptes de l’impost sobre societats, comporten l’obligació d’expedir factura i aquesta s’elabora mitjançant un sistema informàtic, caldrà aplicar els requisits corresponents.
Per tant, no és adequat determinar si una entitat està afectada només a partir de la seva forma jurídica. Cal revisar conjuntament el tractament de la renda en l’impost sobre societats, l’obligació de facturar i el sistema emprat per fer-ho.
Cuando resulte obligada, la entidad podrá utilizar la solución de facturación pública que proporciona la Agencia Tributaria, o bien un sistema en modalidad Veri*Factu, con remisión de los registros a la AEAT, o bien un SIF sin esta remisión automática que cumpla el resto de exigencias establecidas reglamentariamente.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.
