Documentación obligatoria para gestionar el voluntariado en las entidades

Se considera una entidad de voluntariado aquella organización privada sin ánimo de lucro que lleva a cabo actividades de interés general en Cataluña con la participación de personas voluntarias dentro de un programa de voluntariado .

Hay que tener en cuenta que en una misma entidad pueden convivir personas socias y personas voluntarias . La ley no se aplica a las personas socias que participan en la actividad asociativa ni tampoco al voluntariado puntual. Sólo afecta a las personas voluntarias que desarrollan una acción voluntaria en un programa de voluntariado.

Las entidades de voluntariado están obligadas a tener una serie de documentos:

• Programa de voluntariado: acuerdo de la Junta directiva de la organización donde se indica la voluntad de realizar actividades con personas voluntarias. En el mismo debe definirse en qué proyectos o acciones se integra esta acción voluntaria.
• Plan de voluntariado: este documento recoge la organización del voluntariado dentro de la entidad, desde su incorporación hasta su descuelgue, garantizando sus derechos y deberes y la correcta gestión del mismo.
• Plan de formación: es el documento estratégico que recoge el conjunto de acciones formativas diseñadas para capacitar, desarrollar y actualizar las competencias de las personas voluntarias dentro de la entidad.
• Hoja de compromiso: documento que regula la relación de las personas voluntarias con la organización durante su colaboración.
• Registro de personas voluntarias: es una herramienta de recogida de datos de todas las personas voluntarias de la entidad a fin de tenerlos identificados y facilitar su gestión.

Además de la documentación antes mencionada que deben tener las entidades de voluntariado, también deben cumplir con otras cuestiones:

• Asegurar a las personas voluntarias : la ley establece la obligatoriedad de asegurar a las personas voluntarias en relación con los riesgos derivados de la actividad que se realiza con la entidad. Asimismo, también es necesario un seguro de responsabilidad civil de la propia acción voluntaria.
• Acciones puntuales con personas voluntarias : cuando se trata de acciones puntuales no se aplica la Ley 25/2015 y, por tanto, no es necesario que firmen una hoja de compromiso.
• Figura de la persona coordinadora de voluntariado : las entidades están obligadas a tener a esta persona para planificar y gestionar el voluntariado o coordinar las tareas de las personas voluntarias.
• Gastos de las personas voluntarias : se pueden compensar los gastos de las personas voluntarias cuando así se haya acordado previamente entre ambas partes y debe aparecer por escrito en la hoja de compromiso.