Documentació obligatòria per gestionar el voluntariat a les entitats

Es considera una entitat de voluntariat aquella organització privada sense ànim de lucre que duu a terme activitats d’interès general a Catalunya amb la participació de persones voluntàries dins d’un programa de voluntariat.

Cal tenir en compte que en una mateixa entitat poden conviure persones sòcies i persones voluntàries. La llei no s’aplica a les persones sòcies que participen en l’activitat associativa ni tampoc al voluntariat puntual. Només afecta les persones voluntàries que desenvolupen una acció voluntària dins d’un programa de voluntariat.

Les entitats de voluntariat estan obligades a tenir un seguit de documents:

• Programa de voluntariat: acord de la Junta directiva de l’organització on s’indica la voluntat de fer activitats amb persones voluntàries. En el mateix s’ha de definir en quins projectes o accions s’integra aquesta acció voluntària.
• Pla de voluntariat: aquest document recull la organització del voluntariat dins de l’entitat, des de la seva incorporació fins la seva desvinculació, garantint els seus drets i deures i la correcta gestió del mateix.
• Pla de formació: és el document estratègic que recull el conjunt d’accions formatives dissenyades per capacitar, desenvolupar i actualitzar les competències de les persones voluntàries dins de l’entitat.
• Full de compromís: document que regula la relació de les persones voluntàries amb l’organització durant la col·laboració.
• Registre de persones voluntàries: és una eina de recollida de dades de totes les persones voluntàries de l’entitat a fi de tenir-les identificades i facilitar-ne la seva gestió.

A més de la documentació abans esmentada que han de tenir les entitats de voluntariat, també han de complir amb altres qüestions:

• Assegurar les persones voluntàries: la llei estableix l’obligatorietat d’assegurar les persones voluntàries en relació amb els riscos derivats de l’activitat que es realitza amb l’entitat. Així mateix, també cal una assegurança de responsabilitat civil de la pròpia acció voluntària.
• Accions puntuals amb persones voluntàries: quan es tracta d’accions puntuals no s’aplica la Llei 25/2015 i, per tant, no cal que signin un full de compromís.
• Figura de la persona coordinadora de voluntariat: les entitats estan obligades a tenir aquesta persona per planificar i gestionar el voluntariat o coordinar les tasques de les persones voluntàries.
• Despeses de les persones voluntàries: es poden compensar les despeses de les persones voluntàries quan així s’hagi acordat prèviament entre ambdues parts i ha d’aparèixer per escrit al full de compromís.