Las obligaciones de rendición de cuentas varían en función de la forma jurídica, el ámbito de actuación y la situación registral de cada entidad, especialmente en el caso de fundaciones y asociaciones declaradas de utilidad pública. En caso de dudas puedes contactar con nuestro servicio económico .
La rendición de cuentas es una de las principales obligaciones de transparencia de las entidades no lucrativas. Aunque todas deben presentar la información económica ante su base social, no siempre están obligadas a hacerlo ante la administración pública.
Este recurso repasa qué entidades deben rendir cuentas , qué documentos deben presentar y qué plazos y procedimientos deben seguirse según su ámbito de actuación.
¿Qué entidades están obligadas a rendir cuentas?
Para saber si una entidad no lucrativa está obligada a rendir cuentas ante la administración, es necesario tener en cuenta principalmente dos factores:
- ¿Cuál es su forma jurídica.
- ¿Cuál es su ámbito de actuación o, dicho de otra forma, cuál es su lugar de inscripción.
En términos generales, las entidades del tercer sector adoptan mayoritariamente la forma de asociación o fundación , y las obligaciones varían según esta clasificación.
Las fundaciones y asociaciones que tienen su ámbito de actuación en Cataluña , y que están inscritas en sus respectivos registros de esta comunidad autónoma, están reguladas por la Ley 4/2008, de 24 de abril , del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas. Esta norma establece que las fundaciones están siempre obligadas a rendir cuentas, y las asociaciones sólo en caso de que tengan la condición de Declarada de utilidad pública (DUP) .
Sin embargo, las asociaciones que no disponen de la DUP pero reciben financiación pública de forma recurrente deben elaborar las cuentas anuales, aunque no siempre estén obligadas a presentarlas formalmente en el registro.
Las fundaciones y asociaciones estatales están reguladas por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo , reguladora del derecho de asociación, y la Ley 50/2002, de 26 de diciembre , de Fundaciones, respectivamente. Las asociaciones estatales están obligadas a rendir cuentas sólo en caso de tener la condición de DUP y las fundaciones estatales lo están en todos los casos.
Documentos que componen las cuentas anuales
Las cuentas anuales son el conjunto de documentos que reflejan la situación económico-financiera de una entidad, así como el resultado de su actividad durante un ejercicio.
Con carácter general, estos documentos incluyen:
- Balance de situación.
- Cuenta de resultados (también llamada de pérdidas y ganancias o explotación).
- Estado de cambios en el patrimonio neto (en ocasiones, este estado se integra dentro de la cuenta de resultados o de la memoria económica).
- Estados de flujos de efectivo (sólo para las mayores entidades, que deban presentar CCAA con el modelo llamado normal).
- Memoria económica.
- Memoria de actividades (únicamente para las asociaciones con DUP).
El contenido y formato de estos documentos dependen del plan general de contabilidad aplicable , que varía según el ámbito territorial y la dimensión de la entidad (volumen de ingresos, activos y número de personas trabajadoras).
Según sea el ámbito de actuación de la entidad, los posibles PGC son:
- El Decreto 259/2008 , para las entidades de ámbito catalán.
- El Decreto 1491/2011 , para las entidades estatales y de Comunidades autónomas que no tengan legislación propia.
Rendición de cuentas en las asociaciones DUP de ámbito estatal
Las asociaciones DUP de ámbito estatal rinden cuentas al Registro de Asociaciones del Ministerio del Interior .
El plazo de presentación es de seis meses desde el cierre del ejercicio económico . Si el ejercicio coincide con el año natural, la fecha límite será el 30 de junio del año siguiente .
La presentación se lleva a cabo por medios telemáticos, en la sede electrónica del Ministerio . Habrá que disponer de un certificado o firma digital para poder acceder.
En el formulario, se deben rellenar los datos identificativos de la entidad, y anexar los documentos en un máximo de 5 ficheros, con un tamaño máximo de 2 MB por fichero. El nombre del archivo no puede exceder de 65 caracteres, sin acentos ni la letra «ñ». Si es necesario, se pueden comprimir varios archivos en uno con formato . zip o formato. raro .
Los documentos que deben incluirse son:
- Instancia de rendición de cuentas.
- Certificado del acuerdo de la Asamblea general de socios que contenga la aprobación de los CCAA.
- Cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, memoria económica y, en su caso, Estado de flujos de efectivo).
- Memoria de actividades, con el formato establecido en la Orden INT/1089/2014 .
El trámite no tiene ninguna tasa asociada
El cumplimiento del plazo es especialmente relevante, dado que la falta de presentación de las cuentas puede comportar la revocación de la declaración de utilidad pública .
Rendición de cuentas en las asociaciones DUP de ámbito catalán
Las asociaciones DUP de ámbito catalán rinden cuentas ante la Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña.
El plazo máximo de presentación de las cuentas, al igual que en las Asociaciones DUP estatales, será de 6 meses a partir de la fecha de finalización del ejercicio objeto de rendición.
En este caso, el trámite se realiza de forma presencial, y comporta una tasa asociada de 80,15 € , que deberá abonarse previamente a la presentación.
Los puntos de tramitación son:
- Dirección General de Derecho y de Entidades Jurídicas .
- Departamento de Justicia .
- Servicios Territoriales del Departamento de Justicia en Girona .
- Servicios Territoriales del Departamento de Justicia en Lleida .
- Servicios Territoriales del Departamento de Justicia en Tarragona .
- Servicios Territoriales del Departamento de Justicia en las Terres de l’Ebre .
- Oficina de Atención Ciudadana en Girona .
Los documentos que deben incluirse son:
- Formulario de presentación de las cuentas .
- Certificado del acuerdo de la Asamblea general de socios que contenga la aprobación de los CCAA.
- Cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria económica y, en su caso, Estado de flujos de efectivo), según los modelos existentes en la página del trámite.
- Memoria de actividades, preferentemente con el formato establecido en la Orden INT/1089/2014 (en este punto, la administración autonómica no es tan inflexible como en el caso de las asociaciones DUP estatales, siempre y cuando el contenido de la memoria sea suficientemente explicativo de la actividad realizada, y se incluyan los indicadores necesarios para saber).
El formulario descargado debe rellenarse, añadir la documentación anexa, validar, guardar y firmar, por este orden. A continuación se presentará y, una vez presentado, se generará el documento de pago de la tasa que se puede hacer presencialmente en los cajeros de Servicaixa o por la pasarela de pago de esta entidad, o bien se puede pagar directamente online desde la página del trámite, si se dispone de una tarjeta bancaria.
- Certificado del acuerdo de la Asamblea general de socios que contenga la aprobación de los CCAA.
- Cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria económica y, en su caso, Estado de flujos de efectivo).
- Memoria de actividades, preferentemente con el formato establecido en la Orden INT/1089/2014 (en este punto, la administración autonómica no es tan inflexible como en el caso de las asociaciones DUP estatales, siempre y cuando el contenido de la memoria sea suficientemente explicativo de la actividad realizada, y se incluyan los indicadores necesarios para saber).
Para cumplimentar correctamente el formulario debe disponerse del software Adobe Reader (versión 9.1 o superior) .
Rendición de cuentas en las fundaciones de ámbito estatal
Las fundaciones de ámbito estatal deben presentar sus cuentas anuales ante el Protectorado de Fundaciones estatal , organismo encargado de supervisar su actividad.
El proceso de rendición de cuentas incluye dos fases diferenciadas:
- Confección mediante el formulario electrónico de las cuentas y generación de los documentos a aprobar en reunión del Patronato para su aprobación. Se realizará dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.
- Presentación de las cuentas: debe realizarse en un plazo máximo de diez días hábiles desde su aprobación.
La confección de todos los documentos que componen las cuentas se realiza mediante la “ Aplicación de Cuentas y Planas ”, a la que se accede con credenciales facilitadas previamente por el Protectorado . Es necesario abrir un formulario de alta por cada año, e ir rellenando apartado por apartado. Una vez validada, se genera automáticamente el documento debidamente formulado de las cuentas anuales , la hoja de firmas de los patrones asistentes a la reunión y el certificado de aprobación de las cuentas.
La hoja de firmas debe ser firmada digitalmente por todos y cada uno de los patrones asistentes a la reunión, y las cuentas anuales y el certificado de aprobación debe ser firmado, también digitalmente, por las personas que ocupan los cargos de presidente y de secretario de la entidad. Cuando se tengan las hojas firmadas, en la misma aplicación se realizará una primera presentación de los documentos de las cuentas. Si la entidad está obligada a auditarse, será necesario añadir el informe de auditoría externa.
Una vez hecha la presentación en la aplicación, es necesario completar el trámite presentando también las cuentas en la Sede Electrónica del Ministerio de Cultura, en el Protectorado de Fundaciones .
Las cuentas serán revisadas por el Protectorado, y si no hay enmiendas, la entidad recibirá una notificación conforme se ha completado el depósito. Este trámite no tiene ninguna tasa asociada .
Además de la rendición de cuentas, las fundaciones estatales deben presentar anualmente un plan de actuación, donde se detallan los objetivos y actividades previstas para el ejercicio siguiente, que también debe generarse desde la aplicación de cuentas y planes .
Rendición de cuentas en las fundaciones de ámbito catalán
Las fundaciones inscritas en Cataluña deben presentar sus cuentas anuales ante el Protectorado de Fundaciones de la Generalidad de Cataluña .
El proceso también se divide en dos fases:
- Aprobación de las cuentas : dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio .
- Presentación de las cuentas : dentro de los treinta días siguientes a su aprobación .
La presentación se realiza por vía telemática , mediante el formulario específico que facilita el Protectorado.
En este formulario se deben introducir los datos principales de las cuentas anuales, adjuntando la siguiente documentación:
- memoria económica
- certificado del acuerdo de aprobación de las cuentas por parte del patronato
- informe de auditoría , si procede
- informe sobre el grado de cumplimiento del código de conducta en inversiones , si procede
De forma opcional, se puede adjuntar otra documentación complementaria, como la memoria de actividades.
La firma digital del formulario debe hacerla alguna persona del Patronato o bien un representante autorizado. Esta firma debe coincidir con los datos personales de quien se haya informado como “presentador” dentro del propio formulario.
La tasa, al igual que la de las asociaciones DUP catalanas, es de 80,15€ , y se podrá pagar con el documento que se genera una vez presentado el formulario y bien desde el enlace de pago con tarjeta bancaria al que se puede acceder una vez finalizado el trámite de presentación .
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.