Com redactar un conveni de col·laboració?

Les pautes generals de redacció segueixen una estructura formal amb blocs d’informació estables. Aquest recurs resumeix els elements clau que han de tenir els convenis de col·laboració, molt habituals entre entitats del tercer sector.

Què és un conveni?

Un conveni és un document per mitjà del qual s’estableixen uns acords entre institucions, organismes o persones per dur a terme un objectiu d’interès comú.

De vegades s’utilitzen els termes contracte i conveni com si fossin sinònims, però Optimot matisa que són conceptes lleugerament diferents. L’Administració aplica el terme contracte als contractes administratius com el d’obres, subministraments i gestió de serveis públics, mentre que el terme conveni fa referència als acords de col·laboració amb institucions.

Per què necessitem convenis a les entitats?

Les entitats sense ànim de lucre solen firmar convenis de col·laboració per gestionar projectes amb altres organitzacions no lucratives, amb l’administració pública o amb empreses. D’aquesta manera uneixen forces per gestionar serveis de manera conjunta o per col·laborar en alguna activitat en concret.

Un dels convenis més habituals al tercer sector és el conveni de col·laboració empresarial a través dels quals les entitats o empreses col·laboren i participen en activitats d’interès general o aporten una quantitat econòmica a l’organització.

Criteris generals de redacció

La redacció d’un conveni ha de ser clara, rigorosa i concisa. És a dir, ha de seguir els principis bàsics de la redacció administrativa i jurídica. El document ha de seguir una estructura lògica i s’ha de dividir en blocs homogenis. L’estructura està prefixada així que, com en tota la documentació administrativa i jurídica, no hi ha possibilitat de deixar volar la creativitat de la persona redactora.

El to del text ha de mantenir-se sempre formal, amb l’objectiu d’adequar-se a la situació comunicativa. Una mostra d’aquesta formalitat és l’ús de la tercera persona del plural (exposen, manifesten, acorden…). S’utilitza aquest tractament perquè en un conveni hi ha una tercera persona que dona fe de l’acord.

Si el conveni és privat, però, s’utilitza la primera persona del plural (exposem, manifestem, pactem…) perquè només el signen les parts contractants i d’aquesta manera s’opta per un estil de redacció més directe.

Estructura estable i formal

Els convenis compten amb una estructura estable formada per determinats blocs d’informació, tal com s’explica en aquest document de la Universitat de Barcelona. D’una banda, cal incloure les dades de les parts contractats, la finalitat del conveni, els pactes, el llocs i la data, i la signatura.

A més, hi ha convenis que també afegeixen informació com un títol, les dades de qui dona fe pública i una fórmula final.

Títol

El títol identifica el document. Ha d’anar al principi, s’ha de destacar tipogràficament de la resta del text, i ha de descriure l’objectiu del conveni. Es poden identificar amb una numeració.

El títol pot presentar alguna d’aquestes formes:

‘Conveni (…) entre (…) / (…) sobre (…)’

‘Conveni de col·laboració’

‘Acord de cooperació entre (…) / (…) sobre (…)’

Participants

L’apartat de dades de les parts contractants ha d’incloure el nom, cognoms, DNI i el domicili de les persones o entitats que subscriuen el conveni.

També ha de fer referència a la condició amb què actuen les parts participants. Poden actuar en representació d’una altra persona o d’una entitat, o en nom propi. En cas de representar una altra persona o entitat s’hi ha de fer constar la normativa que els atribueix aquesta representació.

L’apartat pot començar amb aquesta fórmula:

‘D’una part, (…), i de l’altra, (…)’.

Finalitat

En aquest apartat es concreta el perquè del conveni. Per exemple, pot ser la constitució d’una societat civil, la formalització d’una compra, el lloguer d’un habitatge, l’acord d’una col·laboració…

Pactes o acords

En aquest punt es presenten les diverses clàusules o pactes que s’estipulen al conveni. Habitualment comencen amb les expressions ‘acorden’, ‘pacten’, ‘acordem’, ‘pactem’, ‘acords’, ‘clàusules’ o ‘pactes’. Es tracta del nucli del document.

Els pactes s’han de redactar amb frases curtes i concises, en paràgrafs independents i numerats. El text ha d’anar alineat a l’esquerra.

Signatures

Les signatures han d’anar acompanyades amb el nom i cognoms de les parts contractants, ja que sovint les rúbriques són difícils de llegir. Per tant, a sobre o a sota de la rúbrica cal identificar novament les persones signants i el càrrec o identificació de cada part.

Si s’actua en nom propi, amb el nom i cognoms és suficient. En canvi, si les parts contractants actuen en representació d’una entitat, la identificació es fa a través de l’expressió ‘Per (nom de l’entitat)’, abans de la rúbrica.

La signatura també ha de constar als marges de les pàgines quan el document ocupa més d’una pàgina.

Dades de qui dona fe pública

En aquest bloc d’informació s’hi escriu el nom, cognoms i càrrec de la persona funcionària que intervé al contracte, si el contracte és públic.

Aquestes dades apareixen al principi del document, després de la data. S’introdueixen amb l’expressió: ‘Davant meu, Nom Cognom, notària de…’.

També hi ha l’opció d’ubicar les dades a la signatura en el cas de convenis més esquemàtics.

Fórmula final

Tot i que la fórmula final que tanca el conveni no és obligatòria, moltes entitats l’afegeixen. La fórmula ha de ser senzilla i breu. La fórmula final de compromís té una estructura molt fixada. Normalment és la següent:

‘Com a prova/en senyal de conformitat, signem aquest conveni en 2/3/4 exemplars en el lloc i en la data esmentats més avall’.

Datació

La datació és la data i el lloc on se signa el conveni. En l’estructura tradicional dels convenis, aquesta informació s’ubica al principi del document. En canvi, si s’opta per la via més esquemàtica, el lloc i la data se situen abans de les signatures.

Normalment s’escriu la població seguida d’una coma i mai va precedida de la preposició ‘a’. Després s’hi afegeix la data, amb el dia del mes i l’any, en xifres i sense cap punt. Queda d’aquesta manera:

‘Barcelona, 29 de novembre de 1998’

Model de conveni