Portar al dia la comptabilitat de la nostra entitat pot comportar molt de temps i recursos, com ho és el pagament de les nòmines. En la línia de voler facilitar les gestions comptables, l’Associació Espanyola de Banca (AEB) estableix una sèrie de normes o quaderns bancaris. Aquestes marquen les característiques dels fitxers informàtics que emeten o reben les entitats financeres.
Què és la norma 34?
Les diferents normes de l’AEB permeten el desenvolupament d’aplicacions o programes informàtics que fan possible automatitzar tasques relatives a la comptabilitat de l’entitat. Això és possible ja que són capaços de processar de forma automàtica la informació dels documents que segueixen una estructura molt determinada. Entre aquests quaderns hi ha, per exemple, el 43, per a la recepció de moviments o extractes bancaris, i el 34, d’emissió de transferències.
La norma 34 és l’estàndard que estableix les característiques que ha de tenir el fitxer. Per tant, és el programa per poder processar de manera automàtica un llistat d’ordres de pagament o transferències. En aquest cas el document el genera l’entitat social cap a l’entitat financera.
Per a què serveix aquesta norma?
Utilitzar aquest document permet a l’entitat fer operacions de transferències. Això es tradueix en poder fer el pagament de les nòmines dels treballadors i treballadores de forma massiva, i no de manera manual a cada persona. Això pot suposar un gran estalvi de temps en entitats amb un gran volum de treballadors i treballadores. A més, també pot ser una oportunitat a tenir en compte i implementar en el programa de comptabilitat en entitats que estiguin augmentant la seva estructura.
En aquest sentit, la norma 34 també es pot utilitzar a l’hora de fer el pagament de pensions i, en general, de les transferències ordinàries, per exemple, a proveïdors/es. A través d’aquest procediment també es poden fer operacions amb xecs i aquestes es poden incloure en el mateix document on hi ha operacions de transferències.
En el fitxer s’haurà d’especificar, però, si es tracta de la transferència de nòmines, pensions, a proveïdors o altres pagaments. En el cas de les nòmines o pensions no es podran ordenar pagaments amb un import superior a 15.000 euros.
Per tant, el que ha de fer l’entitat és generar un arxiu seguint l’estructura de la norma 34 per passar a l’entitat financera i que aquesta el pugui processar i fer les operacions pertinents.
Què ha d’incloure?
Per tal de fer aquesta automatització correctament és imprescindible indicar la següent informació:
- Compte de càrrega de l’ordenament.
- Compte d’abonament beneficiari.
En ambdós casos cal que aquesta informació tingui el format de Codi Compte Client (CCC), és a dir, que cal indicar aquests codis formats per 20 dígits i que, de fet, hem d’utilitzar sovint. Per això, és important tenir el CCC dels treballadors i treballadores. Cal tenir en compte que no es tracta només del número de compte del client/a, sinó que també incorpora el codi de l’entitat, el de l’oficina i els dígits de control.
A més, caldrà indicar altres dades com el NIF, direcció fiscal o data d’emissió de les ordres. També és important tenir en compte les possibles limitacions o condicions de l’entitat financera amb què es treballa. Per exemple, en el nombre d’operacions que es poden incloure a la remesa. Això s’ha de tenir molt clar perquè, en cas contrari, el fitxer emès serà rebutjat per l’entitat.
Un cop s’ha fet el procediment a través del programa informàtic, es genera un arxiu amb unes característiques determinades que, en termes generals, inclou tres registres:
- Registre de capçalera.
- Registre de beneficiaris/es.
- Registre de totals (resumen de fitxer).
En resum, és convenient que les entitats del tercer sector amb un volum important de treballadors i treballadores o d’empreses proveïdores a pagar tinguin present l’existència d’aquesta norma -i d’altres- i d’aquest procediment per poder estalviar temps en qüestions de comptabilitat.
Font: Xarxanet