La tresoreria és un apartat molt important per a les entitats sense ànim de lucre. Dins de les tasques que s’engloben en aquest àmbit, cal tenir present la comunicació bancària, és a dir, la comunicació entre l’entitat sense ànim de lucre i l’entitat financera. És important per tal de conèixer els cobraments i pagaments que s’estan produint i estar al dia de l’estat dels comptes bancaris. El quadern o norma 43, precisament, té per objectiu facilitar l’obtenció d’aquestes dades.
A l’Estat espanyol regeix la norma 43 de l’Associació Espanyola de Banca (AEB) que estableix la regulació per a la transmissió dels extractes dels comptes corrents. A nivell pràctic, es tracta d’una norma que permet crear un document estàndard electrònic emès per l’entitat financera. Aquest recull els moviments d’un o diversos comptes corrents associats a una mateixa entitat o sucursal financera. Per tant, el fitxer que puguin emetre les diferents entitats presentarà la mateixa informació, amb alguns lleus canvis.
Com demanar l’extracte bancari?
El primer que cal tenir present és que totes les entitats financeres estan obligades a emetre informació mensual dels moviments bancaris del client/a de forma gratuïta. Cada banc o caixa d’estalvis pot tenir les seves particularitats però, com a norma general, actualment es pot demanar a través del web de l’entitat corresponent. Per a poder fer aquest tràmit cal que sigui la persona titular o autoritzada qui ho demani.
L’habitual és que l’entitat bancària emeti aquest arxiu mensualment, però es pot demanar amb una altra freqüència. Fins i tot, de manera diària. La freqüència amb què es demani es pot decidir en funció del volum de moviments de l’entitat, però, com a mínim, pot ser interessant disposar d’un extracte a l’any. Les entitats financeres poden emetre aquest document de forma immediata (en unes hores), l’endemà o de forma periòdica. Els bancs o caixes d’estalvi també poden emetre aquest extracte d’anys anteriors o de comptes cancel·lats. En aquests casos, però, pot suposar un cost i trigarà un temps.
Per a què serveix aquest document?
Comprovar els extractes bancaris pot ser més o menys urgent depenent de les característiques de l’associació o fundació. En aquest sentit, en una petita entitat amb un únic compte centralitzat en una o dues persones no hauria de suposar grans complicacions tenir el control dels comptes. D’altra banda, si l’entitat té diversos comptes, seus o persones titulars i autoritzades es fa més necessari disposar d’aquest arxiu. En qualsevol cas, es tracta d’una documentació important per detectar moviments no identificats, per exemple, les comissions o els possibles fraus. El quadern 43 també inclou els donatius que es rebin, per exemple, a través de bizum.
Principalment, la norma 43 AEB serveix per realitzar la conciliació bancària. És a dir, permet fer la comparació entre els apunts financers comptables que porta l’entitat sense ànim de lucre dels seus comptes bancaris i els ajustos que fa l’entitat financera en aquests comptes. Disposar d’aquest document és molt pràctic per fer la comprovació i estalviar temps. En aquest sentit, es pot crear un compte transitori on indicar els pagaments i els cobraments per, després, fer la comprovació amb l’extracte bancari i comprovar les possibles discrepàncies que hi puguin sorgir. En aquest punt, caldrà veure la raó d’aquesta diferència i mirar de resoldre-la per tal d’actualitzar correctament la tresoreria.
Com treballar amb aquest arxiu?
Actualment, el més habitual és poder descarregar aquesta informació a través del lloc web o rebre-la en format digital (tot i que poden haver-hi entitats financeres que encara l’enviïn per correu postal). En tot cas, cal tenir en compte el format de l’arxiu que proporciona l’entitat financera i, si és convenient, demanar i concretar directament amb l’entitat financera les especificitats d’aquest document i del seu enviament.
Existeixen diversos programes de comptabilitat amb què pot treballar una entitat sense ànim de lucre. És bo informar-se i conèixer la forma de treballar amb els arxius AEB 43. Com a norma general, però, cal carregar el fitxer al programa de comptabilitat i a cada moviment s’indicarà la seva contrapartida de forma més o menys automàtica (segons el programa). A més, encara que no es disposi d’un programa específic, l’extracte és útil si es treballa de forma més manual o amb Excel. Això és degut a que permetrà fer una comprovació més ràpida dels moviments.
Com és aquest document?
El quadern 43 és un fitxer que té una estructura normalitzada, si bé es pot presentar amb alguna lleu variació segons el banc o la caixa, i hi ha diverses modalitats. La primera inclou els moviments formalitzats a l’oficina de l’entitat de crèdit que manté el compte. La segona afegeix els moviments formalitzats a les diferents oficines de la mateixa entitat financera. I, per últim, la tercera modalitat facilita informació complementària.
El quadern 43 s’estructura en diferents blocs:
- Capçalera: inclou, principalment, la informació de l’entitat financera i les dates a què correspon l’extracte.
- Blocs dels diferents comptes, si escau, amb els saldos inicials i també hi haurà els blocs amb els moviments (positius i negatius) i la informació d’identificació de cadascun. Aquí es poden incloure conceptes complementaris, si s’ha demanat específicament.
- Final dels comptes: amb el número total d’haver-hi i deure i el saldo final, entre altres dades, com a resum de la informació del compte.
- Final del fitxer: amb les dades de tancament del document.
Font: Xarxanet