Presentar els comptes anuals davant l’assemblea general és una de les tasques essencials de la gestió econòmica d’una associació. Aquest procés permet complir les obligacions previstes per la normativa i els estatuts i, al mateix temps, informar les persones sòcies sobre la situació econòmica de l’organització i la gestió desenvolupada per la junta directiva.
El llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, atribueix a l’òrgan de govern la responsabilitat d’elaborar el pressupost i els comptes anuals. Posteriorment, aquesta documentació s’ha de presentar a l’assemblea general perquè la sotmeti a aprovació, si escau.
Perquè la rendició de comptes sigui útil i no es converteixi només en un tràmit, és important preparar prèviament la informació econòmica, presentar-la amb un llenguatge accessible i reservar espais perquè les persones sòcies puguin plantejar preguntes.
A continuació s’expliquen els principals aspectes que una associació ha de tenir presents a l’hora de preparar, presentar i aprovar els comptes anuals.
De qui és la responsabilitat de preparar els comptes?
La responsabilitat d’elaborar el pressupost i els comptes anuals correspon a la junta directiva, com a òrgan de govern de l’associació. També és l’encarregada de portar aquesta documentació davant l’assemblea general perquè sigui aprovada. Aquesta obligació està recollida a l’article 322-15 del llibre tercer del Codi civil de Catalunya.
En la pràctica, és habitual que la persona que assumeix les funcions de tresoreria tingui un paper especialment rellevant en la preparació de la documentació econòmica i en la seva presentació durant l’assemblea. Les funcions concretes, però, dependran del que estableixin els estatuts de cada associació.
Això no implica que la resta de membres de la junta directiva quedin al marge dels comptes. L’òrgan de govern ha d’exercir les seves funcions amb diligència, conèixer la situació de l’associació i garantir el compliment dels deures comptables corresponents.
Per aquest motiu, abans de celebrar l’assemblea és convenient que tota la junta conegui les dades que s’hi exposaran i estigui en disposició d’explicar-les i d’atendre les preguntes de les persones sòcies.
La preparació conjunta contribueix a convertir l’aprovació dels comptes en un veritable exercici de transparència i rendició de comptes.
Quin paper té l’assemblea general en l’aprovació?
L’assemblea general, integrada per totes les persones associades, és l’òrgan que ha de pronunciar-se sobre la gestió de la junta directiva, el pressupost i els comptes anuals. D’acord amb el Codi civil de Catalunya, s’ha de reunir de manera ordinària almenys una vegada l’any per tractar aquestes qüestions.
Per afavorir una decisió informada, és recomanable tenir preparada la documentació econòmica amb prou antelació i facilitar-ne la consulta segons el que disposin la normativa aplicable i els estatuts.
Precisament, els estatuts de l’associació són un document que cal revisar abans de convocar la reunió. Poden regular qüestions com el procediment de convocatòria, el dret d’informació de les persones sòcies, el funcionament de l’assemblea o les majories necessàries per adoptar acords.
Durant la sessió, la junta directiva ha de presentar les dades econòmiques de manera comprensible i resoldre els dubtes que es plantegin abans de passar a la votació.
Un cop feta, tant el resultat de la votació com l’acord d’aprovació dels comptes han de constar a l’acta de l’assemblea. Així queda documentada la decisió adoptada per les persones sòcies.
Quin és el termini per aprovar els comptes?
Els comptes de l’associació s’han d’aprovar cada any, normalment en el marc de l’assemblea general ordinària.
Segons l’article 322-15 del Codi civil de Catalunya, la junta directiva ha d’elaborar els comptes anuals i presentar-los a l’assemblea general dins del termini fixat pels estatuts. Aquest termini no pot ser superior als sis mesos posteriors a la data de tancament de l’exercici.
Així, quan l’exercici econòmic coincideix amb l’any natural i es tanca el 31 de desembre, l’aprovació s’ha de produir, com a màxim, durant els sis mesos següents. Si els estatuts estableixen un període inferior, és aquest el que s’ha de complir.
Cal tenir en compte que l’exercici econòmic no ha de coincidir necessàriament amb l’any natural. Hi ha associacions que l’adapten al funcionament de la seva activitat, com pot passar en organitzacions vinculades al curs escolar o a temporades esportives.
Abans de programar l’assemblea, per tant, convé comprovar als estatuts quan finalitza l’exercici econòmic i quin termini hi ha per aprovar els comptes. Organitzar amb temps el tancament de la comptabilitat, la revisió per part de la junta i la convocatòria permet completar el procés dins del termini corresponent.
Quines dades econòmiques s’han de portar a l’assemblea?
La documentació que s’ha de presentar està condicionada per les obligacions comptables aplicables a cada associació. La normativa catalana estableix que les entitats han de portar una comptabilitat ordenada, diligent i adequada a la seva activitat, de manera que sigui possible seguir-ne cronològicament les operacions i elaborar els comptes quan sigui necessari.
En alguns casos, les associacions poden acollir-se a una comptabilitat simplificada, sempre que compleixin els requisits previstos legalment. Per tant, les obligacions comptables no són necessàriament idèntiques per a totes les entitats del tercer sector associatiu.
Quan l’associació hagi d’elaborar comptes anuals, aquests han de permetre conèixer-ne la situació econòmica i patrimonial. A l’hora de presentar-los a l’assemblea, dos dels documents que poden ajudar a explicar aquesta realitat són el compte de resultats i el balanç de situació.
El compte de resultats recull els ingressos i les despeses corresponents a l’exercici i permet observar si s’ha produït un excedent o un dèficit. El balanç de situació, per la seva banda, mostra els actius, els passius i el patrimoni net de l’associació en una data determinada.
A banda de la informació que sigui obligatori presentar, també resulta útil posar els resultats en relació amb el pressupost que s’havia aprovat. Explicar les desviacions més rellevants ajuda les persones sòcies a entendre què ha passat durant l’exercici i com s’han administrat els recursos disponibles.
Com fer més comprensible la informació econòmica?
No totes les persones que formen part d’una associació tenen coneixements de comptabilitat o gestió econòmica. Per això, una presentació útil no s’hauria de limitar a projectar documents comptables o enumerar xifres sense contextualitzar-les.
Una opció és començar exposant d’on provenen els ingressos de l’entitat. Es poden diferenciar, per exemple, les quotes de les persones sòcies, les subvencions, les donacions, els ingressos vinculats a activitats i la resta de fonts de finançament de què disposi l’associació.
Després es poden presentar les principals despeses i explicar com es relacionen amb els projectes, les activitats o el funcionament habitual de l’organització. Les diferències més significatives respecte del pressupost aprovat o de l’exercici anterior també es poden destacar i contextualitzar.
Els gràfics i les taules senzilles poden facilitar la lectura de les dades i mostrar visualment la distribució dels ingressos i les despeses. Aquests recursos, però, complementen la informació econòmica i no substitueixen la documentació que legalment s’hagi de presentar.
Abans de votar els comptes, també cal deixar temps perquè les persones sòcies puguin fer preguntes i sol·licitar aclariments. Presentar la informació de manera clara facilita la participació i contribueix a reforçar la transparència en la gestió de l’associació.
Font: redactat per l’equip de Suport Tercer Sector a Xarxanet.