El Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre és la normativa encarregada de legislar les obligacions de facturació. Les organitzacions han de saber els tipus de factures que poden expedir i quins continguts han de tenir. Així mateix, han de poder verificar que les factures que reben, tenen els continguts necessaris per poder presentar-les a l’Agència Tributària. A més, la presentació correcta de factures és crucial per als convenis, les subvencions i els contractes públics. Si necessites més informació no dubtis a contactar amb el nostre servei econòmic.
Tipus de factures
Pel que fa a les factures, existeixen dos tipus, la simplificada i la completa.
La factura simplificada substitueix el que abans es coneixia com a tiquet, i es pot expedir en els següents supòsits:
- Quan l’import total IVA inclòs no excedeixi els 400 euros.
- Quan sigui una factura rectificativa que modifica una altra factura simplificada.
- Quan l’import no excedeixi els 3.000 euros (IVA inclòs), per a tots aquells serveis pels quals, fins a final de 2012, es podien emetre tiquets, és a dir: vendes al detall (quan la persona destinatària sigui un consumidor/a final i no un empresari/ària o professional), vendes o serveis en ambulància, vendes o serveis al domicili de la persona consumidora, transports de persones o els seus equipatges, serveis d’hostaleria i restauració (inclòs subministraments de begudes i menjars per ser consumits a l’acte), utilització d’instal·lacions esportives, revelat de fotografies i altres serveis prestats per estudis fotogràfics, aparcament de vehicles, lloguer de pel·lícules, serveis de tintoreria i bugaderia, utilització d’autopistes de peatge i altres que pugui autoritzar l’Agència Tributària.
No es podran emetre factures simplificades per a determinades operacions intracomunitàries ni per a operacions realitzades fora de la Comunitat Europea (CE). En tota la resta de casos, caldrà fer una factura completa.
Contingut mínim de la factura simplificada
Les factures simplificades han de contenir, com a mínim, les següents dades:
- Número i, si s’escau, sèrie. La numeració de les factures dintre de cada sèrie ha de ser correlativa. Serà obligatori tenir una sèrie diferenciada per a les factures rectificatives i en alguns altres casos molt específics i no gaire habituals.
- La data de l’expedició.
- La data en què s’hagin efectuat les operacions que es documenten o bé la què, si és el cas, s’hagi rebut el pagament avançat, sempre que la data sigui diferent de la d’expedició de la factura.
- Número d’identificació fiscal així com nom i cognoms, raó o denominació social completa de qui expedeix la factura.
- Identificació del tipus de béns lliurats o dels serveis prestats.
- Tipus impositiu aplicat i, opcionalment, també l’expressió, IVA inclòs.
- Si a la factura inclou operacions subjectes a diferents tipus impositius o bé operacions exemptes, caldrà indicar les bases imposables de cadascuna de les operacions per separat.
- Contraprestació total.
- Si la factura està exempta, s’ha d’indicar del motiu de l’exempció (fent esment a la normativa concreta o disposició que faci que l’operació sigui exempta).
- Si es tracta d’una factura rectificativa, referència expressa i inequívoca de quina és la factura rectificada i quina part d’aquesta es modifica.
- Si és el cas, menció expressa de què es tracta d’una facturació per al destinatari/ària o d’una factura per inversió del subjecte passiu.
- Si és el cas, menció expressa de què s’aplica algun dels règims especials de l’IVA, com per exemple el règim especial de les agències de viatges o el règim especial dels béns usats, entre d’altres.
Quan la persona destinatària de les operacions sigui subjecte passiu de l’IVA i així ho sol·liciti, o bé quan el destinatari de la venda no sigui un empresari, però igualment demani factura, caldrà afegir les dades següents:
- Número d’identificació fiscal i domicili de la persona destinatària de les operacions.
- La quota d’IVA que, si és el cas, es repercuteixi, s’haurà d’indicar per separat.
Contingut mínim de la factura completa
Les factures completes han de contenir, com a mínim, les següents dades:
- Número i, si s’escau, sèrie. La numeració de les factures dintre de cada sèrie ha de ser correlativa a la data. És obligatori, en tot cas, disposar de sèries específiques per a les factures rectificatives i en alguns altres casos poc habituals.
- La data de l’expedició.
- Nom i cognoms, raó o denominació social completa, tant de qui expedeix la factura com del destinatari/ària de les operacions.
- Número d’identificació fiscal de qui expedeix la factura. El de la persona destinatària s’haurà d’incloure si és un lliurament de béns destinats a altre estat membre de la CE i l’operació està exempta d’acord amb l’article 25 de la Llei de l’IVA, si el destinatari/ària és un subjecte passiu de l’IVA, si són operacions que es realitzen en el territori d’aplicació de l’IVA i la persona empresària que emet la factura estigui establerta en el territori.
- Domicili, tant de l’expenedor/a com de la persona destinatària de la factura.
- Descripció detallada de les operacions, incloent-hi el preu unitari sense IVA de les operacions, així com qualsevol descompte o rebaixa no inclosa en el preu unitari.
- El o els tipus impositius d’IVA (el percentatge) aplicats a les operacions.
- La quota d’IVA que, si és el cas, es repercuteixi. L’import s’ha d’indicar per separat.
- La data amb la qual s’hagin efectuat les operacions que es documenten o bé la què, si escau, s’hagi rebut el pagament avançat, sempre que aquella data sigui diferent de la d’expedició de la factura.
- Si la factura està exempta d’IVA, ja sigui totalment o parcialment, s’ha d’indicar del motiu de l’exempció (fent esment a la normativa concreta o disposició que faci que l’operació sigui exempta).
- Si és el cas, menció expressa de què es tracta d’una facturació per al destinatari/ària o d’una factura per inversió del subjecte passiu.
- Si és el cas, menció expressa de què s’aplica algun dels règims especials de l’IVA, com per exemple el règim especial de les agències de viatges o el règim especial dels béns usats, entre d’altres.
- En alguns casos, per exemple, en l’adquisició de vehicles nous, caldrà incloure altres dades complementàries.
Si a la factura hi ha operacions exemptes i altres no exemptes, o bé s’inclouen operacions subjectes a diferents tipus impositius, caldrà indicar les bases imposables de cadascuna de les operacions per separat.
Novetats legals
Quan les factures s’hagin emès utilitzant els sistemes informàtics esmentats a l’article 7 del RD 1007/2023, de 5 de desembre, mitjançant el qual s’aproven els requisits que han d’adoptar els sistemes i programes informàtics o electrònics que suportin els processos de facturació d’empresaris i professionals, i l’estandardització de formats dels registres de facturació, aquestes inclouran:
- La representació gràfica del contingut parcial de la factura mitjançant un codi QR o, en què la factura sigui electrònica, la substitució del codi pel contingut que aquest representi,
- La frase ‘Factura verificable a la seu electrònica de la’AEAT’ o ‘VERI*FACTU’, en aquells casos en que el sistema informàtic transmeti totes les dades de la factura directament a la seu de l’Agència Tributària.
D’altra banda, quan la destinatària de les operacions facturades estigui actuant en qualitat d’entitat o professional, les factures s’hauran d’expedir com a màxim abans del dia setze del mes immediatament posterior a aquell en el qual s’hagi produït la meritació de l’impost corresponent a aquella operació.
Aquest mateix termini serà el que s’haurà d’acomplir per a la seva tramesa a les destinatàries de les operacions.
Mitjans per expedir les factures
Les factures es poden expedir en format paper o electrònic.
El format electrònic ha de permetre garantir a la persona emissora de la factura l’autenticitat, origen, integritat del contingut i que es pugui llegir sense problemes, des de la data de l’expedició i durant tot el període de conservació, que serà de quatre anys.
Es pot garantir mitjançant els controls de gestió usuals en l’activitat empresarial de l’emissor/a de la factura, que permetin crear una pista d’auditoria fiable que estableixi la connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la documenten.
Aquesta autenticitat s’entendrà acreditada sempre que s’utilitzin els sistemes o programes informàtics indicats a l’apartat de novetats vigents des del 7 de desembre de 2023 inclòs en aquest recurs.
És important destacar que el reglament permet expedir factures per via electrònica sense necessitat d’utilitzar tecnologies determinades, però que aquesta expedició actualment queda condicionada al fet que la persona destinatària hagi atorgat el consentiment previ.
Finalment, cal fer esment que la propera aprovació del reglament que regularà i desenvoluparà alguns aspectes de la Llei 18/2022, de 28 de setembre, prevista per a finals de 2023 o primers de 2024, generarà l’obligació tant d’emetre com de rebre les factures en format electrònic, i donarà un termini d’entre un i dos anys (depenent del volum de facturació de l’entitat), per tal de poder-s’hi adaptar.
Font: redactat per l’equip de Suport Tercer Sector a Xarxanet.