Optar als fons europeus implica una sèrie de beneficis per al desenvolupament de projectes i també unes obligacions que l’entitat ha de tenir molt present abans d’iniciar els tràmits, ja que suposen una inversió important de temps i recursos. Conèixer el funcionament dels fons ajudarà l’entitat a l’hora de presentar el projecte, per aquest motiu, es recomanen alguns consells.
Ser realista amb les capacitats de l’entitat
Abans d’iniciar el procés per optar als fons europeus, cal tenir en compte les característiques. En aquest sentit, els projectes reben un cofinançament (mai retroactiu), és a dir, que l’entitat que rep fons també ha de finançar part del projecte. A més, generalment les convocatòries requereixen un partenariat entre entitats de diferents països i naturalesa.
Per evitar perdre temps i recursos, inicialment cal tenir ben definits els següents aspectes: Quins són els meus objectius? Quin valor afegit pot aportar la meva entitat? Tinc els recursos necessaris per dur a terme el projecte? Una anàlisi DAFO, per exemple, pot ser útil per tenir una radiografia de l’entitat.
Per tirar endavant un projecte és important disposar de recursos humans suficients i qualificats, per exemple, tenir personal amb experiència en la redacció de propostes per a organismes europeus i coneixements d’anglès. No s’han d’oblidar els recursos financers, imprescindibles per cofinançar el projecte i pagar els viatges o subcontractacions, entre altres despeses. Per tant, cal una estructura prèvia suficientment sòlida.
Identificar la convocatòria adient
Un cop decidit que es vol accedir als fons europeus, cal buscar entre els programes existents la convocatòria que més s’adeqüi al projecte de l’entitat. En aquest punt, el Departament d’Acció Exterior i Transparència, també ofereix recursos.
Hi ha una gran quantitat de programes i convocatòries, però no tots encaixen amb l’entitat i el seu projecte. Per avaluar la pertinència d’una convocatòria cal comprovar els següents punts:
- Els objectius de la proposta de l’entitat estan alineats amb els de la convocatòria.
- Es compleixen els requisits establerts. Per evitar iniciar un tràmit que no tindrà bons resultats.
- Les activitats que es financen són pertinents per a l’entitat.
- El pressupost estimat que es pot rebre encaixa amb el previst.
- Els terminis són assequibles.
En aquest moment, també es pot tornar a valorar si realment l’entitat pot (i vol) continuar endavant. En cas que una convocatòria no s’adeqüi al projecte previst, millor no optar a ella.
Determinar quin rol es vol tenir dins del projecte
Els projectes que es presenten s’han de fer amb un partenariat format per l’entitat coordinadora, les associades, les sòcies i les subcontractades (si és necessari), figures amb funcions diferents. Per aquest motiu, és imprescindible escollir el rol segons les capacitats de l’entitat i sense voler acaparar més del possible.
- Participar en el projecte com a entitat coordinadora
Aquesta figura té la principal responsabilitat en el projecte i es comunica directament amb el programa europeu, per això, cal que sigui una entitat amb experiència prèvia en aquest àmbit i amb prou solidesa econòmica.
També s’encarrega d’escollir la resta de membres del partenariat, per tant, ha d’avaluar l’experiència, el que pot aportar, la reputació, el compromís en el projecte… de cada entitat sòcia i/o associada.
Per crear el partenariat és recomanable buscar primer en la xarxa de contactes més propera i, a partir d’aquí, a les federacions europees o nacionals, associacions, bases de dades de programes europeus (Erasmus Platform, European Social Fund o CORDIS EU Projects), infodays o sessions formatives dels programes europeus, xarxes socials…
- Participar com a entitat sòcia
Es pot recórrer al networking i crear una targeta de visita, on presentar l’entitat, els objectius i el valor afegit, per donar-se a conèixer en els entorns adequats (indicats a l’anterior apartat) i contactar amb altres entitats.
Com a entitat sòcia s’han de fer una sèrie de tràmits administratius, com ara l’obtenció del codi d’identificació PIC (Participant Identification Code), i col·laborar en l’elaboració de la proposta, encara que és coordinació l’encarregada de redactar-la.
- Participar amb un altre rol
Es pot participar com a entitat associada, això implica un paper limitat on només es desenvolupa una activitat concreta i es rep el reemborsament de les despeses d’allotjament i viatge vinculades a l’activitat.
També es contempla la subcontractació, que no forma part del partenariat i es selecciona amb un procés competitiu perquè faci una tasca molt determinada. És important tenir en compte aquesta figura fins i tot per a la redacció del projecte, ja que hi ha empreses especialitzades.
Tenir en compte tots els aspectes per elaborar una bona proposta
La proposta del projecte és responsabilitat de l’entitat coordinadora, però les sòcies també han de col·laborar. Consta de dues parts: d’una banda, la memòria tècnica, que ocupa entre 70 i 100 pàgines. Inclou els objectius (justificant que estan en línia amb les polítiques de la UE); la metodologia; el col·lectiu que es beneficiarà del projecte; i el programa de treball amb les activitats que es duran a terme en cada moment.
De l’altra, el pressupost, on es defineixen les despeses de personal, equips/material, despeses associades (internet, electricitat…), viatges i allotjament i subcontractacions. A més a més, poden aparèixer altres despeses en infraestructures i en la preparació inicial del projecte.
Tenir paciència i estar al dia de les dates
És important revisar les dates de les convocatòries i consultar els canals de comunicació per veure els canvis i les noves convocatòries.
També cal conèixer el cronograma aproximat de les diferents fases, perquè fins a la implementació del projecte pot passar gairebé un any. Des de la publicació de la convocatòria fins al termini del lliurament poden passar entre 2 i 3 mesos, temps necessari per fer la proposta del projecte. Des de la presentació de la proposta fins a la publicació dels resultats poden passar uns altres 4 o 6 mesos. En cas d’estar seleccionat el projecte, la signatura del contracte es pot demorar fins a 4 mesos.
En cas que no se seleccioni el projecte, es rebrà una valoració que pot ser útil per fer una nova presentació. A més, tot aquest procés haurà suposat nou coneixement per a l’entitat, més visibilitat internacional i reputació i la creació de noves aliances amb altres entitats, entre altres beneficis.
Més informació:
Font: Xarxanet