Domiciliar a través del banc és una manera de poder girar els rebuts d’una entitat social per tal de fer els cobraments periòdics de la quota, per exemple, als socis/sòcies. Es pot emprar el càrrec directe SEPA.
Aquesta forma de cobrament pot estalviar feina i temps a l’entitat i a la persona que ha de pagar. No obstant això, per poder seguir aquest procediment SEPA, cal que l’entitat del tercer sector s’adapti al procediment i compti amb una determinada informació.
Què és el càrrec directe SEPA?
El càrrec directe SEPA (Zona Única de Pagaments en Euros, per les seves sigles en anglès) permet fer un càrrec/cobrament en el compte de la persona deutora (sigui física o jurídica). La persona deutora és la que ha de pagar. En aquest cas, es tracta de domiciliar rebuts als socis/es o participants de l’entitat per cobrar la quota periòdica.
Com que segueix la norma SEPA, aquesta domiciliació es pot realitzar en imports en euros entre els països que formen part d’aquesta zona.
Hi ha dos tipus de càrrecs:
- Bàsic o Core: es poden fer cobraments a un deutor/a ja sigui consumidor/a, empresa o autònom/a. Com a entitat del tercer sector aquesta és la via per a poder girar els rebuts als socis/es o participants. En aquest recurs s’explica el càrrec bàsic.
- B2B: es poden fer cobraments entre no consumidors/es, és a dir, empreses i/ o autònom/es. El període de devolució és reduït.
Avantatges d’aquest sistema
Gestionar els rebuts a través del càrrec directe SEPA comporta beneficis tant per a l’entitat com per a les persones que han de pagar. Per a l’entitat suposa un estalvi de temps sobretot quan s’han de fer cobraments amb una periodicitat superior a l’anual.
També és un sistema beneficiós per a aquelles entitats que hagin de fer el cobrament a un gran nombre de persones ja que suposa un cost i tramitar-ho a poques persones pot no ser rendible. A més, permet a l’entitat assegurar-se, dins del possible, que el soci/a farà el pagament cada vegada, tot i que ja s’explicarà en quins supòsits la persona pot rebutjar fer el pagament.
Per a la persona que ha de fer el pagament també és un sistema còmode, perquè un cop es comuniquen les dades a l’entitat ja es pot oblidar de fer altres gestions. Aquesta facilitat, a més, pot afavorir la permanència en l’entitat.
Malgrat tot això, s’ha de tenir en compte que no és un sistema de cobrament immediat, per tant, si es necessita liquiditat al moment, caldrà emprar altres vies.
Com habilitar la domiciliació bancària SEPA
Totes les entitats bancàries ofereixen la possibilitat de fer servir la domiciliació bancària. En tot cas, cal demanar-ho al banc de l’entitat social per tal que generi l’identificador de creditor/a. El creditor/a es refereix a l’entitat (o persona) que ha d’emetre el cobrament per rebre els diners
També és necessari passar una sèrie de gestions amb el propi banc, que es poden agilitzar si ja s’ha treballat prèviament amb aquesta entitat. Des de l’inici cal tenir clares les tarifes i condicions que ofereix el banc per fer aquesta gestió i, fins i tot, es poden negociar. En aquest moment caldrà saber el cost de girar els rebuts i altres despeses.
Un cop s’ha arribat a l’acord amb el banc, l’entitat ha de verificar que té la capacitat material i personal de complir els requisits per poder-se comunicar amb l’entitat bancària. La principal exigència és la creació d’arxius amb el format ISO20022XML, el format que poden executar els bancs. Per tant, l’entitat s’ha d’assegurar que els programes de comptabilitat compleixen els requisits SEPA i que hi ha alguna persona que ho sap gestionar.
Quina informació es necessita del pagador/a
Per poder domiciliar els rebuts l’entitat necessita tenir l’IBAN de les persones a qui ha de fer el cobrament. Es tracta d’un codi bancari que permet identificar cada compte i que consta de 24 caràcters.
Anteriorment, les domiciliacions es podien fer amb el número de compte, per tant, s’ha de comprovar que es tingui l’IBAN de les persones a cobrar. Aquest pot ser un bon moment per actualitzar la base de dades de l’entitat. De fet, una manera d’obtenir aquesta informació és trucar directament a les persones necessàries. Quan es contacti es pot aprofitar per actualitzar altres dades que manquin i verificar les que ja es tenen.
D’aquesta manera es podrà fer neteja dels contactes, sobretot si és una entitat amb llarga trajectòria i amb una base de dades poc actualitzada, i s’evitarà tenir un gran volum de rebuts impagats un cop passada la remesa.
Malgrat tot, fer la compilació de dades manualment pot suposar molta feina per a l’entitat, per això s’ha de tenir en compte que l’IBAN també es pot crear amb eines en línia a partir del número de compte. A més, el número BIC no és imprescindible perquè ja hi ha programes que el generen automàticament a partir de l’IBAN o es pot deduir amb alguns programes a través d’internet.
En els formularis d’inscripció o alta de soci/a a l’entitat (siguin digitals o en paper) s’hauria d’incloure un epígraf per l’IBAN i, fins i tot, es pot indicar amb caselles o espais el nombre de caràcters que s’han de posar, per evitar que la gent només posi el número de compte.
En aquesta comunicació per a la recepció de les dades bancàries també s’ha d’incloure el mandat SEPA, per tal de seguir la normativa per poder fer els càrrecs directes SEPA. És convenient guardar la versió en paper com a comprovant.
Terminis a tenir en compte
Cal tenir en compte el període per a la presentació d’un càrrec SEPA, és a dir, enviar la remesa a l’entitat bancària un determinat nombre de dies abans del cobrament. Aquest termini variarà segons diversos factors, per exemple, si es tracta del primer càrrec, amb la qual cosa caldrà tenir-lo clar.
La primera vegada que es gestiona amb el banc el cobrament de rebuts, s’ha d’enviar a l’entitat financera com a mínim amb antelació de cinc dies hàbils interbancaris, és a dir, els dies que els bancs realitzen operacions bancàries, normalment deixant fora els festius nacionals, en qualsevol cas és millor consultar-lo amb el banc. Posteriorment, només calen 2 dies d’antelació.
També cal tenir en compte les hores de tall, això significa que a partir d’una hora concreta l’operació pot comptar que és del dia següent, per tant, per assegurar els terminis es pot enviar l’ordre 6 dies abans en lloc de 5, o 3 en comptes de 2, per a gestions posteriors a la primera.
Què és el mandat SEPA?
El mandat o ordre de domiciliació és un document entre el creditor/a (l’entitat social) i el deutor/a o pagador/a, a través del qual la persona que ha de pagar autoritza i dona el seu consentiment al creditor/a per fer els cobraments i a la seva entitat financera a carregar-los.
El mandat ha d’estar subscrit per la persona que ha de pagar com a titular del compte on es farà la càrrega. O també pot ser la persona en disposició de poder atorgar aquesta autorització.
Per exemple: una associació pot tenir un soci o sòcia, amb les seves dades, però la domiciliació es pot carregar en el compte d’una altra persona, com ara, del pare o mare. En aquest cas, també seran necessàries les dades i l’ordre de domiciliació de la persona a la qual se li farà el cobrament.
Cal tenir en compte que l’entitat ha de guardar aquest document, signat, mentre estigui en vigor. És a dir, durant el reemborsament i el temps que estableixi la llei de conservació de documents un cop cancel·lat.
Aquest document pot ser en paper o digital. Encara que es tingui en paper caldrà posteriorment digitalitzar les dades. Tot i així, es recomana mantenir el paper com a prova d’autorització.
Quin format ha de tenir el document?
Aquest document d’autorització ha de seguir la normativa SEPA i, per tant, obligatòriament ha d’incloure les dades següents:
- Encapçalament indicant que es tracta d’un mandat de càrrec directe SEPA.
- Indicar si és bàsic (Core) o B2B.
- Referència única del mandat: número que identifica el document de l’ordre de domiciliació.
- Nom i domicili de la persona que ha de pagar.
- IBAN de la persona que ha de pagar.
- BIC de la persona que ha de pagar: el número d’identificació del banc.
- Nom i identificador de l’entitat creditora.
- Direcció de l’entitat (associació o fundació).
- Tipus de pagament: recurrent o únic.
- Data i lloc de la firma.
- Firma de la persona que dona el consentiment.
Aquí es presenta un model de text per a incloure en l’ordre SEPA: Mitjançant la signatura d’aquest formulari d’ordre de domiciliació, vostè (el deutor/a) autoritza a (A) (nom de l’entitat) a enviar ordres a la seva entitat financera per carregar al seu compte i (B) a l’entitat financera per carregar els imports corresponents al seu compte d’acord amb les instruccions del (nom del creditor/a). Vostè té dret al reemborsament per la seva entitat financera d’acord amb els termes i condicions del contracte subscrit amb aquesta. La sol·licitud de reemborsament haurà de ser instada per part seva en el termini màxim de 8 setmanes a partir de la data en què es va fer el cobrament en el seu compte.
Impossibilitat per rebre un cobrament
Un cop l’entitat emet la remesa de quotes a cobrar, els dies posteriors ha de vigilar com es desenvolupa aquest procés perquè hi poden haver rebuts impagats i això pot variar els càlculs de l’entitat.
Durant els cinc dies hàbils posteriors, el banc que ha emès els rebuts pot comunicar la impossibilitat de fer el cobrament. Per exemple, si es tracta d’una sol·licitud errònia, si manca informació o no és correcta o si el compte de cobrament està cancel·lat. El banc de la persona que ha de pagar podrà fer la devolució, per exemple, per manca de fons suficients.
La persona a qui se li fa el cobrament pot retornar el rebut en un període de vuit setmanes pel motiu que sigui. Per últim, en cas que el soci/sòcia o persona a qui se li fa el cobrament detecti que no està autoritzat, perquè no hi ha l’ordre de domiciliació, ho haurà de comunicar a la seva entitat bancària en un termini màxim de 13 mesos. En aquest temps també es poden retornar els rebuts incorrectes.
En cas que la devolució sigui correcta, el banc serà l’encarregat de fer la devolució o indicar la manera per rebre els diners que s’hagin cobrat erròniament.
Pot succeir que una persona retorni el rebut, però que posteriorment comuniqui a l’entitat social la seva intenció de pagar la quota. En aquest cas, és recomanable proporcionar una via alternativa per pagar, per exemple, a través de transferència, perquè fer nous girs pot suposar un cost.
A més, és adient analitzar el nombre de rebuts retornats per tal d’extreure’n conclusions que ajudin a l’entitat a millorar aquest punt, per exemple, emetent la remesa en una altra data o permetent el pagament fraccionat.
En tot cas, és important complir amb la normativa per evitar problemes amb els cobraments. Això pot suposar un daltabaix per a l’entitat i pot minvar la credibilitat sobretot entre els associats/associades.
Font: Xarxanet