A finals de l’any 2019 es va aprovar la Directiva Europea 2019/1937, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió Europea (UE). Aquesta directiva havia de posar-se en marxa a finals del 2021 als diferents estats de la UE, tot i que encara són pocs els que han fet la transposició corresponent.
Això significa que ara mateix la necessitat de disposar d’un canal de denúncies per part de les entitats públiques i privades amb més de 250 persones treballadores no és obligatori. No obstant això, és recomanable que les organitzacions d’aquestes dimensions disposin del canal de denúncies. D’una banda, perquè l’aprovació a l’Estat espanyol es pot fer en qualsevol moment i, de l’altra, perquè és una mostra de transparència. A més a més, les entitats d’entre 50 i 249 persones treballadores tenen fins a finals del 2023 per posar en marxa aquesta pràctica, més enllà de la naturalesa de les seves activitats. Per aquests motius, és convenient que les entitats coneguin la seva existència i el seu funcionament.
L’objectiu d’aquesta normativa és establir canals de denúncia interns i garantir la protecció d’aquelles persones que denuncien possibles delictes o infraccions legals dins d’una entitat (com ara, qüestions relatives a la contractació pública, protecció del medi ambient, prevenció de blanqueig de capitals, protecció de les dades personals…).
Què és un canal de denúncies?
En primer lloc, és pertinent definir què és un canal de denúncies. Es tracta d’un canal intern o extern de comunicació que permet a les persones treballadores i d’altres informar d’activitats i/o conductes que poden ser irregulars dins de l’entitat.
Cal destacar que aquesta eina és confidencial i pot ser gestionada per la persona oficial de compliment (Compliance Officer, en anglès) o altres persones amb coneixements en recursos humans, finances o membres de la junta. En qualsevol cas, haurà de ser un grup reduït el qual gestioni el canal per tal de garantir l’anonimat del o de la denunciant. Aquestes persones seran les encarregades de determinar com s’ha de procedir amb la denúncia.
Tot això afavoreix que es puguin trametre les denúncies de forma segura i permet que es puguin detectar males conductes relacionades amb el frau, la corrupció o l’assetjament.
Disposar d’un canal de denúncies és un indicador del compromís de l’entitat amb la transparència i una mostra de responsabilitat davant les possibles irregularitats que puguin sorgir. Per això, es recomana disposar d’un canal de denúncies també en les entitats amb menys de 50 persones treballadores, tot i no ser obligatori.
Qui gestiona el canal de denúncies?
Cal destacar que existeixen canals de denúncia interns i externs. En el segon cas, es refereix al procediment de denúncia dels organismes reguladors de cada estat o de la Unió Europea, com ara, d’Hisenda o del Banc d’Espanya.
Per tant, en aquest cas cal centrar-se en el canal intern que és el que implementen les organitzacions públiques i privades, com els ajuntaments, les ONG o les empreses. En aquest sentit, segons estableix la Directiva Whistleblowing “en general, els/les denunciants se senten més còmodes denunciant per canals interns, tret que tinguin motius per denunciar per canals externs”.
A més, la gestió del canal de denúncies intern pot ser, alhora, interna, si s’encarrega la mateixa empresa o organització; o bé externa, si ho fa alguna persona aliena a l’entitat, per exemple, una persona experta d’una altra empresa contractada.
Quins mètodes de canals interns hi ha?
Existeixen diferents vies per comunicar les denúncies de forma interna. El mètode a partir del qual es va fonamentar aquest sistema és el telefònic, encara que amb l’accés a internet cada cop és menys emprat.
El canal de denúncies telefònic permet a la persona denunciant fer una trucada amb cert anonimat. Malgrat això, la seguretat i el control de la informació és poc eficaç.
Per tot això, el més habitual és el canal de denúncies digital a través d’una aplicació web. Aquest mètode és més beneficiós per les dues parts i es pot traduir en un formulari al lloc web de l’organització. La persona que fa la denúncia disposa de més anonimat i pot fer el tràmit de forma més còmode, amb la possibilitat també d’adjuntar arxius. Per la seva part, l’entitat encarregada de gestionar la denúncia pot guardar tota la informació en un únic lloc i de forma protegida, seguint el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).
També existeix la possibilitat de gestionar el canal de denúncies a través del correu electrònic, encara que es tracta d’un sistema poc eficaç i amb moltes limitacions pel que fa a la seguretat. És un sistema molt emprat per les entitats, perquè és tan fàcil d’habilitar com proporcionar una adreça de correu electrònic a la qual adreçar-se. No obstant això, és un canal que limita l’anonimat en la mesura que s’ha d’enviar des d’una adreça de correu.
També hi ha l’opció de comunicació per correu postal i, encara que hi ha entitats que el continuen usant actualment, no és el més adequat ni pràctic.
Per últim, hi ha l’opció de presentar la denúncia cara a cara. D’aquesta forma, la persona responsable pot parlar directament amb el/la denunciant. En tot cas, no es pot garantir l’anonimat ni la protecció automàtica de les dades.
Recomanacions per al canal de denúncies
Hi ha una sèrie d’indicacions que es poden seguir per tal que el canal de denúncies sigui exitós, és a dir, que la gent confiï i utilitzi el servei.
Com ja s’ha insistit anteriorment, el més important és tenir un canal segur i anònim, ja que es transmeten dades sensibles. Per mantenir aquesta seguretat en tot moment, cal verificar que el sistema proveïdor té les certificacions pertinents i està actualitzat. En cas d’utilitzar el correu electrònic, és important garantir que es compta amb un sistema prou segur. En aquest sentit, també cal tenir molt en compte la regulació de protecció de dades. Per tot això, algunes entitats han de comptar amb suport extern.
Un altre factor clau és la facilitat d’ús. Fer una denúncia pot ser un tràmit complicat per les conseqüències que pot comportar, per això, cal posar les màximes facilitats per evitar que la persona que denuncia es faci enrere quan sorgeixi una complicació.
En aquesta línia, és pertinent comunicar adequadament l’existència d’aquesta eina i la importància del seu ús. Per exemple, es pot fer una formació o proporcionar guies explicatives a les persones treballadores i altres que formen part de l’entitat. Implementar un bon canal de denúncies sense que les persones que el poden fer servir en tinguin coneixement no serveix per gaire.
Qualsevol tipus de canal de denúncies ha de permetre la comunicació o, com a mínim, donar la possibilitat de fer el seguiment de la denúncia. En tot moment cal que l’entitat conservi els registres de les denúncies rebudes durant el temps necessari i sempre respectant els requisits de confidencialitat.
Disposar d’un canal de denúncies és també una mostra de la bona ètica de l’entitat i pot suposar un benefici en la seva imatge.
Font: Xarxanet.