En el mes d’octubre de 2016 va entrar en vigor la Llei 39/2015, que obliga totes les entitats a relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics. Després de diverses pròrrogues causades per impossibilitats tècniques en moltes de les institucions públiques afectades, l’octubre de 2018 definitivament va posar-se en marxa la norma.
Les diverses administracions han anat adequant-se a la norma a diferents ritmes i, actualment, la majoria d’organismes requereixen el certificat digital per realitzar diferents tràmits. Entre elles, destaquen el Registre d’Entitats Religioses, el Registre d’Associacions i Fundacions, l’Agència Tributària i Seguretat Social, amb les quals les entitats religioses tenen relació.
Per tant, per poder dur a terme aquests tràmits amb l’administració és necessari disposar d’un certificat digital que representi l’entitat.
Què és el certificat digital?
El certificat o signatura digital és un mitjà d’identificació electrònica que permet que, tant qui emet un missatge com qui ho rep, pugui identificar-se mútuament i així garantir qui està fent la comunicació. Alhora, evita que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i que aquest pugui ser alterat.
Té un valor legal equivalent al de la signatura manuscrita. El certificat digital l’ha d’emetre i validar una entitat autoritzada, que s’anomena entitat certificadora. Cada certificat està identificat amb un número de sèrie únic i té un període de validesa que està inclòs al mateix document.
Els certificats digitals poden identificar persones físiques o jurídiques (societats, fundacions, associacions, entitats religioses…). En aquest sentit, les entitats religioses han de disposar del certificat digital de persona física en representació de persona jurídica, d’acord amb el que regula el Reglament de la Unió Europea, el qual anirà a nom de la persona que ostenta la representació legal de l’entitat o que estigui apoderada a l’efecte.
La validesa d’aquest certificat és de 2 anys, passats els quals s’haurà de procedir a la seva renovació. També existeix la possibilitat de renovació anticipada en cas que hi hagi un canvi en la persona representant legal de l’entitat, habitualment, per finiment del mandat de l’òrgan de govern.
Principals utilitats del certificat digital
El certificat digital permet realitzar tota mena de tràmits mitjançant internet, la major part dels quals estan relacionats amb les administracions públiques.
En el cas de les entitats no lucratives, i concretament de les religioses, els més habituals són els següents:
- Presentació de documentació al Registre d’Entitats Religioses per a la seva inscripció. També sol·licitud de certificacions i altres tràmits.
- Presentació de documents, sol·licituds i declaracions a l’Agència Tributària i consulta posterior del seu estat de tramitació.
- Recollida, consulta i gestió de les notificacions i requeriments que emeti l’Agència Tributària a l’entitat.
- Obtenció de certificats tributaris i de Seguretat Social (d’estar al corrent d’obligacions, de situació censal…).
- Gestió a la Tresoreria de la Seguretat Social d’altes, baixes i incidències del personal contractat.
- Tràmits al Registre d’Associacions o al Protectorat de Fundacions. Signatura i tramesa de factures electròniques.
- Gestió de sol·licituds de subvencions i la seva justificació posterior.
- Gestió i liquidació dels tributs locals.
- Sol·licitud de permisos d’utilització de la via pública per actes i activitats que hagi de fer l’entitat.
Tramitació del certificat digital
A continuació, s’explica pas a pas com obtenir el certificat digital que emet l’entitat certificadora Certificación Española (CERES), que és un organisme públic vinculat a la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre (FNMT). Aquest certificat digital, en termes generals, serveix per a tots els tràmits amb l’administració pública.
En primer lloc, cal tenir en compte alguns aspectes imprescindibles que poden afectar el procés d’obtenció i instal·lació del certificat:
- No es pot formatar l’ordinador entre l’inici del procés de sol·licitud del certificat i la seva descàrrega.
- El procés complet s’ha de realitzar des del mateix ordinador, usuari i navegador, i no es podran realitzar actualitzacions a l’equip mentre aquest no finalitzi.
- És possible que, durant el procés, s’hagi de desactivar l’antivirus.
- Prèviament a la sol·licitud del certificat, cal llegir i acceptar la declaració de pràctiques de certificació, on s’explica sota quines condicions el CERES presta aquest servei.
Tot i que abans només es podia fer amb els navegadors Internet Explorer i Mozilla Firefox, ara ja es pot fer el tràmit des de qualsevol plataforma (Safari, Google Chrome…).
A continuació, caldrà configurar l’ordinador en funció del sistema operatiu que es tingui. Aquest pas s’ha de fer descarregant el configurador automàtic de la Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre. Depenent de si el sistema operatiu de l’ordinador amb el qual es vol obtenir el certificat digital és Windows, Mac o Linux, caldrà descarregar un configurador o altre.
Documentació necessària per obtenir el certificat
La documentació que es necessita per poder obtenir el certificat és la següent:
- Certificació de dades del registre públic on estigui inscrita l’entitat. En aquest cas, del Registre d’Entitats Religioses.
En aquesta certificació constaran les dades relatives a la seva constitució i inscripció registral, així com la relació de persones que formen part de l’òrgan de govern de l’entitat i, concretament, les dades de la persona que ostenta la representació legal de l’entitat i la vigència del seu càrrec.
- Relativa a la persona representant legal de l’entitat. A banda de la certificació del registre públic on consti el seu nomenament i vigència del càrrec, en el moment de l’acreditació presencial per obtenir el certificat digital, també s’haurà d’aportar la seva documentació personal:
- Si té nacionalitat espanyola: el DNI, passaport o permís de conduir.
- Si és una persona ciutadana de la Unió Europea/Estat Econòmic Europeu: la targeta d’identificació d’estrangeria, el certificat de ciutadania de la Unió amb el passaport o DNI del país d’origen, o el NIE amb el passaport o DNI del país d’origen.
- Si és una persona estrangera: la targeta d’identificació d’estrangeria o el NIE juntament amb el passaport.
Per demanar la certificació de dades i representació legal al Registre d’Entitats Religioses, s’haurà de fer via telemàtica mitjançant la seu electrònica i els mètodes habilitats per aquest tràmit són els següents: certificat digital de persona física del/la representant legal de l’entitat, DNI electrònic, sistema Cl@ve permanent i sistema Cl@ve PIN.
Per a l’obtenció del certificat digital, caldrà aportar aquesta documentació en format original, còpia autoritzada o document compulsat.
Des que es rep la certificació de dades per part del Registre d’Entitats Religioses, només es disposa d’un màxim de 15 dies per realitzar la sol·licitud del certificat digital a la FNMT, així com per demanar cita a Hisenda o presentar-se a una delegació de Correus per acreditar la documentació i obtenir el certificat digital. El còmput es calcula sense descomptar dissabtes, diumenges i festius.
Alta de la sol·licitud a la FNMT
Un cop es té l’ordinador i la documentació preparats, ja es pot fer la sol·licitud del certificat. Cal entrar a l’apartat ‘Sol·licitar certificat‘ del menú. S’ha d’omplir el formulari de sol·licitud amb el NIF de l’entitat i un correu electrònic de contacte, que s’haurà d’escriure dos cops per confirmar que sigui correcte.
En aquesta pantalla apareix el primer avís del cost del certificat, actualment, 14 euros més l’IVA, que s’hauran d’abonar mitjançant una targeta Visa o Mastercard. No és necessari que aquesta tingui com a titular l’entitat, pot ser de qualsevol persona particular.
La factura d’aquest servei serà enviada posteriorment al correu electrònic indicat a la sol·licitud en un termini de 24 o 48 hores. El pagament es fa en el moment de la descàrrega del certificat, al final del procés.
Finalment, caldrà clicar l’enllaç a la consulta i a l’acceptació de condicions d’expedició del certificat, marcar la casella de verificació que hi ha al final de l’escrit, i prémer a ‘enviar petició’. El sistema generarà un codi de sol·licitud que s’haurà de guardar.
Acreditació de la identitat de la persona representant
El següent pas a fer és que la persona representant acrediti la seva identitat de forma presencial a qualsevol oficina de registre de l’Agència Tributària. Per fer aquest tràmit caldrà demanar cita prèvia. Al formulari s’haurà d’indicar el NIF de l’entitat.
En aquests moments, i des del mes de juliol de 2020, el tràmit d’acreditació també es pot realitzar a qualsevol oficina de Correus i en aquest cas no cal cita prèvia. La delegació de Correus fa d’intermediària certificant la identificació i autenticitat de la documentació presentada i fent arribar aquesta acreditació a l’Agència Tributària perquè realitzi el tràmit necessari per poder descarregar el certificat digital per part de l’entitat.
En el cas d’anar a la delegació d’Hisenda, la descàrrega del certificat, habitualment, es podrà fer en 24 hores. En el cas de les oficines de Correus, la temporalitat és més variable, poden trigar des de 24 hores fins a 3 o 4 dies, de mitjana.
Descàrrega del certificat digital
Un cop completat el procés d’acreditació de la identitat de la persona representant, el darrer pas serà la descàrrega del certificat.
Caldrà indicar en el formulari el NIF de l’entitat i el codi de sol·licitud, desplegar i acceptar les condicions d’ús del certificat. És en aquest pas on caldrà fer efectiu, mitjançant la targeta de crèdit Visa o Mastercard, el pagament de la taxa associada al tràmit.
Finalment, cal prémer a la casella ‘descarregar certificat’ i es generarà un fitxer que es podrà descarregar i instal·lar a l’ordinador. Es completarà així el procés. A partir d’aquest moment, el certificat ja estarà disponible per al seu ús.
Font: Xarxanet