En aquesta sessió que forma part del cicle de webinars de Xarxanet, Dolors Martínez, cap del servei econòmic de Suport Tercer Sector, explica els aspectes més rellevants a repassar i els errors més habituals amb els qual es poden trobar les entitats sense afany de l’ucre alhora de fer el tancament comptable.
Si tens dubtes o necessites suport per complir amb la normativa comptable i fiscal a la teva entitat, contacta amb nosaltres.
Una comptabilitat fidel a la realitat
Un dels aspectes més rellevants que va emfasitzar Martínez és la fidelitat dels comptes. És important que la comptabilitat de l’organització mostri una imatge fidel del patrimoni, la situació financera i el resultat de l’entitat. Per tant, dur la comptabilitat correctament augmenta el grau de confiança cap a les administracions i les persones sòcies, i és símbol de transparència.
Partint d’aquesta premissa, al webinar es repassen els principis comptables que han de guiar la manera d’actuar de l’entitat en aquest àmbit; per exemple, la uniformitat en el registre de les operacions, la prudència i la no compensació entre despeses i ingressos.
La revisió del llibre major per detectar possibles errades
El llibre major de l’entitat és allà on es registren les transaccions econòmiques que s’han fet durant l’exercici. Ha de reflectir els moviments, indicant els comptes específics i saldos. El volum de registres al llibre major dependrà a l’activitat de l’organització, en tot cas, és convenient revisar-lo de tant en tant per verificar que tot és correcte.
En el webinar, Dolors Martínez explica què cal repassar i quins poden ser els errors més freqüents. En aquesta línia, és important revisar factures o despeses antigues per verificar si estan pendents o no, o si estan duplicades. També és cal garantir que quadrin els saldos de tresoreria, és a dir, que la comptabilitat de l’entitat reflecteixi el mateix que el banc i la caixeta d’efectiu.
Un cop feta la revisió, cal fer la reclassificació de les partides per tal de reflectir amb la màxima fidelitat el patrimoni de l’entitat. Això, per exemple, pot servir per saber si l’organització tindrà problemes de solvència o si té una ràtio d’endeutament correcte. Els préstecs, els deutes de dubtós cobrament o les pòlisses són els elements que habitualment poden necessitar una reclassificació.
El registre de les operacions de tancament
En tercer lloc, cal assegurar que s’apliquin els principis de meritació, és a dir, que les operacions es reflecteixen en el moment que es generen, i de correlació d’ingressos i despeses. Per exemple, cal calcular i registrar les amortitzacions dels immobilitzats materials i intangibles, ja que a mesura que passa el temps, els immobilitzats, com un ordinador, perden valor. És a dir, que cal reflectir el valor de la compra menys el desgast que pateix amb el pas del temps i l’ús.
Una altra qüestió a tenir en compte en aquest punt són les subvencions que van lligades a unes despeses que es faran en diversos anys. Si bé quan es concedeix la subvenció s’ha de registrar, a la contrapartida s’haurà de posar al grup de ‘subvencions a distribuir’. Amb la qual cosa, s’ha de calcular la part de despesa i la part de subvenció que s’ha de reconèixer com a ingrés en cada exercici. A la seva explicació, Martínez posa altres exemples d’operacions que les organitzacions haurien de revisar.
Finalment, cal calcular el resultat de l’Impost sobre Societats (IS), depenent del règim fiscal de l’organització, i comptabilitzar la despesa o el cobrament, si s’escau.
Fet això, només queda tancar la comptabilitat. En aquest punt, els programes comptables s’encarreguen de fer els assentaments de regularització i tancament. Això vol dir que es deixen a zero els saldos. Aleshores, també es fa l’assentament d’obertura i torna a començar el procés per fer la comptabilitat de l’any vinent.
Font: Xarxanet (redactat per l’equip de Suport Tercer Sector).