La justificació és una eina essencial per demostrar l’execució real del projecte, la gestió econòmica i els aprenentatges que poden orientar futures edicions. En cas de dubtes pots contactar amb el nostre servei econòmic.
Quan un projecte arriba al seu tancament, totes les entitats han de preparar la justificació corresponent, especialment si han rebut finançament públic o privat. Aquest document explica amb transparència què s’ha fet, quines activitats s’han executat, quin impacte s’ha generat i com s’han utilitzat els recursos assignats.
A més de complir un requisit formal, la justificació permet revisar de manera ordenada el treball intern i extreure conclusions valuoses.
Què és la justificació?
La justificació és un requisit essencial dins del cicle d’una subvenció i permet demostrar que el projecte s’ha executat d’acord amb allò que establia la convocatòria i que els recursos rebuts s’han gestionat de manera correcta i transparent. Un cop finalitzades les activitats, les bases de cada subvenció obliguen a presentar documentació que acrediti l’actuació real, incloent-hi la memòria d’execució, la memòria econòmica i els justificants necessaris per demostrar que s’ha donat compliment als objectius previstos.
Per facilitar aquest procés és útil disposar d’una eina de seguiment que permeti registrar despeses i ingressos durant l’any, tot i que sempre cal utilitzar els models oficials del finançador. També és important conservar i ordenar els justificants econòmics, assegurar que les factures estan emeses a nom de l’entitat i verificar que compleixen els criteris de la convocatòria, ja que només així la despesa es considera correctament justificada.
Consells per elaborar una justificació efectiva
La justificació hauria de començar-se a preparar durant el mateix desenvolupament del projecte, ja que recollir informació a mesura que avancen les activitats facilita enormement el treball final. A més, fer-ho d’aquesta manera assegura que les dades siguin fiables i que es puguin identificar eventuals canvis o incidències de forma ràpida i clara.
És molt recomanable utilitzar un full de seguiment, com ara un Excel, que permeti anotar incidències, participació, recursos usats, calendaris i qualsevol aspecte rellevant. Aquesta metodologia ajuda a disposar d’una visió global del projecte i facilita detectar elements que funcionen i d’altres que caldria replantejar en futures edicions.
Altres informacions útils per preparar la justificació són les valoracions de les persones participants, que es poden obtenir mitjançant qüestionaris inicials i finals. Aquestes dades permeten comparar resultats, entendre les necessitats reals i incorporar observacions qualitatives que sovint complementen la informació tècnica del projecte.
Justificació econòmica
La justificació econòmica és un apartat central que acredita com s’han utilitzat els recursos econòmics rebuts. Les entitats han de presentar les factures o justificants corresponents, sempre tenint present que només són vàlids els documents que s’ajusten estrictament al període subvencionable indicat per la convocatòria o el finançador.
És important revisar que cada factura inclogui la informació obligatòria: emissor, receptor, data, concepte i impostos aplicats. A més, cada despesa ha de vincular-se amb la partida pressupostària corresponent i cal comprovar que no se superin els marges de desviació permesos. En cas que hi hagi hagut canvis en l’execució del projecte, és necessari justificar-los i aportar la reformulació aprovada.
La gestió acurada d’aquest apartat és clau per evitar requeriments o possibles denegacions. Per això es recomana portar un registre continuat i ordenar tota la documentació a mesura que avança el projecte, evitant acumulacions d’última hora que poden comportar errades.
Els formularis de justificació
Moltes convocatòries disposen d’un formulari específic per a la justificació del projecte, que s’ha de seguir fidelment per assegurar que la informació es presenta en el format correcte. Aquests formularis solen demanar dades sobre l’entitat, una descripció del programa, els objectius previstos, les activitats dutes a terme, els resultats i els indicadors utilitzats per mesurar-los.
També és habitual que incloguin un apartat dedicat a les conclusions i a les propostes de millora, que permeten explicar de manera clara què ha funcionat, què no i quines modificacions es podrien incorporar en un futur. Si sorgeixen dubtes durant l’elaboració de la justificació, convé consultar si la convocatòria facilita canals de suport tècnic o assistència directa.
Cal recordar que aquests formularis no només organitzen la informació, sinó que també garanteixen que el finançador rebi totes les dades necessàries per validar l’execució del projecte. Per això, és essencial seguir-ne totes les indicacions i revisar-los amb deteniment abans de l’entrega final.
Aspectes finals a tenir en compte
Un cop elaborada la justificació, és útil fer una revisió interna que permeti analitzar els resultats i valorar el funcionament del projecte amb calma i perspectiva. Aquest exercici ajuda a extreure aprenentatges, identificar punts de millora i tenir una base sòlida per planificar futures edicions amb més precisió i eficiència.
Les preguntes clau que cal considerar són: s’han assolit els objectius plantejats? S’han complert les activitats de la manera prevista? Quins imprevistos s’han generat i com s’han resolt? Respondre aquestes qüestions permet obtenir una visió completa del projecte i donar llum a totes les aportacions que pot generar.
Finalment, és imprescindible respectar els terminis i les condicions de presentació establertes pel finançador. L’entrega fora de temps o una justificació incompleta pot impedir l’accés a futures convocatòries i generar problemes administratius. Per això, és recomanable planificar el tancament amb antelació i verificar tota la documentació abans d’enviar-la.
Font: redactat per l’equip de Suport Tercer Sector a Xarxanet.