Revisar la junta directiva i els estatuts
Una de les primeres comprovacions que pot fer l’entitat és revisar que els càrrecs de la junta directiva estiguin actualitzats al registre corresponent. Si durant el curs anterior s’han produït renovacions, renúncies o substitucions, convé assegurar-se que aquests canvis s’han formalitzat.
També és recomanable comprovar la vigència dels càrrecs d’acord amb el que estableixen els estatuts de l’entitat. Això permet detectar, per exemple, si durant el nou curs finalitza algun mandat i caldrà iniciar el procés corresponent per renovar la junta directiva.
Els estatuts són un altre dels documents que convé tenir disponibles i actualitzats, ja que recullen aspectes essencials del funcionament de l’associació. Si l’entitat els ha modificat, és important treballar amb la versió vigent i tenir-la localitzada perquè es pugui consultar quan sigui necessari.
Fer aquestes comprovacions a principi de curs facilita el funcionament dels òrgans de govern i ajuda a anticipar possibles gestions que s’hagin de dur a terme durant els mesos següents.
Comprovar el certificat digital i els comptes de l’entitat
El certificat digital de l’entitat és necessari per dur a terme molts dels tràmits telemàtics que les organitzacions fan habitualment. Per això, abans d’iniciar el curs és recomanable comprovar que continua vigent i que es pot utilitzar correctament.
Fer aquesta revisió amb antelació evita descobrir que el certificat ha caducat just quan cal presentar una sol·licitud, aportar documentació o completar algun altre tràmit. També convé que les persones responsables de la gestió sàpiguen com accedir-hi i utilitzar-lo quan sigui necessari.
Un altre punt de la revisió són els comptes bancaris de l’entitat. Cal comprovar-ne la titularitat i l’operativitat, especialment quan durant els darrers mesos hi ha hagut canvis en la junta directiva o en les persones que hi poden operar.
És recomanable verificar quines persones estan autoritzades als comptes, si aquesta informació continua actualitzada i si l’entitat pot fer les operacions habituals sense incidències.
Aquestes comprovacions poden evitar dificultats posteriors, especialment a l’hora de fer tràmits, gestionar projectes o efectuar cobraments i pagaments durant el curs.
Fer seguiment dels projectes i les justificacions
Amb la represa de l’activitat és important recuperar també el seguiment dels projectes que l’entitat ha presentat o que té en marxa. Després del període estival, convé revisar-ne l’estat i identificar les actuacions i els terminis que caldrà tenir presents durant el nou curs.
En el cas dels projectes finançats, també cal fer seguiment de les justificacions corresponents. Cada projecte pot tenir unes condicions, uns terminis i una documentació determinada, per la qual cosa és important consultar la informació vinculada al finançament rebut.
Disposar d’un calendari amb les principals dates pot ajudar l’entitat a controlar els terminis d’execució i justificació i evitar que alguna tasca quedi pendent. També és convenient tenir ordenada la documentació relacionada amb les activitats desenvolupades i les despeses vinculades al projecte.
La justificació no s’hauria de deixar únicament per al final. Fer-ne un seguiment durant l’execució facilita disposar de la informació necessària quan arribi el moment de presentar-la.
D’aquesta manera, l’inici de curs també serveix per recuperar una visió global dels projectes de l’entitat, comprovar en quin punt es troben i planificar les tasques que encara s’han de completar.
Comprovar les assegurances i les cobertures
Abans de reprendre les activitats, també és convenient comprovar la vigència de les pòlisses d’assegurança de l’entitat i revisar-ne les cobertures.
Aquesta comprovació permet detectar si alguna pòlissa s’ha de renovar i valorar si continua ajustant-se a les activitats que es desenvoluparan durant el nou curs. Si hi ha hagut canvis en la programació, en els espais o en les característiques de les activitats, és especialment útil revisar si les cobertures disponibles continuen sent adequades.
Les necessitats poden variar en funció de l’activitat de cada entitat. Per això, la revisió no s’ha de limitar a comprovar la data de venciment, sinó que també convé saber què cobreix la pòlissa i en quines condicions.
En les entitats que compten amb persones voluntàries, també és important revisar les assegurances vinculades a l’activitat de voluntariat que corresponguin.
Fer aquesta comprovació abans de començar les activitats permet detectar possibles mancances i afrontar el nou curs sabent quines cobertures té contractades l’entitat.
Preparar els permisos necessaris per a les activitats
L’inici de curs també és el moment de revisar la programació d’activitats i comprovar si alguna requereix permisos o altres tràmits previs.
Aquesta qüestió és especialment rellevant quan l’entitat preveu organitzar activitats a la via pública. En aquests casos, cal assegurar-se que es disposa dels permisos necessaris per ocupar l’espai i dur a terme l’activitat.
No totes les activitats tenen les mateixes característiques ni necessiten els mateixos tràmits. Per aquest motiu, és recomanable identificar amb antelació quines accions es volen organitzar i consultar els requisits corresponents abans de fixar-ne definitivament la realització.
Fer aquesta previsió és especialment útil per a les entitats que organitzen festes, fires, jornades, activitats comunitàries o altres accions en espais públics, ja que permet incorporar els tràmits necessaris a la planificació general.
Comprovar els permisos a l’inici del procés també evita haver de gestionar-los a última hora. D’aquesta manera, l’entitat pot planificar les activitats tenint en compte tant els aspectes organitzatius com els requisits necessaris per poder-les desenvolupar.
Una llista de comprovació per començar el curs
Abans de reprendre completament l’activitat, dedicar un temps a fer una revisió general de l’entitat pot facilitar la gestió dels mesos següents. No es tracta d’incorporar nous tràmits, sinó de comprovar que els elements necessaris per al funcionament habitual estan disponibles i actualitzats.
La llista pot començar per verificar els càrrecs de la junta directiva, el certificat digital i els estatuts. També és convenient revisar la titularitat i l’operativitat dels comptes bancaris i recuperar el seguiment dels projectes presentats.
En els projectes que han rebut finançament, cal tenir presents les justificacions pendents i els terminis corresponents. La revisió es completa comprovant la vigència i les cobertures de les assegurances i identificant els permisos que poden necessitar les activitats programades, especialment quan impliquen l’ocupació de la via pública.
Anticipar aquestes gestions ajuda a començar el curs amb una organització més ordenada i permet que l’entitat centri els esforços en els seus projectes i activitats.
