Ser una associació o una fundació no determina, per si sol, si una entitat ha d’adaptar el seu sistema de facturació. Cal tenir en compte el tipus d’ingrés, l’obligació d’emetre factura i la manera com aquesta es genera. En cas de dubtes pots contactar amb el nostre servei econòmic.
L’aplicació del Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, que regula els requisits dels sistemes i programes informàtics utilitzats en els processos de facturació, també pot afectar les entitats sense ànim de lucre.
Ara bé, no totes les operacions d’una associació o fundació reben el mateix tractament. Per saber si s’hi aplica la normativa, cal revisar cada tipus d’operació i valorar tres qüestions: com tributa en l’impost sobre societats, si existeix l’obligació d’emetre factura i quin sistema s’utilitza per elaborar-la.
SIF i Veri*Factu són el mateix?
Un dels primers aspectes que cal aclarir és la diferència entre sistema informàtic de facturació (SIF) i Veri*Factu. No són dues obligacions diferents, però tampoc són exactament el mateix concepte.
El SIF és el sistema informàtic utilitzat per donar suport als processos de facturació i que queda sotmès als requisits del Reial decret 1007/2023 quan es troba dins del seu àmbit d’aplicació. Veri*Factu és una de les modalitats previstes per complir aquests requisits i es caracteritza per la remissió dels registres de facturació a l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT).
Per tant, quan una entitat està obligada a utilitzar un sistema adaptat al reglament, pot fer servir un SIF en modalitat Veri*Factu, amb la corresponent remissió dels registres a l’AEAT, o un sistema que no faci aquesta remissió automàtica i que compleixi les exigències de conservació, seguretat, traçabilitat i la resta de garanties establertes per la normativa.
Aquesta distinció és important perquè parlar genèricament de l’“obligació de Veri*Factu” pot portar a pensar que totes les entitats afectades estan obligades a enviar automàticament els seus registres de facturació a l’AEAT.
Primer pas: comprovar la situació en l’impost sobre societats
El fet de ser una entitat sense ànim de lucre no comporta automàticament quedar exclosa dels requisits dels sistemes informàtics de facturació. Per determinar-ne l’aplicació, un dels primers elements que cal revisar és la situació de l’organització respecte de l’impost sobre societats.
L’article 3 del Reial decret 1007/2023 estableix que, en el cas de les entitats parcialment exemptes incloses als apartats 2, 3 i 4 de l’article 9 de la Llei 27/2014, de l’impost sobre societats, el reglament s’aplica exclusivament a les operacions que generin rendes subjectes i no exemptes d’aquest impost.
Això obliga a diferenciar les operacions que desenvolupa cada entitat. Si una operació genera una renda exempta de l’impost sobre societats, queda fora de l’àmbit d’aplicació del reglament per aquest criteri. Si, en canvi, genera una renda subjecta i no exempta, cal continuar analitzant la resta de requisits.
A la pràctica, les úniques operacions de venda que estan exemptes de tributació en societats per a aquest tipus d’entitats són les que realitzen les associacions declarades d’utilitat pública i les fundacions que estan al règim fiscal de la Llei 49/2002.
Per a la resta d’entitats no lucratives, en principi només s’aplicaria a les possibles factures per quotes de persones sòcies.
Segon pas: determinar si cal expedir factura
Que una operació generi una renda subjecta i no exempta de l’impost sobre societats no significa que automàticament s’hi hagin d’aplicar els requisits dels sistemes informàtics de facturació. El següent pas és comprovar si existeix l’obligació d’expedir factura.
Per fer aquesta valoració cal tenir en compte el Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, que aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. En aquesta norma s’estableix que hi ha algunes operacions de venda per les quals no s’està obligat a generar una factura per documentar-les. Entre elles, les relatives a les quotes socials i també a les dels serveis que habitualment presten les entitats no lucratives: pels serveis assistencials, els esportius i els culturals.
Quan una operació està exceptuada de l’obligació de facturar i l’entitat no emet cap factura, documentant la operació amb l’expedició d’un rebut, aquesta operació queda fora de l’àmbit objectiu dels requisits dels sistemes informàtics de facturació. Però cal tenir en compte que en ocasions, per aquest tipus d’operacions, si que existeix l’obligació d’expedir-la. Seria el cas si el destinatari actua com a empresari o és una persona jurídica, o bé si actuant com a particular, demana expressament que se li faci factura. En aquesta situació, caldria continuar amb l’anàlisi.
També s’ha de tenir present un altre supòsit: si no hi ha obligació de facturar, però l’entitat decideix emetre voluntàriament una factura mitjançant un sistema informàtic, aquesta facturació haurà de complir els requisits corresponents.
Per tant, no n’hi ha prou amb analitzar la fiscalitat general de l’entitat. Cal revisar operació per operació si existeix obligació o la voluntat de documentar-la mitjançant una factura.
Tercer pas: revisar com s’elaboren les factures
L’últim element que cal analitzar és quin mitjà s’utilitza per expedir la factura. El Reial decret 1007/2023 no estableix, per si mateix, l’obligació d’utilitzar un programa informàtic per facturar, sinó que regula els requisits que han de complir aquests sistemes quan s’utilitzen per donar suport al procés de facturació.
Així, quan una entitat expedeix les factures mitjançant un programa, una aplicació, un mòdul de gestió o un altre sistema informàtic de facturació, aquest haurà de complir els requisits del reglament si es tracta d’operacions incloses en el seu àmbit d’aplicació.
En canvi, si la factura es confecciona realment sense utilitzar un sistema informàtic de facturació, el reglament no s’aplica pel simple fet d’haver expedit aquella factura.
També és important tenir en compte les entitats que externalitzen la gestió administrativa. El fet que sigui una assessoria o una tercera part qui confeccioni materialment la factura no trasllada l’obligació a aquesta organització: l’obligada a expedir-la continua sent l’entitat que ha dut a terme l’operació.
Per això, les organitzacions que treballen amb una gestoria també haurien de comprovar quin sistema s’està utilitzant per emetre les seves factures i si aquest compleix els requisits que els siguin aplicables.
Cal analitzar cada operació de l’entitat
En conclusió, l’aplicació de la normativa s’ha de valorar operació per operació. Una mateixa associació o fundació pot tenir ingressos que quedin fora del reglament i, alhora, desenvolupar activitats que sí que hi estiguin subjectes.
Per posar un exemple, una quota associativa que no respongui a un servei individualitzat pot constituir una renda exempta segons el règim fiscal aplicable i, habitualment, no generar una factura. En aquest cas, pot quedar fora de l’aplicació dels requisits dels sistemes informàtics de facturació.
La situació pot ser diferent quan l’entitat obté ingressos procedents de vendes, lloguers, prestacions de serveis, patrocinis o altres activitats econòmiques. Si aquestes operacions generen rendes subjectes i no exemptes de l’impost sobre societats, comporten l’obligació d’expedir factura i aquesta s’elabora mitjançant un sistema informàtic, caldrà aplicar els requisits corresponents.
Per tant, no és adequat determinar si una entitat està afectada només a partir de la seva forma jurídica. Cal revisar conjuntament el tractament de la renda en l’impost sobre societats, l’obligació de facturar i el sistema emprat per fer-ho.
Quan resulti obligada, l’entitat podrà utilitzar la solució de facturació pública que proporciona l’Agència Tributària, o bé un sistema en modalitat Veri*Factu, amb remissió dels registres a l’AEAT, o bé un SIF sense aquesta remissió automàtica que compleixi la resta d’exigències establertes reglamentàriament.
Font: redactat per l’equip de Suport Tercer Sector a Xarxanet.