Aspectes importants per fer un bon tancament de la comptabilitat de l’entitat

Les setmanes anteriors a la data de tancament de l’exercici econòmic de les entitats són un bon moment per posar-se a tancar els comptes de l’any.

Per fer-ho correctament, cal revisar una sèrie d’aspectes que ens permetran assegurar que els números obtinguts reflecteixin de forma fidel i transparent la realitat econòmica de l’entitat.

1. Revisar el llibre Major

Des del programa de comptabilitat, s’han de llistar tots els comptes comptables i revisar-los atentament per veure si trobem alguna errada o omissió en les operacions a registrar, i detectar si cal fer alguna de les operacions de reclassificació o tancament que indicarem als següents punts.

Les incidències més habituals a revisar i corregir, si s’escau, que s’acostumen a trobar són:

• Factures o despeses amb una certa antiguitat que no figuren com a pagades (les ha pogut pagar algú de l’entitat, es pot haver registrat el pagament com a despesa, poden estar duplicades, pot haver-hi algun error en el proveïdor indicat en el pagament o, realment, poden estar pendents).
• El mateix que en el punt anterior, amb factures emeses pendents de cobrar.
• Que no estigui feta l’aplicació del resultat de l’exercici anterior: el compte 129 ha d’estar amb saldo zero abans de fer el tancament.
• Que els comptes de tresoreria no estiguin quadrats: cal assegurar-nos que els comptes de caixa efectiva i de tots els bancs tinguin el saldo real que es correspongui amb el recompte o arqueig de la caixa en data de tancament, i amb els extractes bancaris a la mateixa data, respectivament.
• Que hi hagi operacions registrades com a partida pendent d’identificar al compte 555. Aquest compte normalment ha de quedar a zero abans de tancar.
• Que tots els comptes corrents amb persones de l’organització (551, 552, 553 o 464) que tinguin el saldo correcte a favor o en contra de l’entitat. Aquests comptes s’utilitzen quan persones vinculades a l’entitat paguen o cobren per compte d’aquesta. Per exemple, si s’avancen diners per fer una activitat i aquella persona va pagant, cal assegurar-nos que es liquiden les despeses d’aquella activitat i que retorna la diferència dels diners de l’avançament, o que se li paga la resta o se li reconeix el deute a pagar, si la despesa ha estat superior als diners avançats.
• Que les despeses i ingressos (comptes dels grups 6 i 7) no estiguin correctament registrats en els comptes que correspongui per la seva naturalesa o que hi hagi alguna que s’hagi pogut duplicar.
• Que no hi hagi cap registre de despesa que, en realitat, s’hagi de considerar com a inversió. Es donaria aquest cas quan la compra correspon a un bé que hagi de romandre a l’entitat i estigui en ús per un període superior a un any.
• Que hi hagi alguna subvenció o donació que se li hagi concedit a l’entitat per a l’exercici que s’està tancant i que no s’hagi registrat. Les subvencions s’han de registrar en el moment de la concessió i de manera independent al moment en què es cobren. És molt convenient no fer el registre de cap cobrament directe contra el compte d’ingrés del grup 7, sinó fer-lo constar sempre en el compte corresponent del grup 44 (donacions privades) o 4708 (subvencions oficials), per poder-lo tenir ben controlat de cara al model 347 (la declaració informativa d’operacions amb tercers) i per reflectir correctament els imports pendents a cobrar, si n’hi hagués.
• Si es tenen registres en comptes del grup 56 (dipòsits i garanties rebudes i dipositades), s’ha de verificar que en tinguin el saldo correcte a la data de tancament. Si, per exemple, s’ha registrat en un compte del grup 561 la distribució de participacions de loteria, s’hauria de fer el traspàs a ingressos per la part que correspongui a donacions dels diners que s’hagin recaptat i deixar el saldo a zero en la data de tancament.
• Si l’entitat presenta declaracions per l’IVA, que no s’hagin registrat les liquidacions trimestrals dels models 303 i/o que no s’hagi registrat l’ajustament per canvi de prorrata en l’IVA deduïble, si fos el cas. En cas de produir-se aquest canvi de prorrata, cal canviar també a la sèrie de les factures rebudes de l’any entrant el percentatge provisional deduïble a aplicar durant aquest nou exercici. Un cop registrades les liquidacions, els comptes 472 d’IVA suportat i 477 d’IVA meritat han de quedar a zero i el saldo a favor de l’entitat del darrer model 303 hauria de coincidir amb el del compte 4700, o si fos a pagar, amb el del compte 4750 a 31 de desembre.
• Si es té personal contractat i/o s’han fet pagaments a persones professionals autònomes o conferenciants, o bé si s’han fet retencions per altres tipus de despeses, com ara el lloguer d’un local, s’ha de verificar que els saldos dels sous a pagar (cte. 465), Seguretat Social creditora (cte.476) i Hisenda creditora per retencions de l’IRPF (cte. 4751) tinguin els saldos correctes. En el cas del compte 465, tindrà un saldo a pagar si queden salaris nets a pagar en la data de tancament. El compte 476 ha de tenir un saldo a pagar pel total de la liquidació de la Seguretat Social del mes de desembre, que es paga al gener. I el compte 4751 ha de tenir el saldo que coincideixi amb la liquidació dels models 111 o 115 del quart trimestre de l’any que estiguem tancant i que es paga també al gener.

2. Reclassificacions

A la revisió anterior, també s’haurà detectat si hi ha saldos que calgui reclassificar de compte, perquè els balanços reflecteixin les partides correctes.

Les més habituals són:

• Si l’entitat té algun préstec, cal reclassificar de llarg a curt termini l’import del capital a retornar durant els propers 12 mesos.
• Si es tenen inversions financeres amb data de venciment dins de l’exercici a iniciar, cal reclassificar-les de llarg a curt termini.
• Si es té algun deute pendent de cobrar que es consideri dubtós, cal reclassificar-lo al compte corresponent i dotar la provisió pel possible incobrable.
• Si es té una pòlissa o compte de crèdit que s’estigui registrant a un compte del grup 57 i que acabi amb saldo a favor de l’entitat bancària a 31 de desembre, cal reclassificar el saldo des del compte 572 al 5201. De la mateixa manera, si s’està registrant a un compte 5201 i el saldo final és positiu a favor de l’entitat, s’ha de reclassificar a un compte del grup 572.

3. Registre de les operacions de tancament

En aquest punt, ens hem d’assegurar que tenim registrades totes les despeses i ingressos el període de meritació dels quals correspon amb l’exercici que estem tancant

Els més habituals són:

• Recompte i registre de variacions a la valoració de les existències de mercaderies, tenint-ne en compte l’inventari en la data de tancament.
• Dotacions per a les amortitzacions anuals dels immobilitzats materials i intangibles que hi hagi a l’entitat. S’ha de revisar també si cal donar de baixa algun dels elements de l’immobilitzat, si ja no està en ús o no pertany a l’entitat.
• Aplicació a ingressos de la part proporcional a l’amortització de les subvencions o donacions que s’hagin concedit a l’entitat per a adquisició dels immobilitzats.
• Dotació de possibles provisions, en cas que algun element patrimonial de l’entitat hagi perdut valor respecte de la valoració que figuri en el registre comptable i sempre que aquesta pèrdua de valor pugui ser reversible.
• Ajustaments per periodificació. Si alguna despesa no és totalment imputable a l’exercici (per exemple, una assegurança pel període de l’1 de juny al 31 de maig de l’any següent), s’haurà de fraccionar amb base a aquesta temporalitat i, la part que correspongui a l’any següent, caldrà deixar-la en un compte de despeses avançades. S’ha de fer el mateix amb els ingressos. Potser s’ha emès una factura amb data de l’exercici que s’està tancant, però una part de la feina es farà durant l’exercici següent, o una subvenció registrada en aquest exercici s’ha d’executar en part a l’exercici següent. Per fer aquests ajustaments s’utilitzen els comptes 480 per a despeses avançades i els comptes 485 i 132. En cas que aquests comptes tinguin saldos que provinguin de l’obertura, s’ha de revisar si cal aplicar a la despesa o a l’ingrés de l’exercici que s’està tancant, respectivament, els saldos que es van deixar a l’any anterior.

4. Calcular i comptabilitzar l’impost sobre societats

Un cop revisada la comptabilitat i registrats tots els moviments que afectin el resultat, cal calcular i registrar l’impost sobre Societats, en funció del règim fiscal que tingui l’entitat (els dos possibles són els de la Llei 49/2002, i el de les Entitats parcialment exemptes).

Hi ha organitzacions sense ànim de lucre que, per la naturalesa dels ingressos o pel volum, no han de presentar la declaració. En aquests casos no procedeix cap registre al respecte. Però per a les entitats obligades a presentar-la, cal fer el càlcul de la quota que pertoqui. S’ha de seguir la normativa pròpia d’aquest impost, agafant els ingressos no exempts i restant les despeses deduïbles, i aplicant el percentatge o tipus de tributació del règim que sigui d’aplicació a l’entitat.

En cas que surti a pagar, es comptabilitzarà la despesa i el deute pendents de pagar, i en cas que procedeixi alguna devolució a l’entitat, el deute pendent de cobrar. Cal tenir en compte si es tenen registrats pagaments a compte o retencions als comptes del grup 473, que hauran de quedar sense saldo un cop fet el registre.

5. Tancament de l’exercici i obertura del següent

El pas final per tancar definitivament serà executar el procés de tancament que el programa de comptabilitat té incorporat.

En primer lloc, i sempre que no s’hagi utilitzat aquesta dada per portar l’arxiu dels documents comptables, s’executarà el procés de renumeració automàtica dels assentaments, perquè tinguin una numeració correlativa a les dates de registre.

A continuació, s’executarà el procés de tancament i obertura de l’exercici. En aquest procés, el programa comptable fa el que s’anomena “assentament de regularització”, a on deixa a zero tots els saldos dels grups 6 (despeses) i 7 (ingressos), contra el compte 129 de l’excedent de l’exercici. Seguidament, fa l’anomenat “assentament de tancament” a on deixa a zero tots els saldos dels grups 1 al 5 del PGC, i finalment, fa l’assentament d’obertura de l’any següent, recuperant aquests mateixos saldos dels grups 1 al 5, i deixant-los preparats per a començar el registre comptable del nou exercici.

La darrera tasca a fer serà l’obtenció dels llistats de balanços que serviran per preparar l’assemblea a on es presentaran els comptes. Habitualment seran:

• Balanç de Situació
• Compte d’Explotació o de Resultats (també anomenat de Pèrdues i Guanys)
• Balanç de comprovació de sumes i saldos
• Llibre Diari
• Llibre Major

Font: Xarxanet (redactat per l’equip de Suport Tercer Sector).