Les reunions dels òrgans de govern d’associacions, fundacions i cooperatives es poden celebrar a través de videoconferència o conferència telefònica múltiple durant tot el 2021. Les reunions virtuals, per tant, són una opció vàlida encara que els estatuts de les organitzacions no la tinguin prevista.
Les entitats que vulguin optar per la via telemàtica més enllà del 2021, han de modificar els seus estatuts. Més a baix, t’expliquem com fer-ho.
Des de l’estat d’alarma i fins a finals del 2021
Davant la impossibilitat de fer reunions presencials per les restriccions derivades del coronavirus, moltes associacions i fundacions van començar a optar per la via telemàtica durant l’estat d’alarma.
De fet, el Reial Decret-llei 8/2020 de 17 de març sobre mesures urgents per fer front a l’impacte del Covid-19 va habilitar les fundacions a celebrar les reunions dels òrgans de govern d’associacions i fundacions a través de mitjans telemàtics.
La mesura estava pensada per tenir vigència fins al 18 d’abril, però el 9 de juny se’n va aprovar la primera pròrroga, per estendre-la fins al 31 de desembre del 2020.
Ara, s’ha aprovat una segona pròrroga que allarga la vigència de la mesura fins a finals de l’any vinent. La pròrroga s’ha aprovat el 18 de novembre a partir del reial decret 24/2020 de mesures urgents de suport a la solvència empresarial i al sector energètic i en matèria tributària.
Podeu consultar els detalls de la mesura a través l’article 40 del RDL 8/2020 i a l’article 100 del RD 1784/1996 al que es fa referència al RD 8/2020.
Aprofita per modificar els estatuts
És un bon moment per actualitzar els estatuts i incloure la possibilitat de fer sessions virtuals i votar per escrit més enllà del 31 de desembre del 2021.
L’estatut és la norma bàsica de funcionament de cada associació i dona el full de ruta per gestionar la participació de l’entitat. Perquè els estatuts compleixin amb la seva funció cal que estiguin ben actualitzats. Perquè estiguin al dia cal, primer, constituir un grup de treball per determinar les propostes de canvis, convocar i celebrar una assemblea per aprovar els estatuts i, finalment, comunicar la modificació al Registre d’Entitats Jurídiques de la Generalitat.
T’actualitzem els estatuts
Des del servei jurídic de Suport Tercer Sector ajudem associacions, fundacions i cooperatives a modificar i redactar estatuts. Les entitats que vulguin ajuda per part de professionals es poden posar en contacte amb el nostre equip a través d’aquest formulari. Contacta’ns per saber més sobre preus i serveis.
Com es fan les sessions virtuals?
Fins a finals d’any, les juntes directives d’associacions, consells rectors de cooperatives i patronats de fundacions es poden celebrar per videoconferència. S’entendrà que les sessions dels òrgans de govern s’han celebrat en el domicili de la persona jurídica. Cal garantir que tothom pot participar a les sessions a distància. Per tant, cal assegurar que tothom tingui connexió a Internet, l’equip adequat i l’aplicació amb la qual es farà la videoconferència.
Abans de fer la reunió caldria fer una prova per confirmar que tots els aspectes tècnics funcionen. Si hi ha membres que no saben utilitzar l’aplicació, caldria enviar-los-hi un petit tutorial explicatiu.
Finalment, s’ha tenir en compte que la connexió s’ha de fer des de llocs amb poc soroll per assegurar la qualitat de l’àudio a les persones participants. Abans de la videoconferència també és útil establir les regles de la reunió a l’inici.
Votacions per correu
Una qüestió que també s’ha previst és que quan ho sol·liciti la presidència o, com a mínim, dos membres de l’òrgan, es poden adoptar els acords a través de votació per escrit, com ara per correu electrònic, perquè en quedi constància.
Per garantir la correcta participació, caldrà acreditar la votació dels acords, tenint en compte que tots els membres dels òrgans de govern tenen el dret i deure de participar, i també el de votar d’una forma fiable i reconeguda. Aquí trobareu un llistat d’eines per votar en assemblees virtuals.
Des de l’àrea de TI de Suport Tercer Sector ajudem les entitats a adaptar-se als programes que permeten fer videoconferències i votar de forma virtual.