“Tinc un munt de coses per fer i no sé per on començar”. Aquesta és una frase amb la qual moltes persones es poden sentir identificades. Trello serveix justament per ajudar a organitzar treballs i projectes, ja siguin individuals com grupals.
Gabriel González, responsable d’Innovació de Fundación Esplai, va explicar al webinar ‘Aprèn sobre Trello’ les principals funcions de l’eina. Un total de 184 persones, la majoria vinculades a entitats de Tercer Sector, van participar en la sessió, que es va organitzar el dilluns 18 de maig.
En aquest article resumim les principals funcions de Trello i compartim enllaços per aprofundir més sobre l’eina. Si voleu veure com s’utilitza en directe, us recomanem que vegeu el vídeo complet del webinar.
Properament anunciarem un altre webinar, aquesta vegada dedicat a explicar com utilitzar Teams, de Microsoft. Subscriviu-vos al nostre butlletí per rebre més informació.
Quins són els avantatges de Trello?
Amb Trello pots organitzar un projecte classificant-lo en diferents tasques. La persona usuària pot fixar tantes tasques com vulgui (per exemple, fer una trucada, corregir un error, aprovar un contracte, redactar un informe…). A cada tasca es poden adjuntar arxius com imatges, vídeos, fotos (fins a 10 MB per adjunt).
En funció de l’avanç de el projecte, la persona usuària va actualitzant l’estat de cada tasca: tasques a fer, en procés o finalitzades. Des del primer moment, Trello permet crear un tauler d’exemple o de mostra. És una eina molt útil i amb unes prestacions gratuïtes molt bones. A més, es pot fer servir amb versió web i amb l’app, tant per a sistemes Android com iOS.
Vull començar a utilitzar Trello. Què faig?
Primer de tot, abans d’utilitzar Trello, hem de tenir clar com volem organitzar el nostre projecte. És important estructurar la informació per després traslladar-la a Trello. Si volem fer un projecte grupal, hem de fixar qui hi participarà i quines tasques s’assignen a cada persona. A partir d’aquí, la persona que crea el tauler, ha d’anar fent proves amb el programa fins decidir els criteris d’organització.
Pots afegir persones al tauler per a treballs en equip?
Pots afegir a les persones del teu equip en el cas que organitzis un projecte grupal. Pots convidar a persones amb el seu correu electrònic.
Què és un tauler?
El tauler és l’estructura bàsica amb la qual Trello organitza la informació que aportem sobre el nostre projecte. Al tauler col·loquem llistes i, dins d’elles, petites notes (post-its) que identifiquen les tasques concretes que hem de fer.
Quins tipus de llistes hi ha?
La persona usuària col·loca les tasques en tres llistes diferents. Una primera amb les coses que encara no s’han començat a fer, una altra amb les coses que es tenen a mitges, i finalment, una amb les tasques ja finalitzades. Aquesta metodologia ens permet tenir una visió molt ràpida i global sobre el moment en el qual es troba el projecte i cadascuna de les accions que hem de desenvolupar.
És gratis?
Hi ha una versió Gold, que és de pagament, però les prestacions que ofereix la versió gratuïta són mes que suficients per treballar en projectes individuals i grupals.
Què són els power-ups?
Són els complements que es poden afegir als taulers. La versió gratuïta permet afegir un únic Power-up. Un dels més usats és el del calendari, que ofereix una visió temporal de les tasques que s’han de finalitzar en un moment concret, en el cas que els hàgim assignat una data de venciment.
Per a què serveixen les etiquetes?
Són paraules que classifiquen continguts. Trello permet afegir etiquetes a les tasques, diferenciant-les amb colors. A més, es poden habilitar les etiquetes per a persones daltòniques perquè les persones que tenen dificultats diferenciant colors puguin també reconèixer-les. Aquesta atenció al detall ens dona una idea de la precisió amb què s’ha dissenyat l’eina.
Podem automatitzar tasques?
Sí, podem automatitzar els processos que es repeteixen amb Butler. Aquesta opció evita haver de arrossegar d’una llista a una altra tasques que sempre segueixen el mateix patró. Trello Butler és, essencialment, un programa per organitzar tasques repetitives. Les automatitzacions són generades senzillament, fent servir el llenguatge natural com en un joc de paraules de productivitat. Simplement desplaça’t a través de la finestra de generació d’ordres de Butler i tria el que t’agradaria que Butler fes i farà tot per a tu, sense haver d’escriure una sola línia de codi.
¿Es pot integrar amb altres eines?
Trello permet integrar diferents aplicacions, així que, per exemple, utilitzant Teams o Slack, hi ha la possibilitat de compartir taulers de Trello.
Puc activar notificacions per assabentar-me de com avança el projecte?
Sí, l’eina ens va avisant de quina és l’activitat del tauler si hem activat l’opció de rebre notificacions. És útil per saber com estan avançant les tasques. Amb les notificacions activades, tots els integrants d’un projecte reben missatges cada vegada que hi ha una novetat al tauler. Així, si les notificacions estan activades deixa de tenir sentit enviar mails constants sobre un projecte en concret, perquè Trello ja avisa de les novetats i centralitza tota la informació en una única plataforma.
Si estàs començant i vols continuar aprenent sobre Trello
Guia d’introducció a Trello
Ajuda de Trello
Visita guiada por Trello
Si ja utilitzes Trello i vols aprendre nous recursos i estratègies
Blog de Trello
Exemples de taulers per diferents equips, finalitats i projectes