Al llarg de l’últim any i mig, les entitats han hagut de modificar en gran mesura la seva forma de treballar, i moltes han optat per celebrar les assemblees per via telemàtica. Per continuar-ho fent més enllà del 2021, caldrà que així ho especifiquin als seus estatuts.
Des del 14 de març de 2020, arran de la pandèmia ocasionada per la Covid-19, les entitats han hagut d’adaptar la seva forma de manera de funcionar, sobretot en tot allò que té a veure amb el sistema de relacions, comunicacions i transferència d’informació entre els diferents grups d’interès de les organitzacions.
Fruit d’aquesta situació, la majoria d’entitats van optar per celebrar les seves reunions de l’òrgan de govern i d’assemblea mitjançant plataformes virtuals.
Aquesta pràctica, en moltes associacions, s’ha mantingut fins avui, amb l’objectiu de complir amb les mesures sanitàries establertes pel que fa als controls d’aforament i distància. Però a conseqüència del Decret 53/2020, de 22 de desembre de 2020, de modificació del Decret llei 10/2020, de 27 de març, pel qual s’estableixen noves mesures extraordinàries per fer front a l’impacte sanitari, econòmic i social de la COVID-19, per poder continuar utilitzant aquesta fórmula a partir de l’1 de gener de 2022 caldrà tenir-ho expressament regulat als estatuts de l’entitat. Així ja es va avisar fa un any, tal com s’explica en aquest article.
Per aquest motiu, les entitats que vulguin preservar aquesta possibilitat i utilitzar-la, caldrà que procedeixin a una modificació del text estatutari que contempli aquesta possibilitat. A continuació es desgranen les modificacions que haurien d’incloure els estatuts.
Celebració de reunions de l’òrgan de govern via telemàtica
En primer lloc, s’ha d’incorporar la possibilitat de celebrar les reunions de l’òrgan de govern per via telemàtica.
En el cas de les associacions i fundacions inscrites al Registre d’Associacions de Catalunya, les reunions es podran dur a terme mitjançant videoconferència o qualsevol altre mitjà telemàtic.
En el cas de les entitats estatals inscrites al Registro Nacional de Asociaciones, únicament es podrà fer a través de videoconferència o conferència telefònica múltiple.
En ambdós casos, es requereix que el sistema utilitzat permeti identificar les persones assistents, continuar amb la comunicació, intervenir en la deliberació i emetre el vot corresponent.
Quan es celebra una reunió de junta o patronat per mitjans telemàtics, s’entén que aquesta s’ha celebrat al lloc on s’ubica la persona que la presideix.
Aquesta modificació caldrà incorporar-la al capítol destinat a l’òrgan de govern dels estatuts de l’entitat.
Celebració de l’assemblea mitjançant plataformes virtuals
També és possible contemplar la possibilitat de fer les assemblees generals mitjançant vies telemàtiques.
És molt important dur a terme aquesta modificació, ja que moltes entitats han trobat en aquesta opció una fórmula molt més còmode per a celebrar les seves assemblees i que s’adapta molt millor a la realitat de l’entitat i, en cas que no ho incorporin explícitament als seus estatuts abans del 31 de desembre de 2021, més endavant no podran comptar amb aquesta opció.
En relació a les assemblees, la normativa les regula de la mateixa manera que per a les reunions de junta, amb els mateixos requisits que el punt anterior, pel que fa a la identificació de les persones sòcies, a la participació, deliberació i dret de vot.
L’assemblea s’entendrà celebrada al domicili social de l’entitat o on es trobi la persona que la presideix.
A vegades, les entitats disposen de persones associades, les quals compten amb diferents habilitats, coneixements i suports informàtics. En aquest cas, cal tenir en compte tota aquesta diversitat i garantir la participació efectiva de totes.
Per aquest motiu, algunes entitats estan celebrant assemblees de caràcter híbrid, on poden assistir persones tant de manera presencial com virtual. En alguns casos, es posa a disposició de les persones sòcies que no tenen recursos propis, els equips informàtics, les eines i el suport adient per poder participar a l’assemblea des del domicili social, i així es poden connectar amb la resta.
Regulació dels acords sense reunió
Una altra qüestió que és important regular als estatuts és la possibilitat de prendre acords sense reunió, tant pel que fa a les reunions de l’òrgan de govern com de les assemblees.
En aquest cas, pel que fa a les reunions de junta o patronat, la normativa contempla aquesta possibilitat de manera excepcional, a instància de la presidència de l’entitat o de dos terços dels membres de la junta directiva.
Pel que fa a l’assemblea general, es poden adoptar acords sense reunió de manera excepcional també si ho decideix un 20% de les persones associades.
En ambdós casos, es considerarà vàlida la emissió del vot per correspondència postal, comunicació telemàtica o qualsevol altre mitjà, sempre i quan quedi garantit el dret d’informació i vot, quedi constància de la recepció del mateix i se’n garanteixi l’autenticitat.
Es considerarà que l’acord s’ha adoptat al domicili social de l’entitat. Pel que fa a la data, s’agafarà la de la recepció del darrer vot emès.
Convocatòria de reunions i assemblees a través de mitjans telemàtics
També cal recordar, tot i que moltes entitats ja ho han modificat en el darrers anys, que s’ha d’actualitzar en els estatuts els mitjans de convocatòria de l’assemblea i adequar-ho a la realitat de l’associació.
Per tant, si la convocatòria es duu a terme mitjançant correu electrònic, s’ha de fer constar, ja que en molts estatuts antics encara consta la convocatòria mitjançant un escrit adreçat al domicili postal de cada persona sòcia, fórmula que actualment no es fa servir gaire sovint.
També es recomana que es deixin obertes altres possibles fórmules telemàtiques, ja que és possible que en un futur proper, se n’utilitzi alguna diferent del correu electrònic.
Finalment, una qüestió important a tenir en compte és que s’ha de convocar a la totalitat de les persones sòcies, per tant, en cas que a l’entitat hi hagi socis i sòcies que no tenen possibilitat de rebre la convocatòria mitjançant algun mitjà telemàtic, se’ls haurà d’informar pel medi que els pugui arribar de manera efectiva, ja sigui per correu postal o qualsevol altre.
Com tramitar la modificació
Així doncs, totes aquelles entitats que vulguin incorporar aquesta possibilitat en els seus estatuts, hauran de procedir a una modificació dels mateixos.
Per poder dur a terme qualsevol de les modificacions esmentades, caldrà fer una proposta i incorporar-la com a punt de l’ordre del dia perquè sigui aprovada en assemblea. La votació s’haurà de prendre per la majoria qualificada que disposi els estatuts de l’entitat, ja que al tractar-se d’una modificació d’estatuts, cal una majoria reforçada.
A continuació, s’haurà d’emetre un certificat per part de la secretaria de l’entitat amb el vistiplau de presidència, el qual s’haurà de presentar al Registre d’Entitats Jurídiques corresponent, bé sigui d’Associacions o de Fundacions, per a la seva inscripció.
T’ho fem nosaltres: més ràpid i fàcil
Si necessites ajuda, des de l’àrea jurídica ens encarregarem de modificar-te els estatuts. Només cal que ens contactis a través d’aquest formulari i adjuntis els estatuts en format Word. El servei costa 90 euros + IVA. Si es vol aprofitar per fer d’altres revisions o modificacions, l’assessora jurídica es posarà en contacte amb tu per fer-te un pressupost a mida.
Font: Xarxanet.