Més de 200 persones van participar al webinar gratuït ‘Aprèn sobre Google Forms’, aquest dilluns 27 d’abril. Aquí podeu veure el vídeo complet de la sessió, organitzada per Gestión Tercer Sector, la branca de Suport Tercer Sector fora de Catalunya.
Publiquem més abaix les respostes a les preguntes que van sorgir durant el webinar i que per falta de temps no vam poder contestar en directe. També anunciarem dates per altres webinars que ja estem preparant sobre altres eines digitals per a la comunicació i la gestió.
El tema de la protecció de dades com es gestiona? S'inclou al qüestionari?
L’habitual és incloure el text amb la clàusula de protecció de dades que hagi redactat la teva entitat al final del formulari. També s’ha d’incloure la possibilitat mitjançant la pregunta corresponent perquè la persona que ha llegit la clàusula marqui si accepta les condicions plantejades o no.
En un qüestionari d'autovaloració que puntua les respostes, s'hauran d'introduir prèviament les respostes correctes i la puntuació assignada a cadascuna, no?
Efectivament cal fer les dues coses.
Si volem enviar el formulari a través de l'opció "enviar correu directe", ho podem enviar a més d'una adreça? Hi ha possibilitat d'enviar còpia oculta (CCO)?
Es pot enviar a més d’una adreça separant-les per comes. No hi ha possibilitat d’incloure l’opció amb còpia oculta. Si cal enviar-lo a moltes persones i amb còpia oculta és preferible generar des del mateix apartat un enllaç al qüestionari, escurçant la URL amb l’opció corresponent, i copiant-la al nostre gestor de correu electrònic, configurant l’enviament amb totes les opcions que comentes o les que necessitem.
Com incrustar el formulari al cos del correu electrònic?
Al prémer al botó d’ENVIAR el formulari, has de seleccionar l’opció “Enviar a través de correu electrònic” (simbolitzat amb un sobre). Aquí omples els camps necessaris i finalment marques l’opció que hi ha al final en la qual posa “Incloure formulari al correu electrònic”. Al mateix apartat hi ha també la possibilitat de copiar un codi HTML de tipus iframe per incloure el formulari en un espai web com un blog, per exemple.
¿Ens pots enviar la política de protecció de dades d'aquest webinar?
Us adjunto el text que hem utilitzat perquè serveixi com a mostra i pugueu adaptar-lo a les vostres necessitats concretes.
Es pot insertar una imatge de fons al formulari?
Ara mateix no es pot. Les úniques opcions per modificar l’aspecte del formulari són canviar el color de fons i del tema triat i afegir una imatge que aparegui a la capçalera del formulari i que pot ser una imatge dels temes disponibles que ens ofereix Google o triar una que pugem nosaltres mateixos.Això sí, en les preguntes es poden incloure imatges que aportin informació al que es planteja o com a decoració.
Pots aprofundir en l'opció "importar preguntes"?
Aquesta opció ens dona la possibilitat de seleccionar un formulari que hem realitzat prèviament perquè ens mostri totes les preguntes que incorpora i puguem marcar aquelles que volem incorporar al nostre formulari, sense necessitat de tornar a redactar-les. Un cop importades, podem modificar-les i adaptar-les.
Es pot sol·licitar que enviïn imatges?
Sí, hi ha un tipus de pregunta que consisteix a demanar que es pugi un fitxer, per exemple, una imatge. Els arxius es pujaran a la unitat de Google Drive del propietari del formulari. Els enquestats hauran d’iniciar sessió al Google si s’afegeixen preguntes de pujada d’arxius a un formulari.
M'agradaria saber si es pot rebre un document individualitzat de cada qüestionari en què pugui signar l'enquestat.
Un cop respost el qüestionari, la persona que l’administra pot obtenir còpies impreses o en format PDF de les respostes individuals, des de l’opció Respostes> Individual. Des d’aquesta opció es podran generar tants documents individualitzats com respostes hi hagi hagut.
No he entès què ha de posar al punt d'enviar per mail.
Per enviar el formulari per correu electrònic cal omplir els següents camps, adaptant els missatges predeterminats pels que vulguem de forma personalitzada.
La durada i dia/hora són visibles o el veu exclusivament l'organització?
Si et refereixes al registre que es genera de cada resposta i que podem exportar a un full de càlcul per tenir totes les respostes en una taula, és una informació que només poden veure les persones que han creat el formulari, que són els que tenen accés a aquesta taula.
Com limitem el temps de resposta de forma automàtica?
Google Forms no disposa de cap opció per limitar el temps de resposta a l’hora de completar el formulari com si d’un examen es tractés.Si et refereixes a el temps en què el formulari està disponible perquè la gent pugui accedir-hi i respondre-ho, tampoc es pot programar, encara que sí desactivar l’admissió de respostes de forma manual, des de la secció Respostes.
A l’inserir fotos moltes vegades no hi ha manera que es quedin amb la mesura desitjada. Podries explicar-ho?
L’ideal a l’hora d’inserir fotos en eines com aquesta és modificar la foto que volem utilitzar, de forma prèvia, amb un editor d’imatges, retallant-la i donant-li les mesures i proporcions que s’ajustin millor a l’espai de destinació.En el cas concret, per exemple, de la capçalera del formulari es recomana utilitzar una foto amb unes dimensions mínimes de 800×200 píxels.
Si posem una imatge més gran haurem d’ajustar la part que pot quedar visible. Per això és preferible, si tenim una foto més gran, retallar-la prèviament amb les proporcions adequades perquè s’ajusti a el marc de la capçalera.
Si el que fem és afegir una foto a una de les preguntes, aquesta s’adaptarà automàticament a l’espai del bloc de preguntes, i és possible canviar la seva posició d’alineació horitzontal i la mida de la imatge arrossegant des d’una de les cantonades de la foto el punter del ratolí.
Un cop tenim les respostes, de vegades el format amb què les presenta gràficament no és del tot útil. Hi ha algun programari per convertir les respostes de forma gràfica amb algun disseny que es pugui adaptar més als nostres interessos?
Al disposar d’una taula amb el registre de totes les respostes sempre pots generar nous gràfics amb el format que t’interessi des de qualsevol programa de full de càlcul com l’Excel. També pots fer servir aquestes dades tabulades amb programes d’anàlisi estadística com SPSS, per exemple. És molt important, tal com vam explicar a l’inici del webinar, que abans de redactar les preguntes i el format de resposta, pensem quina informació voldrem obtenir perquè depenent de com codifiquem les respostes, les possibilitats d’anàlisi i de creació de gràfics seran diferents. Les tècniques per a respostes de tipus quantitativa i qualitativa són diferents.
Si el que fem és afegir una foto a una de les preguntes, aquesta s’adaptarà automàticament a l’espai del bloc de preguntes, i és possible canviar la seva posició d’alineació horitzontal i la mida de la imatge arrossegant des d’una de les cantonades de la foto el punter del ratolí.
Es poden exportar fàcilment els resultats de les respostes obtingudes del formulari per visualitzar-les com gràfics?
Google Forms genera automàticament gràfics amb les dades de les respostes obtingudes que permeten fer-ho. No generarà gràfics, per exemple, amb preguntes de text, però sí amb dades d’edat o sexe per citar un parell d’exemples.A més dels gràfics que es generen automàticament, podem disposar de totes les respostes en un full de càlcul per crear els gràfics que vulguem, sempre que el format de les dades ho permeti.
Es poden canviar les dimensions de la font?
No. El que permet canviar l’editor és el tipus de lletra, triant entre unes poques opcions disponibles. No obstant això, com el formulari es visualitza en un navegador, sempre podem fer servir l’opció de zoom per augmentar o reduir el text que apareix i facilitar-ne la lectura.
Per enviar per mail cal introduir totes les adreces?
Si és des del propi formulari, caldrà introduir totes les adreces de les persones destinatàries separades per comes. Aquesta no és la forma més còmoda, sobretot si hi ha moltes direccions. Revisa la pregunta número 3 on indiquem altres opcions.
Es poden posar en una mateixa pregunta diversos tipus de resposta? Per exemple: ¿primer diverses opcions i tot seguit una pregunta que sigui de tipus resposta curta?
No és possible. A cada pregunta li correspon únicament un format de resposta. No es poden combinar en una mateixa pregunta diferents tipus de resposta. No sé molt bé què necessites, però potser hauries de muntar preguntes que en funció del que es respongui es redirigeixi a una altra pregunta amb una altra opció de resposta. Per exemple: 1. Has anat de vacances? SÍ / NO (i si respon que sí, se li dirigeix a la pregunta 2.2. Escriu el destí de les teves últimes vacances.Recorda que per fer això, necessites definir diferents seccions al teu formulari.
Es pot enviar per WhatsApp?
Sí, només has de generar la URL d’enllaç del formulari des del botó Enviar i copiar i enganxar-lo al missatge de Whatsapp dirigit a una persona, una llista de distribució o un grup.
Es pot canviar el nom de la URL per alguna cosa més atractiva a l’hora d’enviar la invitació?
Google Forms permet escurçar la direcció que es genera. Si inclous aquesta adreça en un correu electrònic, per exemple, l’únic que has de fer és posar al cos del correu electrònic el text que vulguis que apunti al formulari o una imatge i vincular-los amb l’opció hipervincle a l’URL del formulari, de manera que aquesta no serà visible per al destinatari i simplement fent clic al text o la imatge, l’obrirà.
Es pot posar negreta a la lletra?
No es pot aplicar format a el text del formulari. L’únic que sí es pot canviar és el tipus de lletra. Els estils venen predeterminats.
Puc incrustar formularis a les xarxes socials?
Si et refereixes a agafar el codi HTML iframe que et facilita Google Forms, no es pot fer amb xarxes socials, però sí en espais web com blogs. En publicacions de xarxes socials el que pots incloure és l’URL del formulari. Una altra possibilitat és que utilitzis les eines de creació d’enquestes que permeten xarxes socials com Facebook o Twitter.
Si es diu que no a la protecció de dades, la persona ha de continuar?
Si una persona titular de les dades no accepta la política de privacitat de l’entitat on ha de deixar les dades perquè no la considera oportuna, perquè no hi està d’acord, etc., no hauria de poder continuar, ja que la llei estableix que quan demanem el consentiment del tractament de les dades pròpies per part d’un tercer, aquest s’ha d’articular mitjançant una acció proactiva, ha de tractar-se d’un consentiment explícit. Per aquest motiu, principalment, es posa una casella que no estigui premarcada, perquè sigui el propi titular de les dades que l’hagi de marcar, a fi de poder disposar d’una acció proactiva a l’hora de recavar el consentiment, una vegada s’ha donat la informació pertinent i considerant que s’ha entès i que s’hi està d’acord.