Automatitzar els pagaments recurrents és una de les maneres més eficients de reduir temps de gestió i minimitzar errors administratius. Per a moltes entitats del tercer sector, la norma 34 és una eina clau per simplificar el pagament de nòmines i altres transferències massives. En cas de dubtes pots contactar amb el nostre servei econòmic.
La gestió econòmica pot esdevenir complexa quan cal ordenar pagaments periòdics a treballadors i treballadores o a proveïdors. Per donar resposta a aquesta necessitat, l’Associació Espanyola de Banca (AEB) estableix diversos estàndards —coneguts com a quaderns bancaris— que defineixen el format dels fitxers que les entitats financeres poden processar automàticament.
Entre aquests estàndards trobem la norma 34, orientada a l’emissió de transferències, i la norma 43, destinada a la recepció d’extractes bancaris.
Què és la norma 34?
La norma 34 és un estàndard bancari que determina l’estructura que ha de tenir un fitxer informàtic per tramitar ordres de pagament massives a través d’una entitat financera.
Aquest fitxer, que genera la pròpia entitat mitjançant el seu programa de comptabilitat o de nòmines, permet agrupar múltiples transferències en un únic document. Un cop enviat al banc, aquest el processa automàticament.
D’aquesta manera s’evita haver d’introduir manualment cada pagament a la banca electrònica, una tasca especialment feixuga en entitats amb un volum elevat de persones treballadores o de proveïdors.
Per a què pot utilitzar-se?
La norma 34 permet ordenar transferències de manera massiva. El seu ús més habitual és el pagament de nòmines, però també es pot aplicar a:
-
Pagament de pensions.
-
Transferències ordinàries a proveïdors/es.
-
Operacions amb xecs.
En el fitxer cal indicar el tipus de pagament que es tramita (nòmines, pensions, proveïdors o altres). En el cas de nòmines o pensions, no es poden ordenar imports superiors a 15.000 euros per operació.
En definitiva, l’entitat ha de generar l’arxiu seguint l’estructura establerta i remetre’l a l’entitat financera perquè executi les transferències corresponents.
Per a què pot utilitzar-se?
La norma 34 permet ordenar transferències de manera massiva. El seu ús més habitual és el pagament de nòmines, però també es pot aplicar a:
-
Pagament de pensions
-
Transferències ordinàries a proveïdors/es
-
Operacions amb xecs
En el fitxer cal indicar el tipus de pagament que es tramita (nòmines, pensions, proveïdors o altres). En el cas de nòmines o pensions, no es poden ordenar imports superiors a 15.000 euros per operació.
En definitiva, l’entitat ha de generar l’arxiu seguint l’estructura establerta i remetre’l a l’entitat financera perquè executi les transferències corresponents.
Aspectes pràctics a tenir en compte
Tot i que la norma 34 continua plenament vigent, abans d’implantar aquest sistema cal considerar alguns elements:
Format del compte bancari
Actualment la majoria d’operacions es fan amb IBAN. Alguns programes encara utilitzen el CCC de 20 dígits, però sovint el converteixen automàticament.
Límits d’import
Els imports màxims per operació no són universals. Depenen de cada entitat financera i del tipus de transferència.
Condicions de la remesa
Alguns bancs estableixen límits en el nombre d’operacions per fitxer o requereixen validacions prèvies.
Per això és recomanable confirmar amb l’entitat financera quins requisits específics s’apliquen.
Quina infromació ha d’incloure el fitxer?
Per generar correctament un fitxer segons la norma 34, cal disposar de dades bàsiques i obligatòries:
-
Compte de càrrega de l’entitat ordenant
-
Compte d’abonament de cada beneficiari/a (habitualment en IBAN)
-
NIF de les persones o empreses beneficiàries
-
Data d’emissió de les ordres
-
Import de cada transferència
-
Concepte del pagament
És imprescindible que la informació sigui correcta i estigui actualitzada, ja que qualsevol error pot comportar el rebuig del fitxer per part de l’entitat financera.
Com s’estructura el fitxer?
El fitxer de la norma 34 segueix una estructura concreta que facilita la validació automàtica per part del banc. Generalment s’organitza en tres blocs:
- Registre de capçalera: dades generals de l’entitat ordenant i de la remesa.
- Registres de beneficiaris/es: detall individualitzat de cada pagament.
- Registre de totals: resum global amb el nombre total d’operacions i l’import acumulat.
Aquesta estructura permet detectar possibles incoherències abans de l’execució dels pagaments i aporta més seguretat al procés.
La norma 34 continua sent una solució eficient per a les entitats del tercer sector que volen reduir el temps dedicat a tasques administratives repetitives. Tot i que molts programes de nòmines o serveis de gestoria ja integren aquest sistema, conèixer-ne el funcionament permet prendre decisions més informades i millorar la coordinació amb l’entitat financera. Incorporar aquest tipus d’eines pot contribuir a una gestió econòmica més àgil i planificada.
Font: Xarxanet