Com gestionar les despeses i els cobraments d’una excursió?

Qui organitza l’excursió?

El primer que ha de determinar l’entitat és quin paper assumeix en l’activitat. La gestió serà diferent si organitza directament l’excursió o si només fa d’intermediària entre les persones participants i una empresa externa.

Quan és la mateixa entitat qui prepara la sortida, n’estableix el preu i cobra les quotes de participació, els imports rebuts tenen la consideració de venda de serveis. A partir d’aquí, cal determinar quin tractament fiscal correspon a l’activitat.

Amb caràcter general, si es tracta d’una activitat recreativa, la quota està subjecta a l’Impost sobre el Valor Afegit (IVA) que correspongui.

La situació pot ser diferent quan l’excursió té una finalitat cultural. En aquest cas, es pot aplicar l’exempció prevista per a aquest tipus d’activitats si es compleixen els requisits establerts, entre els quals hi ha que l’activitat no s’adreci exclusivament a les persones sòcies i als seus familiars i que es compleixin la resta de requisits relatius al caràcter social de l’IVA.

Per tant, abans de fixar el preu i començar a cobrar les inscripcions és important analitzar la naturalesa de l’activitat i establir quin tractament fiscal li correspon.

Què passa si l’entitat només fa d’intermediària?

Una altra possibilitat és que l’excursió sigui prestada per una empresa externa. Aquesta opció pot ser especialment útil quan es contracten els serveis d’una agència de viatges.

En aquest model, l’entitat pot recollir els diners de les persones participants per transferir-los posteriorment a l’empresa que presta el servei. Els imports recaptats no es comptabilitzen com a ingressos propis de l’entitat, sinó com a dipòsits.

És l’agència o l’empresa responsable de l’activitat qui presta el servei i emet les factures corresponents. D’aquesta manera, l’entitat no assumeix determinades obligacions vinculades a la facturació del servei.

Per aplicar correctament aquest sistema, cal acordar prèviament la facturació amb l’empresa i explicar clarament a les persones participants qui presta el servei i qui emetrà la documentació corresponent.

Com s’han de justificar les despeses?

Transport, restauració, entrades, monitoratge o serveis de guiatge són algunes de les despeses habituals d’una excursió. Totes han d’estar correctament documentades, independentment del tractament fiscal aplicable a cadascun dels serveis.

L’entitat ha de disposar de les factures corresponents per acreditar els costos de l’activitat i registrar-los adequadament en la comptabilitat.

Conservar aquesta documentació també facilita el seguiment econòmic de l’excursió i permet justificar posteriorment com s’han utilitzat els recursos.

I si hi participa una persona voluntària?

El voluntariat pot assumir tasques d’acompanyament o coordinació durant una excursió, però no pot rebre una remuneració per aquesta tasca.

Sí que és possible rescabalar les despeses que la persona voluntària hagi assumit durant l’exercici de la seva activitat, sempre que aquestes despeses estiguin degudament justificades.

Per tant, també en aquests casos és important conservar els justificants corresponents i registrar adequadament els imports.

Planificar abans d’obrir les inscripcions

Una gestió econòmica correcta comença abans de fer la sortida. Definir si l’entitat organitza l’activitat o hi fa d’intermediària, determinar el tractament fiscal de les quotes i establir com es documentaran les despeses permet evitar problemes de gestió quan l’activitat ja està en marxa.

A més, disposar de les factures i els justificants necessaris contribueix a mantenir una comptabilitat ordenada i transparent i a acreditar adequadament els ingressos i les despeses vinculats a l’excursió.