El certificat digital és imprescindible perquè les entitats del tercer sector puguin identificar-se davant de l’Agència Tributària i complir les seves obligacions fiscals en línia. En cas de dubtes pots contactar amb el nostre servei econòmic.
Les entitats del tercer sector tenen l’obligació de relacionar-se amb l’Agència Tributària (AEAT) per via electrònica. El certificat digital, en la modalitat de representant de persona jurídica, és l’eina que ho fa possible: garanteix la identificació segura, té la mateixa validesa que una signatura manuscrita i permet accedir a tràmits i notificacions essencials per al dia a dia de les organitzacions. Conèixer què és, com s’utilitza i quins riscos i bones pràctiques implica és fonamental per assegurar una gestió fiscal correcta i evitar sancions o indefensió jurídica.
Què és un certificat digital d’Hisenda i per què és necessari
Un certificat digital és un fitxer electrònic emès per una autoritat de certificació que acredita la identitat d’una persona física o jurídica en les seves relacions telemàtiques amb les administracions públiques. Té la mateixa validesa que una signatura manuscrita i assegura la confidencialitat, autenticitat i integritat de les comunicacions.
Per a una entitat sense ànim de lucre, aquest instrument és imprescindible, ja que li permet accedir a la Seu electrònica de l’AEAT per presentar models fiscals (com, per exemple, el 111, 115 o 200), consultar notificacions, sol·licitar certificats d’estar al corrent d’obligacions tributàries o actualitzar dades censals. Sense certificat, l’entitat no pot complir amb els requisits legals ni defensar-se davant procediments sancionadors.
El certificat digital també contribueix a l’eficiència: evita desplaçaments, redueix l’ús de paper i accelera processos administratius. Però, sobretot, és una garantia de seguretat jurídica, ja que permet accedir a notificacions electròniques que, un cop transcorreguts deu dies naturals sense llegir-les, es consideren legalment practicades.
Marc normatiu i obligacions per a les entitats del tercer sector
L’ús del certificat digital per part de les entitats no és opcional. La Llei 39/2015, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, obliga totes les persones jurídiques a relacionar-se electrònicament amb les administracions. Això inclou associacions, fundacions i altres entitats sense ànim de lucre.
A més, la normativa tributària concreta que les notificacions fiscals es practiquen exclusivament de manera electrònica. Això vol dir que, si una entitat no accedeix a la seva bústia electrònica, la notificació es considerarà rebuda igualment i pot tenir efectes legals i econòmics greus. Per exemple, el termini per presentar al·legacions o recórrer una sanció pot caducar sense que l’entitat se n’hagi assabentat.
Aquest marc legal reforça la necessitat de disposar d’un certificat digital vàlid i actiu en tot moment. Les entitats han d’assegurar-se que la representació legal està correctament acreditada, que el certificat no ha caducat i que hi ha protocols interns per revisar regularment la bústia electrònica de l’AEAT. D’aquesta manera, es garanteix el dret a la defensa i es dona compliment a les obligacions formals establertes per la normativa vigent.
Tipus de certificats i alternatives disponibles
Les entitats del tercer sector, en les seves relacions amb l’AEAT, han d’utilitzar el certificat de representant d’entitat, que acredita una persona per actuar legalment en nom de l’organització. No obstant això, és important conèixer altres certificats existents que podrien servir per a altres tipus de tràmits amb altres administracions: el de persona física (per a tràmits individuals, com els d’assessors, sempre que aquests tinguin la condició de col·laboradors socials).
Existeixen també alternatives com el DNI electrònic o el sistema Cl@ve PIN, que permeten a persones físiques identificar-se telemàticament. Tot i així, aquestes opcions són insuficients per a les entitats, ja que l’Agència Tributària exigeix expressament el certificat de representant per a qualsevol tràmit fiscal que pugui tenir una entitat no lucrativa.
Per tant, mentre que els sistemes alternatius poden ser útils en casos puntuals en altres organismes públics o per a gestions individuals, les associacions i fundacions necessiten sí o sí un certificat propi i vigent per poder operar amb normalitat. Triar el tipus de certificat adequat és fonamental per garantir que l’entitat compleix les seves obligacions legals amb plenes garanties.
Com obtenir, renovar i revocar el certificat digital
El procés d’obtenció del certificat digital més habitual consta de tres passos:
- Primer, cal fer la sol·licitud en línia a la Seu electrònica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), on s’assigna un codi vinculat a l’entitat.
- Segon, la persona representant legal ha de comparèixer presencialment en una oficina de registre autoritzada (AEAT, Seguretat Social o altres) amb la documentació acreditativa: identificació personal (DNI, NIE…), NIF de l’entitat, certificat d’inscripció al Registre i acreditació de la representació.
- Finalment, un cop validada la identitat, es pot descarregar i instal·lar el certificat al navegador.
Els certificats de la FNMT tenen una vigència de dos anys i es pot fer la gestió de renovació, que és idèntica a la de l’obtenció, com a màxim un mes abans de la data de caducitat. També es poden revocar en qualsevol moment, especialment quan hi ha canvis en la junta directiva, pèrdua del certificat o sospites d’ús indegut.
En altres entitats certificadores, la vigència del certificat pot tenir una durada més gran, fins i tot de cinc anys, sempre que el càrrec de la persona representant, al seu torn, tingui prou vigència.
Planificar amb temps la vigència del certificat i tenir protocols per a la seva revocació quan calgui, garanteix la continuïtat de les gestions fiscals i evita riscos legals. És recomanable establir un sistema d’alertes internes que recordi amb antelació la data de caducitat.
Problemes freqüents i exemples pràctics d’ús
Les entitats sovint es troben amb incidències tècniques o de gestió. Per exemple, la caducitat del certificat és un dels errors més habituals i pot comportar la impossibilitat de presentar a temps una declaració o de descarregar una notificació. També és freqüent la pèrdua del fitxer o l’oblit de la contrasenya, que obliga a revocar el certificat i emetre’n un de nou.
En casos de canvi de representants legals, caldrà tramitar immediatament la revocació de l’antic certificat i sol·licitar-ne un de nou, per evitar que una persona sense competències pugui actuar en nom de l’entitat.
Bones pràctiques per a una gestió segura i eficaç
Per garantir una gestió òptima, les entitats haurien d’aplicar una sèrie de bones pràctiques. En primer lloc, designar una persona responsable del certificat, que en controli la custòdia i l’ús. Aquest ús no s’ha de compartir entre diferents persones per evitar riscos de seguretat i problemes de responsabilitat.
És recomanable guardar còpies de seguretat xifrades del certificat en dispositius externs protegits amb contrasenya, així com portar un registre intern dels tràmits realitzats. També és important establir protocols interns per revisar periòdicament la bústia electrònica de l’AEAT i controlar les dates de caducitat. És molt recomanable comunicar una adreça de correu electrònic per rebre un avís de cortesia quan hi hagi una notificació nova per recollir.
La formació de la persona responsable és clau: cal que conegui tant els aspectes tècnics de la instal·lació i renovació com els legals derivats de l’ús del certificat. Aquestes mesures no només garanteixen el compliment normatiu, sinó que també reforcen la seguretat jurídica i la transparència de l’entitat en la seva gestió amb l’Administració pública.