Degut a la crisi sanitària provocada pel covid-19, pràcticament tota la feina que es fa actualment des de les entitats del Tercer Sector es realitza a través del teletreball. Gràcies als diferents programes i aplicacions disponibles per a web i dispositius mòbils els i les treballadores poden estar connectats en tot moment, sincronitzant les eines digitals amb què treballen i coordinar i gestionar les tasques de l’equip o el departament de la forma més eficient possible.
Treball col·laboratiu per editar documents
Google Drive
Google Drive és un servei d’allotjament d’arxius que va ser introduït per Google el 24 d’abril de 2012. Cada usuari compta amb 15 gigabytes d’espai gratuït per emmagatzemar els seus arxius, ampliables mitjançant diferents plans de pagament. Amb Drive Enterprise, l’aplicació permet a les entitats pagar només per l’espai d’emmagatzematge que utilitzen, incloent documents, fulls de càlcul i presentacions de Google. A més, està integrada amb Microsoft Office.
L’eina és accessible a través del lloc web des de computadores i disposa d’aplicacions per Android i iOS que permeten editar documents i fulls de càlcul. Anteriorment, l’aplicació s’anomenava Google Docs i un cop fet el canvi de nom, va oferir als i les usuàries diferents millores en la prestació dels seus serveis.
El principal canvi va ser l’ampliació de l’emmagatzematge gratuït d’1 GB a 5 i posteriorment a 15 GB. Actualment, també disposa de la capacitat de sincronitzar arxius amb el PC, una visualització millorada de documents de Google fora de línia i canvis en la barra lateral de navegació.
Office 365
Dins del paquet de productes que ofereix Microsoft, Office 365 és una línia de serveis de subscripció que permet utilitzar la suite del programari de Microsoft Office durant la subscripció de l’usuari al servei.
També permet utilitzar el programari basat en el núvol com a productes de servei per a entorns laborals per tal de cobrir les necessitats organitzatives dels diferents departaments o equips d’una entitat, com Exchange Server, Yammer, Skype for Business Server i SharePoint.
El servei d’Office 365 consta de diverses presentacions. Tots els seus components es poden gestionar i configurar mitjançant un portal en línia i els i les usuàries es poden afegir manualment, importar-los des d’un fitxer CSV o configurant Office 365 per iniciar la sessió única amb un directori actiu local mitjançant els serveis de la federació d’Active Directory.
Un dels serveis més utilitzats de l’eina és el servei de correu electrònic Outlook, que també permet gestionar tasques, l’aplicació del calendari i el gestor de contactes inclosos amb la subscripció d’Office 365. Altres dels serveis més utilitzats són el Word, l’Excel, el Power Point, el Share Point i el Microsoft Teams.
Gestió i organització del temps
Trello
Trello és un programari d’administració de projectes amb interfície web que actualment es troba disponible per a iOS i Android i que serveix per organitzar projectes. L’eina permet al personal treballar de forma col·laborativa, organitzant-se i prioritzant els seus projectes a través de les seves targetes, llistes i taulers.
L’aplicació també permet l’automatització integrada de fluxos de treball amb Butler, mitjançant desencadenadors basats en regles, botons personalitzats, comandaments de calendaris i comandaments de dates de venciment.
Gràcies a la seva funcionalitat, el programa ofereix una flexibilitat que ajuda a aprofitar al màxim les qualitats dels i les treballadores a la vegada que s’ajusta de manera personalitzada a les seves necessitats.
Microsoft to Do
Microsoft To Do és una aplicació de gestió de tasques basada en el núvol. Permet als i les usuàries gestionar les seves tasques des d’un telèfon intel·ligent, una tauleta o un ordinador, planificant de forma intel·ligent i diària la feina de l’equip.
L’aplicació permet completar tasques importants amb suggeriments personalitzats per treballar de forma eficient i actualitzar la llista de feines pendents. També dona la possibilitat de capturar i recuperar ràpidament les teves llistes i tasques a tots els dispositius per poder organitzar-te millor i poder treballar des d’on vulguis.
Microsoft to Do facilita l’administració de les tasques desglossant-les en passos simples, agregant dates de venciment i definint avisos per portar un seguiment d’aquestes. A més, dona la possibilitat d’un ús compartit simplificat, amb llistes que et permeten estar en contacte amb el teu departament o equip de treball, independentment de la tasca que es vulgui realitzar.
Asana
Asana és una aplicació web i mòbil dissenyada per ajudar els equips a organitzar, rastrejar i gestionar la seva feina. Un dels seus principals objectius és simplificar la gestió del treball basat en l’equip.
L’eina ajuda al personal treballador a planificar millor els projectes, realitzar el seguiment del més important i que tot l’equip tingui la mateixa informació, per tal de produir el treball de la forma més ràpida i eficient possible.
Asana permet connectar-se a altres aplicacions com Slack, Outlook, Gmail o Dropbox per tal de sincronitzar la feina i agilitzar els processos de treball entre aplicacions.
Entre les seves funcions es pot crear un cronograma per calendaritzar la feina, fer portafolis per supervisar el progrés i l’estat de les iniciatives clau o elaborar formularis per enviar i gestionar les sol·licituds de treball en un únic espai.
Creació de formularis
Google Forms
Google Forms és una aplicació d’administració d’enquestes que s’inclou a la suite de Google Drive, juntament amb Google Docs, Google Sheets i Google Slides. Els formularis presenten totes les funcions de col·laboració i compartició que es troben a Docs, fulls i presentacions.
L’eina recopila i organitza tot tipus d’informació amb formularis de Google a través d’enquestes i formularis fàcils de crear, però amb un aspecte formal i professional, per poder adaptar el seu format i disseny a les necessitats del contingut. A més, permet elaborar les preguntes de moltes formes, des d’una llista desplegable fins una escala numèrica, afegint imatges o vídeos de You Tube.
Un cop enviats els formularis, l’aplicació analitza les respostes mitjançant resums automàtics, veient aquestes en temps real des de qualsevol lloc i es pot accedir a les dades sense processar-les i analitzar-les amb fulls de càlcul Google o amb un altre software.
Typeform
Typeforms és una altra aplicació d’administració i construcció d’enquestes. El seu programari principal crea formes dinàmiques en funció de les necessitats dels i les usuàries amb dissenys personalitzats i l’ús d’icones perquè es pugui entendre amb fluïdesa utilitzant un llenguatge universal.
A través d’Unsplash i Pexels, l’aplicació dona accés a milions d’imatges i vídeos per tal de poder utilitzar-los a les enquestes, a més d’estar connectada a altres eines com Slack, HubSpot i Google Sheets, per facilitar la feina entre aplicacions.
Typeforms consta de diversos tipus de plantilles, com exemples de sondeigs, qüestionaris, esdeveniments, formularis o treball a distància, per adaptar-se a les necessitats dels usuaris. A més, l’aplicació anticipa els tipus de preguntes mentre s’anoten amb tot tipus d’opcions de disseny i funcions avançades.