El pla de comunicació és una eina essencial per a qualsevol organització que busqui establir una estratègia efectiva per a la seva comunicació interna i externa. Amb el pla es defineixen els objectius comunicatius de l’entitat, s’estableixen els públics objectiu, s’identifiquen els canals de comunicació més adequats i es desenvolupen les estratègies i accions concretes per aconseguir els objectius plantejats.
A més, és recomanable disposar d’un pla de comunicació interna per poder establir una línia de comunicació clara entre els diferents departaments. Això contribueix a alinear els missatges i les accions de totes les persones membres de l’organització, millorant la coordinació i augmentant l’eficàcia.
Així mateix, també es pot tenir un pla de comunicació de crisi per poder dissenyar estratègies i protocols de comunicació en cas de situacions adverses.
Si vols tenir més informaicó sobre aquest tem pots consultar la guia ‘Com fer un bon pla de comunicació corporativa’.
Quina estructura ha de tenir?
Un pla de comunicació eficaç ha de tenir una estructura clara i detallada per garantir que tots els aspectes rellevants de la comunicació de l’organització estiguin coberts. A continuació, es detallen les seccions principals que haurien de tenir:
- Resum executiu: inicia el pla amb una visió general de les necessitats de comunicació de l’organització i un resum concís del contingut del pla.
- Anàlisi de la situació: analitza els factors interns i externs que poden influir en la comunicació de l’organització, incloent-hi públics objectiu, competència i context polític, social i econòmic, entre altres.
- Objectius de comunicació: detalla els objectius específics que l’organització vol aconseguir mitjançant la comunicació. Aquests objectius han de ser concrets, mesurables, assolibles, rellevants i definits en el temps (SMART).
- Estratègies i tàctiques de comunicació: descriu i aprofundeix en les estratègies i les accions concretes que s’implementaran per aconseguir els objectius de comunicació establerts. Això inclou la selecció de canals de comunicació, missatges clau, continguts, activitats promocionals, etc.
- Pressupost i recursos: detalla els recursos humans, materials i financers necessaris per implementar el pla de comunicació de manera efectiva.
- Calendari de comunicació: crea un calendari detallat que indiqui quan es portaran a terme les diferents activitats de comunicació planificades
- Avaluació i seguiment: és fonamental que defineixis els indicadors de rendiment i les mètriques que s’utilitzaran per avaluar l’eficàcia de les accions de comunicació i estableixis els mecanismes de seguiment per ajustar el pla segons necessitats.
- Responsabilitats i coordinació: determina les funcions i responsabilitats de les diferents persones o equips implicats en l’execució del pla i assegura una coordinació eficient.
- Pla de contingència: estableix diferents possibles situacions de crisi o imprevistos i dissenya protocols i procediments per gestionar-les de manera efectiva, protegint la reputació de l’organització.
Eines organitzatives que et poden ajudar
Per elaborar un pla de comunicació efectiu, hi ha diverses eines que poden ser útils en diferents etapes del procés. Algunes d’aquestes eines són:
- Anàlisi DAFO (Debilitats, Amenaces, Fortaleses, Oportunitats): permet identificar els punts forts i febles de l’organització, així com les oportunitats i amenaces del seu entorn, oferint una visió global de la situació i ajudant a definir estratègies de comunicació i organitzatives.
- Mapes de públics: són representacions visuals dels diferents públics amb els quals l’entitat es vol comunicar. Aquests mapes ajuden a comprendre millor les necessitats, interessos i comportaments de cada públic i a adaptar els missatges i les accions de comunicació a les seves característiques.
- Matriu de missatges: permet definir i organitzar els missatges clau que es volen transmetre en la comunicació, identificant els missatges principals per a cada públic i els canals més adequats per difondre’ls.
- Calendari editorial: ajuda a planificar i organitzar el contingut de les diferents accions al llarg del temps, establint què, quan i com es publicarà en els diferents canals de comunicació.
- Pressupost de comunicació: permet calcular els costos associats a la implementació del pla de comunicació, incloent-hi despeses com la publicitat, producció de materials, honoraris de les persones professionals, entre d’altres.
- Sistemes de seguiment i avaluació: eines que permeten compilar dades i indicadors per avaluar l’impacte i l’eficàcia de les accions de comunicació, com ara enquestes, seguiment de mitjans de comunicació, analítica web, entre d’altres.
- Software de gestió de projectes: utilitzar eines com Trello o Microsoft Project pot facilitar la planificació, execució i seguiment de les diverses tasques i activitats del pla de comunicació, permetent una gestió més eficient del temps i dels recursos.
- Comunicació de l’equip: l’ús d’eines de comunicació interna com Slack, Microsoft Teams o intranets corporatives poden millorar la coordinació i la col·laboració entre les persones membres de l’equip i facilitar la difusió d’informació rellevant per a la implementació del pla de comunicació.
Eines digitals per tenir una comunicació efectiva
Les eines digitals poden ser molt útils per facilitar i millorar la comunicació en diverses àrees i nivells d’una organització. Aquí tens algunes eines que poden ajudar a fer la comunicació més efectiva:
- Software de gestió de relacions amb clients (CRM): Salesforce, HubSpot o Zoho CRM faciliten la gestió de les relacions amb els clients i els públics de l’entitat, permetent una comunicació més personalitzada i eficient.
- Plataformes de correu electrònic: Mailchimp, Email Octopus o HubSpot són eines que ofereixen la creació i l’enviament de campanyes de correu electrònic, així com fer segmentació de públics i analitzar els resultats.
- Gestió de xarxes socials: Metricool o Hotsuite et poden ajudar a planificar i compartir els continguts en les diferents xarxes socials.
- Software de creació de contingut visual: Canva o Adobe Spark faciliten la creació de contingut visual atractiu i impactant per a les campanyes de comunicació, com ara infografies, gràfics i publicacions en xarxes socials.
- Plataformes de gestió de continguts (CMS): WordPress o Joomla permeten crear i gestionar el contingut dels llocs web corporatius de manera fàcil i intuïtiva, millorant la visibilitat i l’accessibilitat de la informació.
- Eines d’anàlisi i seguiment de dades: Google Analytics, Hootsuite o Metricool ofereixen eines per a l’anàlisi i el seguiment del rendiment de les campanyes de comunicació en línia, proporcionant informació valuosa per a la presa de decisions.